Frau steht vor Tafel mit Gedankenblase: Verein gleich kein Geld.

Einen Sponsor finden

Sponsoren als echte Partner des Vereins

Jeder Verein hat mit den Finanzen zu kämpfen. Gerade kleine und mittlere Vereine finden immer seltener Spender. Politiker schmücken sich zwar gern mit „Ehrenamtlern“ – aber wegen leerer Kassen werden sie schwerhörig, wenn‘s ums Geld geht. So werden Sponsoren immer wichtiger. Doch die findest du nur, wenn du auch ein vernünftiges Angebot für sie hast. Hier erfährst du, wie man Sponsoren findet, sie überzeugst und an den Verein bindest.

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Grundwissen rund um die Sponsorenschaft

Was ein Sponsor ist, was er erwartet und wo du ihn findest

Häufig wird der Sponsor mit dem Spender verwechselt. Der Unterschied ist eigentlich einfach: Der Spender schenkt dem Verein etwas und erhält dafür eine Zuwendungsbescheinigung. Der Sponsor bezahlt eine Leistung (meist werblicher Natur), die er steuerlich z. B. als Betriebsausgabe absetzen kann. Der Sponsor erhält nie eine Zuwendungsbescheinigung. Um einen Sponsor zu gewinnen, musst du ihm ein Angebot machen. Erst danach geht es auf die Suche nach Sponsoren. Dann musst du den Sponsor „nur noch“ überzeugen und das Geld klingelt in der Vereinskasse.

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Was ist ein Sponsor?

Um dem Sponsor ein Angebot machen zu können, musst du dir erst einmal darüber im Klaren werden, was ein Sponsor eigentlich ist. In den meisten Fällen wird es sich um Geschäftsleute handeln, die werblich vom guten Ruf des Vereins profitieren wollen. Sie wollen durchaus auch ideell unterstützen, denken aber gleichzeitig auch daran, dass sich das finanzielle Engagement für ihn rechnen muss.

Sponsoren sind meist im kommunalen oder regionalen Umfeld gut angesehen und angagieren sich häufig selbst in Vereinen oder in politischen Umfeldern. Das macht es dir übrigens auch leicht, die für deinen Verein interessanten Sponsoren zu finden.

Was erwartet der Sponsor?

Es gibt zwei Arten von Sponsoren. Bei den einen steht die Unterstützung deines Vereins im Vordergrund – bei den anderen die Gegenleistung. Als Faustregel gilt hier, dass je größer das Unternehmen des Sponsors ist, umso mehr der werbliche Gedanke im Vordergrund steht.

Hier sollte man auch mal mit einem Vorurteil aufräumen. Geschäftsleute – speziell im Einzelhandel – haben es heute schwer. Gerade in kleineren Kommunen haben sie gegen eine harte, auch überregionale Konkurrenz zu kämpfen. Da sitzt der Euro nicht so locker. Wer also mit zu hohen Forderungen an den Sponsor herantritt, hat schon verloren.

Tipp: Da Vereine bei Aktionen verstärkt in die Öffentlichkeit gehen, werden Sponsoren sich dort auch eher angagieren, als bei der Unterstützung des Vereinsalltags. Nutze diese Chance, einen Grundstein für eine längerfristige Beziehung zu legen.

Wo findet man Sponsoren?

Meist sind Unternehmen, die bereit sind, Sponsorenschaften zu übernehmen, bekannt. Schließlich taucht ihr Name ja bei anderen Vereinen schon auf. Aber genau da ist der Haken: Meist fungieren  solche Geschäfte oder Firmen bereits bei so vielen Vereinen als Sponsoren, dass sie keinen Etat mehr für weitere Sponsorenschaften haben. Du musst also „neue Quellen“ erschließen.

Die erste Anlaufstelle ist der eigene Verein. Sprich mit den anderen Vereinsmitgliedern, ob sie nicht jemanden kennen, der eventuell als Sponsor infrage käme. Reden wir nicht drum herum: Auch bei der Sponsorensuche hilft Vitamin B. Damit deine Vereinskameraden und -kameradinnen auch etwas in der Hand haben, solltest du Ihnen die Sponsormappe (siehe nächstes Kapitel) mitgeben.

Beobachte auch – beispielsweise in der heimischen Presse – ob sich neue Unternehmen ansiedeln oder neue Geschäfte angemeldet werden. Für diese „Neuen“ ist es wichtig, dass sie möglichst rasch bekannt werden, was sich auf die Bereitschaft, Sponsor zu werden, nur positiv auswirken kann.

Man kann sich natürlich auch eine Adressliste zusammenstellen und alle als Sponsoren infrage kommenden Firmen und Geschäfte anschreiben. Das macht aber nur Sinn, wenn die Anschreiben persönlich sind, also zumindest direkt an einen Ansprechpartner adressiert wird und wenn dem Anschreiben mindestens ein Telefonanruf folgt. Zu hoffen, dass sich Sponsoren melden, ist illusorisch.

Tipp: Nutze deine Vereinsfeste, um mit den Leuten ins Gespräch zu kommen. Denn gerade hier lassen sich die besten Kontakte für eine Sponsorenschaft knüpfen.









Checkliste:

 

Sponsorenschaften

 

Hier findest du ein Pdf-Formular, mit dem du überprüfen kannst, ob du alle Punkte für eine erfolgreiche Sponsorensuche, eine richtige Sponsorenansprache und die spätere Sponsorenbetreuung beachtet hast ...

 









Angebote für Sponsoren

Was dein Verein den Sponsoren „verkaufen“ kann

In den Vereinseinrichtungen
  • Sponsorentafel im Vereinsheim
  • Bandenwerbung am Sportplatz
  • Werbefläche auf Vereinsfahrzeug
  • Sponsorenhinweis auf Bänken usw.
  • Trikotwerbung

In den Vereinsdrucksachen
  • Vereinszeitung (Anzeige und Beilage)
  • Plakate (Anzeige)
  • Flyer zu Vereinsveranstaltungen (Anzeige)

Auf den Internetseiten
  • Anzeige mit Verlinkung

Bei Veranstaltungen
  • Eintrittskarten
  • Bannerwerbung im Saal
  • Werbedurchsagen
  • Tischdeko mit Werbung

Sponsoren gewinnen:  Das richtige Angebot und die richtige Präsentation

Bevor du einen möglichen Sponsor ansprichst, musst du ein klares Konzept haben. Du musst also wissen, was du als Sponsorleistung anbieten kannst und was du für deine Leistung haben willst. Du solltest auf keinen Fall „nehmen was du kriegen kannst“. Da kann es schnell passieren, dass zwei Sponsoren für die gleiche Leistung unterschiedlich viel bezahlen. Mindestens ein Sponsor ist dann unwiederbringlich verloren – in den meisten Fällen sogar beide.

Was hat dein Verein zu bieten?

Zunächst muss du dir darüber klar werden, was du dem zukünftigen Sponsor bieten kannst. Da es meist um Werbung geht, überlege dir, wo eine große Öffentlichkeitswirksamkeit entsteht, die für den zukünftigen Sponsor interessant sein könnte. Eine Übersicht von Werbemöglichkeiten findest du auch im Infokasten.

Wie man einen vernünftigen Preis ermittelt

Viele Versuche, einen Sponsor zu gewinnen, scheitern oft daran, dass der Verein überzogene Forderungen für seine Leistungen stellt. Darum mach dich vorher schlau, was normalerweise in deinem Umfeld für diverse Leistungen verlangt wird. Hier darfst du aber keine Äpfel mit Birnen vergleichen: Ein kleiner Verein mit 20 – 30 Mitgliedern kann für eine Anzeige in seiner Vereinszeitung nicht das Gleiche verlangen, wie ein Verein mit einigen hundert oder gar tausend Mitgliedern.

Berücksichtige aber auch, ob dir Kosten für die Werbung des Sponsors entstehen. So macht Bandenwerbung keinen Sinn, wenn damit die Kosten für die Befestigung nicht gedeckt werden können.

