WISO MeinVerein Handbuch

Einstellungen

Rolle bearbeiten & erstellen

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Mit der erweiterten Rollen- und Rechteverwaltung in WISO MeinVerein Web kannst du genau festlegen, welche Funktionen und Bereiche den einzelnen Personen innerhalb deines Vereins zur Verfügung stehen.

In den Tarifen M und L hast du die Möglichkeit, bestehende Rollen individuell anzupassen oder eigene Rollen zu erstellen. So kannst du die Zugriffsrechte gezielt auf die unterschiedlichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten innerhalb deines Vereins abstimmen.

Beispielsweise benötigt ein Kassenwart andere Berechtigungen als ein Trainer oder ein Mitglied des Vorstands. Durch die individuelle Rechtevergabe stellst du sicher, dass jeder nur auf die Bereiche zugreifen kann, die für seine Tätigkeit relevant sind.

Du kannst dabei selbst bestimmen, welche Funktionen sichtbar sind und welche Aktionen innerhalb der einzelnen Bereiche ausgeführt werden dürfen.

✏️ Rolle bearbeiten

Du möchtest die Berechtigungen einer bestehenden Rolle verändern? Über die Rollen- und Rechteverwaltung kannst du individuell festlegen, welche Module und Funktionen für die jeweilige Rolle verfügbar sind.

Öffne dazu den Bereich „Rollen & Rechte“ in den Einstellungen und wähle die Rolle aus, die du bearbeiten möchtest.

Im Bearbeitungsmodus kannst du folgende Einstellungen vornehmen:

• Rollenname: Passe die Bezeichnung der Rolle an, damit ihre Funktion innerhalb deines Vereins eindeutig erkennbar ist.
• Beschreibung: Hinterlege eine kurze Erläuterung, für welche Aufgaben oder Verantwortlichkeiten die Rolle vorgesehen ist.
• Berechtigungen: Lege fest, auf welche Bereiche und Funktionen von WISO MeinVerein Web die Rolle zugreifen darf.

Die Berechtigungen sind nach den verschiedenen Modulen und Funktionsbereichen der Anwendung gegliedert. Dadurch kannst du die Zugriffsrechte übersichtlich und gezielt verwalten.

Die verfügbaren Berechtigungen werden kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Funktionen ergänzt.

Innerhalb der einzelnen Bereiche kannst du die Berechtigungen individuell anpassen. Je nach Funktion stehen dir unterschiedliche Zugriffsmöglichkeiten zur Verfügung.

So kannst du beispielsweise festlegen, ob Personen mit dieser Rolle:

• bestimmte Menüpunkte und Funktionen sehen dürfen,
• vorhandene Informationen einsehen können,
• Daten bearbeiten oder neue Einträge erstellen dürfen,
• vorhandene Einträge löschen dürfen.

Dadurch lässt sich genau steuern, welche Möglichkeiten den Personen mit der jeweiligen Rolle innerhalb der Vereinsverwaltung zur Verfügung stehen.

📖 Beispiel:

Du möchtest, dass ein Mitglied des Vorstands das Dashboard nutzen kann, jedoch keinen Zugriff auf bestimmte Finanzinformationen erhält.

In diesem Fall kannst du die Berechtigungen für die entsprechenden Finanzstatistiken und Widgets gezielt einschränken. Andere Informationen auf dem Dashboard bleiben weiterhin sichtbar, sofern die entsprechenden Berechtigungen erteilt wurden.

Auf diese Weise kannst du die Zugriffsrechte an die tatsächlichen Aufgaben der jeweiligen Person anpassen, ohne ganze Bereiche unnötig freizugeben.

💾 Speichern nicht vergessen

Nachdem du die gewünschten Anpassungen vorgenommen hast, musst du diese über die Schaltfläche „Speichern“ bestätigen.

Erst durch das Speichern werden deine Änderungen übernommen und die neuen Berechtigungen für die entsprechende Rolle wirksam.

🛑 Wichtig:

Eine automatische Speicherung erfolgt nicht. Verlässt du den Bearbeitungsmodus, ohne deine Änderungen zu speichern, gehen die vorgenommenen Anpassungen verloren.

