Gruppe von Menschen die die Hände in der Mitte übereinander legen

Verein und Vorstand: Ein Team

So arbeitet man erfolgreich zusammen

Im Verein sollte der Gemeinschaftsgedanke besonders ausgeprägt sein. Häufig wird der Vorstand aber mit der Vereinsarbeit im Stich gelassen. Das liegt nicht unbedingt am Desinteresse der Vereinsmitglieder. Häufig fehlt es auch am Kommunikationsfluss innerhalb des Vereins. Manchmal klammert auch der Vorstand und delegiert zu wenige Aufgaben an die Mitglieder. Dieser Beitrag hilft dabei, aus Deinem Verein ein Team zu bilden.


Hier findest Du ein

Formular

mit dem Du Aufgaben des Vereins erfassen und zuordnen kannst.

Klarheit von Anfang an

Der Vorstand ist nicht der Knecht des Vereins

Auch wenn es in der Praxis oft danach aussieht: Der Vorstand ist nicht der Knecht, der die gesamte Arbeit des Vereins bewältigen muss. Man muss zwischen Pflichtaufgaben des Vorstands und anderen Aufgaben unterscheiden. Dabei trennst Du die anderen Aufgaben in solche, die der Vorstand möglichst zusätzlich wahrnehmen sollte und solche, die von anderen Vereinsmitgliedern erledigt werden können.

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Die Pflichtaufgaben eines Vorstandes sind so umfassend, dass für andere Aufgaben kaum noch Zeit bleibt. Darum muss die Verteilung der Pflichtaufgaben auch innerhalb  des Vorstandes geklärt sein. Dabei muss aber klar sein, dass der Vorstand grundsätzlich gemeinsam haftet und Vorstandsmitglieder untereinander dazu verpflichtet sind, sich gegenseitig zu kontrollieren. Das hat nichts mit Misstrauen zu tun sondern ist eine gesetzliche Verpflichtung, der die Vorstandsmitglieder nachkommen müssen.

Neben den Pflichtaufgaben gib es weitere Aufgaben, die möglichst auch vom Vorstand übernommen werden sollten. Je mehr eine Aufgabe die finanzielle Situation des Vereins betrifft, umso besser ist es, dass der Vorstand hier direkt aktiv wird. Dies heißt aber nicht, dass sich Vorstandsmitglieder, die diese Aufgaben übernehmen keine Unterstützung aus den Vereinsreihen in Anspruch nehmen können.









Checkliste:

 

Pflichtaufgaben des Vereins-Vorstands

 

 









Keine Sache des Vorstands

Diese Aufgaben kann jedes Mitglied übernehmen

  • Pflege des Vereinseigentums
  • Organisation von Vereinsfesten
  • Redaktion der Vereinszeitung
  • Sponsoren-Akquise
  • Pflege der Vereinshomepage

Hier sollte die Nähe zum Vorstand da sein:

  • Sponsoren gewinnen
  • Sponsorenbetreuung
  • Finanz-Akquise
  • Jugendgruppen-Leitung
  • Öffentlichkeitsarbeit

Kein Vorstand auf Biegen und Brechen

So findest Du den richtigen Vorstand

Sicher kennst Du das auch: Der Vorstand muss neu besetzt werden. Doch keiner im Verein ist bereit, diese wichtige Aufgabe zu übernehmen. Denn sie wissen ja: Wer in den Vorstand geht, bekommt dadurch die gesamte Vereinsarbeit aufgehalst. Doch das muss nicht so sein. Viele Aufgaben, die der Vorstand übernimmt, könnten genauso gut von anderen Vereinsmitgliedern übernommen werden. Doch das muss von vorneherein klar sein. Da aber die Realität anders aussieht, führt dies dazu, dass irgendwelche Mitglieder herausgepickt und so lange bearbeitet werden, bis sie sich für die Wahl bereit erklären. Dabei wird dem Mitglied so ziemlich alles an Unterstützung versprochen, was denkbar ist. Aber hier wird jemand überredet und nicht überzeugt. Von Motivation kann hier keine Rede sein.

Damit der Verein leben und wachsen kann, braucht man aber Mitglieder, die das Amt später auch mit Begeisterung ausüben. Dazu muss das Vorstandsmitglied aber auch Fähigkeiten besitzen, die es in die Vorstandsarbeit einbringen kann und die es ihm ermöglichen,  die anfallenden Aufgaben zu erfüllen. Darum macht es keinen Sinn, Mitglieder mehr oder weniger zu nötigen, Vorstandsaufgaben zu übernehmen.

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Hat man bereits eine Aufgabenverteilung nach dem vorstehenden Muster vorgenommen, wird es auch leichter sein, Mitglieder zu finden, die bereit sind, Vorstandsarbeit zu übernehmen. Diesen sollte man aber vor der Wahl auch die Möglichkeit einräumen, vor der Versammlung zu erläutern, wie man das Vorstandsamt ausüben will. Dabei sollte klar zur Sprache kommen, wie viel Zeit das zukünftige Vorstandsmitglied für die Vorstandsarbeit aufbringen kann oder will, welche Aufgaben ihm besonders liegen, wo man die eigenen Schwerpunkte sieht und nicht zuletzt, in welchen Bereichen man die Unterstützung des Vereins erwartet.

Da nicht alle Mitglieder gleich redegewandt sind, solltest Du einen Fragenkatalog zusammenstellen. Die Kandidaten sollten die Fragen beantworten. So haben die Versammlungsteilnehmer auch eine bessere Vergleichsmöglichkeit. Durch diese Vorgehensweise werden aber auch die Vereinsmitglieder in die Pflicht genommen. Sie können sich später nicht damit entschuldigen, dass sie nichts davon gewusst hätten, wo ihre Unterstützung erwartet wird.

Was aber, wenn auf diesem Wege kein Vorstand zustande kommt? Dann sollte man schon im Vorfeld der eigentlichen Mitgliederversammlung ein Treffen einberufen, das in lockerer Runde stattfindet. Mach‘ bei diesem Gespräch deutlich, dass die Lage ernst ist. Fordere die Mitglieder auf, nicht nur auf andere zu hoffen, sondern selbst zu überlegen, ob man kandidieren will oder wie man einen Vorstand entlasten könnte.

In vielen Vereinen ist es nicht üblich, dass die zu wählenden Vorstandsmitglieder noch vor der Wahl ein Statement abgeben. Man ist ja häufig froh, überhaupt jemanden gefunden zu haben, der bereit ist, die Verantwortung zu übernehmen. Doch die Wahl eines Vorstandes sollte nie eine „Notlösung“ darstellen. Darum sollten sich die Kandidaten der Versammlung vorstellen.

Vergiss nicht, dich für konkrete Angebote zu bedanken. Der Dank spielt insgesamt eine wichtige Rolle im Vereinsleben. Deshalb solltest Du auch als Vorstandsmitglied wo möglich den Mitgliedern danken, die sich aktiv für den Verein einsetzen und Arbeiten übernehmen. Das gilt nicht nur für interne Veranstaltungen, wie etwa beim Rechenschaftsbericht vor der Mitgliederversammlung. Auch bei öffentlichen Veranstaltungen bedankt man sich bei den Aktiven. Im Unterschied zur internen Veranstaltung sollte man hier aber nur in besonderen Ausnahmefällen Namen nennen.
 





Dafür sind wir doch zu klein

Wie wichtig eine Geschäftsstelle für den Verein ist

Wenn von einer Geschäftsstelle die Rede ist, denken viele vielleicht an so große Vereine wie Bayern München, die mit einem Tross von hauptamtlichen Kräften den Verein leiten, der eigentlich eine sehr große Firma ist. Doch darum geht es hier nicht. Auch wenn Dein Verein (noch) sehr klein ist, kann eine Geschäftsstelle den Vorstand entlasten. Außerdem muss bei einem kleinen Verein die Geschäftsstelle nicht von hauptamtlichen Mitarbeitern bestritten werden. Ehrenamtliche Kräfte, die stundenweise die Arbeiten erledigen, leisten hier hervorragende Arbeit.

Führe Dir vor Augen, dass die Hauptaufgabe des Vorstandes, die inhaltliche und juristische Repräsentation des Vereins, auch eine ganze Reihe von verwaltungstechnischen Aufgaben beinhaltet, die der Vorstand gut delegieren kann.


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So gibt es beispielsweise einiges an „Schreibkram“, der vom Vorstand erledigt werden muss und nicht per E-Mail erledigt werden kann. Hierfür sollte man eine Mappe mit Musterbriefen anlegen. Diese Mappe wird im Laufe der Zeit wachsen. Der Vorstand muss dann die Geschäftsstelle nur noch bitten, den entsprechenden Brief an einigen Stellen zu ergänzen und dann auf dem Briefbogen des Vereins auszudrucken. Auch Telefonate und andere Büroarbeiten können von der Geschäftsstelle übernommen werden.

Eine wichtige Funktion kann die Geschäftsstelle auch bei der Vorbereitung von Veranstaltungen des Vereins übernehmen. Von hier aus können beispielsweise Angebote eingeholt und verglichen werden. Auch die Organisation von Schaustellern für eine Kirmes kann von hier gesteuert werden. Du siehst, es gibt eine Menge Aufgaben, die von einer Geschäftsstelle übernommen werden können.

Allerdings müssen die Mitarbeiter der Geschäftsstelle für bestimmte Aufgaben auch Vollmachten vom Vorstand erhalten. Hier ist Vorsicht geboten. Kläre zunächst – am besten mit einem Anwalt (der vielleicht Mitglied im Verein ist) – ob eine Vollmacht nach dem geltenden Recht und nach den Bestimmungen der Satzung überhaupt möglich ist. Danach solltest Du noch prüfen, welche Konsequenzen etwaige Fehlentscheidungen des Bevollmächtigten haben. Das gilt auch für den Bevollmächtigten selbst, denn man will ja schließlich keinen in sein Unglück laufen lassen. Erst wenn alle Punkte geklärt sind, solltest Du eine Vollmacht ausstellen.



 

Hinweis: 

„Dieser Artikel sowie etwaige Vertragsmuster wurden mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt, können aber weder Vollständigkeit noch Richtigkeit gewährleisten. Sie dienen als Anregung bzw. Formulierungshilfe und sollen die Aufmerksamkeit auf die typischen Sachverhalte und Interessen der Parteien richten und wie diese miteinander angemessen in Ausgleich gebracht werden können. Insbesondere Mustersatzungen oder sonstige Vertragsmuster enthalten für eine Vielzahl von denkbaren Anwendungsfällen vorformulierte Bedingungen, die nicht jeden in Betracht kommenden Sachverhalt abdecken können. Wir raten daher davon ab, solche Muster selbst zu erstellen oder ungeprüft zu verwenden. Die Überprüfung der Wirksamkeit einzelner Klauseln für den jeweiligen Einzelfall bedarf der Sachkunde eines spezialisierten Juristen, der die hierzu einschlägige Rechtsprechung und Zulässigkeit einzelner Klauseln überprüfen und bewerten kann. Die jeweils betreffenden Einzelfälle können wir weder in ihrer Gesamtheit voraussehen noch beeinflussen; eine Haftung, insbesondere für die Auswirkungen auf die Rechtsposition der Parteien, können wir daher – außer bei Vorsatz – naturgemäß nicht übernehmen. Wir empfehlen vor diesem Hintergrund, einen Rechtsanwalt mit der Erstellung eines Vertragsmusters und/oder Beratung in Ihrem konkreten Einzelfall zu beauftragen.“