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Sollen Sponsoren für Aktionen oder Veranstaltungen gefunden werden, spielt die erwartete Besucherzahl eine wichtige Rolle. Außerdem gilt, dass neue Angebote schwerer zu „verkaufen“ sind, als Veranstaltungen, die schon mehrmals (erfolgreich) durchgeführt wurden.

Du siehst: Es ist gar nicht so einfach, einen vertretbaren Preis für deine Sponsorleistungen zu ermitteln. Wenn du Freunde hast, die ein Geschäft betreiben und bereits als Sponsor aktiv sind, solltest du dich mit ihnen unbedingt über dieses Thema unterhalten. Denn häufig ist ein Angebot, dass du selbst gar nicht so attraktiv findest, für einen Sponsor vielleicht von besonderem Interesse.

Hier findest Du ein Vertragsmuster!

Die Sponsormappe

Nun geht es daran, eine Sponsormappe zu erstellen. Die Mappe soll die Fragen des zukünftigen Sponsors beantworten:

  • Wer will etwas von mir? Vorstellung des Vereins und der Aktion, falls hierfür Sponsoren gesucht werden.
  • Was bietet man mir? Vorstellung der verschiedenen Sponsormöglichkeiten.
  • Was kostet mich das? Die Preisliste

Beginne immer mit einer Vorstellung deines Vereins. Schreibe dabei über das, was deinen zukünftigen Sponsor auch interessiert. Dass dein Verein schon eine lange Tradition hat, ist sicher für dich wichtig. Aber den Sponsor interessiert mehr, was ihr heute macht, wie viele Mitglieder ihr habt, wie bekannt ihr seid usw. Halte dich deshalb an den alten Grundsatz jedes Textes: Du schreibst für den Empfänger – nicht für dich.

Fotos aus dem Vereinsleben sind wichtig. Sie lockern den Text auf und wirken auch ein bisschen wie Beweise. Besonders gut ist es, wenn du Presseberichte vorweisen kannst. Denn das ist für den zukünftigen Sponsor ein Beweis dafür, dass es ein öffentliches Interesse für Deinen Verein besteht. Dieses Interesse ist auch ein Zeichen, dass sich Werbung über diesen Kanal lohnt.

Tipp: Presseberichte sollten immer als Kopie beigefügt werden. Abgeschriebene Texte mögen innerhalb der Mappe optisch schöner sein – aber sie sind nicht so glaubwürdig wie Kopien. Bei Abschriften könntest Du beispielsweise negative Aussagen einfach weggelassen haben.

Die Präsentation des Vereins in der Mappe sollte mit Bildern nicht größer als zwei Seiten sein. Falls Du viel interessantes Pressematerial hast, fasse diese Berichte in einem Anhang zusammen.

Nach der Darstellung des Vereins erläuterst du, wofür die Sponsorengelder eingesetzt werden sollen. Suchst Du ohne ein bestimmtes Projekt nach Sponsoren, solltest Du zumindest ein Schwerpunktthema bilden. Ein dankbares Thema ist beispielsweise die Kinder- und Jugendarbeit im Verein. Aber auch das Engagement für ältere Mitmenschen kann den zukünftigen Sponsor ansprechen.

Tipp: Das Schwerpunktthema sollte austauschbar sein und entsprechend des angesprochenen Interessenten aufgebaut werden. Ein Spielwarengeschäft wird eher einen Verein mit einer starken Kinder- und Jugendarbeit fördern. Ein Sanitätshaus wiederum wäre eher an einen Verein interessiert, der sich um die älteren Mitmenschen bemüht.

Nun folgt eine Übersicht der Sponsormöglichkeiten. Auch hier solltest Du soweit möglich, Fotos einsetzen, die verdeutlichen, wie die Werbung für den Sponsor zukünftig aussieht. Dann folgen die wichtigsten Informationen in Kurzform:

  • Die Laufzeit (wie lange soll die Werbung für den Sponsor geschaltet werden)
  • Der Preis (eventuell mit Staffelungen: Je länger die Werbung läuft, umso günstiger wird der Preis). Falls Dein Verein zur Umsatzsteuer optierte, muss hier auch darauf hingewiesen werden (zzgl. Mehrwertsteuer).
  • Was der Sponsor außerdem stellen muss: Druckvorlage der Anzeige oder des Logos, Banner für Außenwerbung usw.

Abschließend sollte es eine Art Bestellcoupon geben, den der zukünftige Sponsor ausfüllen und unterschrieben an den Verein zurückgeben kann.

Tipp: Erstelle die Mappe in zwei Versionen. Für den Ausdruck sollte die Mappe vierfarbig mit Bilder in hoher Auflösung erstellt werden. Für den Versand per E-Mail reicht eine Mappe im sogenannten RGB-Modus (reicht für die Monitordarstellung) mit Bildern in einer geringeren Auflösung (Minimum 72 dpi, besser 120 dpi). Die Mappe dann als PDF-Dokument anlegen.

In drei Stufen ansprechen

Etwaige Sponsoren solltest Du in drei Stufen „umwerben“. Die erste Stufe dient der Kontaktaufnahme. Ruf den zukünftigen Sponsor an und stelle ihm in kurzen Worten Deinen Verein vor. Lade ihn auch ein, den Verein bei einem seiner nächsten Treffen zu besuchen. Das zeigt, dass du nichts zu verbergen hast. Erkläre, welche Bedeutung der Verein für das kulturelle, sportliche, soziale Leben innerhalb seines Umfeldes hat und schlage ihm die Sponsorenschaft vor, indem du ein konkretes Angebot machst. Das Angebot wirkt einen gewissen Druck auf den zukünftigen Sponsor aus, da er nun reagieren muss. Lehnt er in dieser Phase bereits jede Sponsorenschaft ab, wird es sehr schwer sein, ihn noch zu überzeugen. Bittet er aber um Bedenkzeit, was er in den meisten Fällen tun wird, ist das für dich eine gute Chance. Biete ihm an, weitere Informationen zuzuschicken und ihn dann erneut zu kontaktieren.

Mit dem Versand der Informationen (die Sponsormappe) beginnt die zweite Phase. Nachdem die  Mappe zugestellt wurde rufst Du den Interessenten nach ca. einer Woche erneut an und fragst, ob die Unterlagen angekommen sind (was in den meisten Fällen so sein wird). Nun fragst du, ob noch weitere Informationen erwünscht sind. Falls nicht, fragst du, ob bereits eine Entscheidung gefallen ist. Wenn nicht, vereinbare, wann du noch einmal nachhören darfst.

Damit kommst du in die dritte Phase. Wenn bei deinem dritten Anruf keine Entscheidung gefallen ist, musst Du leider damit rechnen, dass du hier keinen Sponsor gewinnen kannst. Gibt der Sponsor jedoch nachvollziehbare Gründe an und bietet von sich aus an, dass du doch noch einmal anrufen sollst, vereinbare einen Termin. Meist kommt es spätestens dann zu einem Sponsorabschluss.

Bereite nun alle nötigen Unterlagen vor. Informationen über den Verein hat der zukünftige Sponsor ja bereits bekommen. Eine kleine Anerkennung freut aber jeden Sponsor. Aber bitte wirklich nur eine kleine, denn große Präsente machen Deinem Verein steuerliche Probleme und werfen beim Sponsor die Frage auf, ob hierfür sein Geld verbraucht wird.

Tipp: Gut kommt immer eine VIP-Card an, die dem Sponsor gewisse Privilegien einräumt, wie zum Beispiel freien Eintritt bei Veranstaltungen des Vereins. Aber achte darauf, dass diese Privilegien im Einklang mit der Satzung stehen. 





Sponsoren pflegen

Einen einmal gewonnenen Sponsor muss man pflegen, damit er auch in Zukunft bereit ist, den Verein zu unterstützen. Viele Vereine machen den Fehler, dass sie einmal gewonnenen Sponsoren zu wenig Beachtung schenken und die „Finanziers“ sich enttäuscht zurückziehen. Denn wenn man es auch immer wieder bestreitet: Jeder erwartet doch einen gewissen Dank für sein finanzielles Engagement. Darum hier einige Tipps:

Wenn Dein Verein eine eigene Vereinszeitung hat, sollte diese – möglichst mit einem persönlichen Anschreiben – natürlich auch an den Sponsor gehen. Im Anschreiben darf dann auch mal auf ein Projekt verwiesen werden, dass in der Zeitung dargestellt wird und dabei dafür gedankt werden, dass dieses Projekt nur aufgrund der finanziellen Unterstützung des Sponsors verwirklicht werden konnte.

Zu Veranstaltungen des Vereins sollte der Sponsor eingeladen werden – möglichst in einen VIP-Bereich, der speziell für Ehrengäste und eben Sponsoren eingerichtet wird. Aber auch hier gilt, dass man mit dem Bereich nicht übertreiben sollte, damit der Sponsor nicht das Gefühl bekommt, dass ein Geld nicht für die eigentlichen Vereinsaufgaben verwandt wird.


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Eine Karte oder ein netter Brief zum Geburtstag des Sponsors kommt immer gut an. Aber bitte keine vorgedruckten Karten. Lieber ein paar handgeschriebene Zeilen des Vorstandes. Das kommt immer sehr gut an. Es gibt aber auch noch andere Anlässe, die man beachten sollte. Wenn beispielsweise in der heimischen Presse über ein Firmenjubiläum des Sponsors berichtet wird, sollte man auch eine kurze Gratulationsbotschaft verschicken.

Zum Ende des Jahres gehört auch der Weihnachts- und Neujahrsgruß. Dieser sollte aus zwei Teilen bestehen. Zunächst ein persönlicher Brief, in dem man sich bei dem Sponsor für die Unterstützung bedankt. Dann noch ein oder zwei Seiten mit einem Überblick, was im abgelaufenen Jahr alles im Verein realisiert wurde.

Tipp: Was besonders gut ankommt: Am Ende des Jahresrückblick noch einmal einen Dank an die Sponsoren aussprechen und die Sponsoren namentlich auflisten. Am besten in alphabetischer Reihenfolge. Diese wird allgemein akzeptiert, so dass sich keiner der Sponsoren benachteiligt fühlt.

 



 

Hinweis: 

„Dieser Artikel sowie etwaige Vertragsmuster wurden mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt, können aber weder Vollständigkeit noch Richtigkeit gewährleisten. Sie dienen als Anregung bzw. Formulierungshilfe und sollen die Aufmerksamkeit auf die typischen Sachverhalte und Interessen der Parteien richten und wie diese miteinander angemessen in Ausgleich gebracht werden können. Insbesondere Mustersatzungen oder sonstige Vertragsmuster enthalten für eine Vielzahl von denkbaren Anwendungsfällen vorformulierte Bedingungen, die nicht jeden in Betracht kommenden Sachverhalt abdecken können. Wir raten daher davon ab, solche Muster selbst zu erstellen oder ungeprüft zu verwenden. Die Überprüfung der Wirksamkeit einzelner Klauseln für den jeweiligen Einzelfall bedarf der Sachkunde eines spezialisierten Juristen, der die hierzu einschlägige Rechtsprechung und Zulässigkeit einzelner Klauseln überprüfen und bewerten kann. Die jeweils betreffenden Einzelfälle können wir weder in ihrer Gesamtheit voraussehen noch beeinflussen; eine Haftung, insbesondere für die Auswirkungen auf die Rechtsposition der Parteien, können wir daher – außer bei Vorsatz – naturgemäß nicht übernehmen. Wir empfehlen vor diesem Hintergrund, einen Rechtsanwalt mit der Erstellung eines Vertragsmusters und/oder Beratung in Ihrem konkreten Einzelfall zu beauftragen.“