📖 Praxisbeispiel

Du möchtest für den Kassenwart deines Vereins eine Rolle einrichten, die auf die Aufgaben der Finanzverwaltung abgestimmt ist.

Der Kassenwart soll beispielsweise Mitgliedsbeiträge verwalten, Rechnungen bearbeiten und die Bankumsätze kontrollieren können. Gleichzeitig benötigt er nicht zwingend Zugriff auf sämtliche organisatorischen Funktionen des Vereins.

Über die Rollen- und Rechteverwaltung kannst du die Berechtigungen entsprechend anpassen.

✅ Erlaubte Funktionen:

• Mitgliederverwaltung einsehen, um beitragsrelevante Informationen abzurufen
• Mitgliedsbeiträge verwalten und bearbeiten
• Rechnungen erstellen und bearbeiten
• Bankumsätze einsehen und bearbeiten
• Finanzbezogene Auswertungen aufrufen

🚫 Eingeschränkte Funktionen:

• Rollen und Berechtigungen anderer Personen verändern
• Grundlegende Vereinseinstellungen bearbeiten
• Organisatorische Bereiche verwalten, die nicht zu seinen Aufgaben gehören

So erhält der Kassenwart die benötigten Berechtigungen, ohne Zugriff auf sämtliche Funktionen der Vereinsverwaltung zu bekommen.

💡 Tipp:

Vergib grundsätzlich nur die Berechtigungen, die für die jeweilige Tätigkeit tatsächlich benötigt werden.

Das erleichtert die Zusammenarbeit im Verein, sorgt für eine übersichtliche Aufgabenverteilung und reduziert das Risiko unbeabsichtigter Änderungen an wichtigen Vereinsdaten.

➕ Neue Rolle erstellen

Neben der Anpassung bestehender Rollen kannst du in den Tarifen M und L auch vollständig eigene Rollen erstellen.

Das ist besonders hilfreich, wenn die vorhandenen Standardrollen nicht zu den Aufgaben und Verantwortlichkeiten innerhalb deines Vereins passen.

So kannst du beispielsweise individuelle Rollen für Trainer, Abteilungsleiter, Veranstaltungsorganisatoren oder andere ehrenamtliche Helfer anlegen.

Um eine neue Rolle zu erstellen, öffnest du in den Einstellungen den Bereich „Rollen & Rechte“.

Klicke anschließend auf die Schaltfläche „Neue Rolle“.

Nun kannst du deine neue Rolle individuell einrichten.

Gehe dabei wie folgt vor:

• Rolle speichern: Bestätige deine Einstellungen über die Schaltfläche „Speichern“, damit die neue Rolle mit den festgelegten Berechtigungen übernommen wird.
• Rollenname festlegen: Vergib eine aussagekräftige Bezeichnung, beispielsweise „Trainer“, „Abteilungsleitung“ oder „Veranstaltungsorganisation“.
• Beschreibung hinterlegen: Ergänze eine kurze Beschreibung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten, für die diese Rolle vorgesehen ist. Dadurch können andere Verwalter die Rolle später leichter zuordnen.
• Berechtigungen festlegen: Wähle aus, auf welche Module, Menüpunkte und Funktionen Personen mit dieser Rolle zugreifen dürfen. Passe die Berechtigungen entsprechend den vorgesehenen Aufgaben an.
• Mitglieder zuweisen: Über das Mitglieder-Icon in der oberen Menüleiste kannst du direkt auswählen, welche Mitglieder deines Vereins die neu erstellte Rolle erhalten sollen.

Nach dem Speichern steht dir die neu erstellte Rolle in der Rollen- und Rechteverwaltung zur Verfügung.

Du kannst die Rolle anschließend auch weiteren Mitgliedern zuweisen oder ihre Berechtigungen bei Bedarf erneut anpassen.

💡 Tipp

Verwende möglichst eindeutige Rollenbezeichnungen und hinterlege eine passende Beschreibung. Gerade bei größeren Vereinen mit mehreren Abteilungen erleichtert dies die Verwaltung und verhindert, dass Rollen mit ähnlichen Aufgaben verwechselt werden.

Ein ausführliches Video zur Rollenverwaltung findest du hier: