WISO MeinVerein Handbuch

Übersicht der Standardrollen inkl. Feldzugriffe

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In WISO MeinVerein Web stehen Ihnen verschiedene Standardrollen zur Verfügung, um Verantwortlichkeiten klar zu trennen und gleichzeitig den Zugriff auf Daten und Funktionen zielgerichtet zu steuern. Je nach Tarif gelten dabei unterschiedliche Möglichkeiten zur Anpassung:

In den Tarifen M, L und XL lassen sich die Rollenrechte individuell anpassen.

In den Tarifen XS und S sind die Rollen vordefiniert – eine manuelle Änderung der Berechtigungen ist nicht möglich.

🔒 Feldzugriffe – flexibel & rollenbasiert

🔒Für alle Standardrollen – unabhängig vom Tarif – können Feldzugriffe individuell festgelegt werden. Damit wird gesteuert:

• Welche Informationen (Felder/Spalten) eine Rolle in Listen oder Profilansichten sehen darf.
• Ob ein Feld nur lesbar, bearbeitbar oder versteckt ist.

Diese flexible Konfiguration erlaubt eine datenschutzkonforme und praxisnahe Zuweisung von Einblicken und Zuständigkeiten im Verein.

📌 Hinweis für XS/S-Tarife: Auch wenn die Berechtigungen der Rollen Administrator, Finanzverwalter und Verwalter in diesen Tarifen nicht veränderbar sind, können Sie für jede Rolle die Feldzugriffe individuell festlegen und somit bestimmen, welcher Felder in Mitglieds- oder Kontaktprofilen sichtbar sein sollen.

➡️ Diese Feldzugriffsrechte ermöglichen eine feingranulare Steuerung auf Datenebene – zum Beispiel, ob eine Rolle Adressen, Telefonnummern oder Bankdaten einsehen darf. Das bietet maximale Datensicherheit und unterstützt eine datenschutzkonforme Rechtevergabe – auch in kleineren Vereinen mit einfacheren Tarifen.

📍 Zugang zur Konfiguration:

Einstellungen > Rollen & Rechte > Feldzugriffe (⚙️-Symbol)

🧱 Individualisierung am Beispiel der Kachel „Beiträge & Spenden“

Ein zentrales Beispiel für die Wirkung von Feldzugriffsrechten ist die Kachel „Beiträge & Spenden“ im Mitgliedsprofil:

Diese Kachel wird nur angezeigt, wenn alle zugehörigen Felder freigegeben sind:

• ✅ Mitgliedsbeitrag
• ✅ Mitgliedsbeitrag (Betrag)
• ✅ Nächste Fälligkeit

Wird mindestens eines dieser Felder nicht freigegeben, verschwindet die gesamte Kachel im Profil des jeweiligen Mitglieds.

🔍 Auswirkungen:

• In der Mitgliederliste erscheint die freigegebene Spalte weiterhin (z. B. „Mitgliedsbeitrag“).
• Im Mitgliedsprofil fehlt jedoch die Kachel „Beiträge & Spenden“ vollständig.
• Rollen sehen dadurch nur ausgewählte Informationen, z. B. welchen Beitrag ein Mitglied hat, ohne Einblick in Höhe oder Fälligkeit.

💡 Vorteil:

Diese Regelung bietet Datensparsamkeit nach Bedarf: Rollen können gezielt Informationen zur Übersicht einsehen, ohne Zugriff auf sensible oder bearbeitungsrelevante Details zu erhalten.

👑 Hauptverwalter

Sobald Sie einen Vereinsdatensatz bei WISO MeinVerein Web erstellen, werden Sie als Hauptverwalter eingetragen. Der Hauptverwalter ist die zentrale Steuerungsrolle in WISO MeinVerein Web – mit uneingeschränktem Zugriff auf alle Funktionen, Daten und Einstellungen der Vereinsanwendung. Für jeden Verein kann nur eine Person als Hauptverwalter definiert werden.

Diese Rolle eignet sich für Vereinsvorsitzende oder Personen mit übergeordneter Gesamtverantwortung für Mitglieder, Finanzen und Verwaltung.

🔐 Besondere Merkmale

• Einmalige Rolle – pro Verein nur ein Hauptverwalter
• Kann alle Einstellungen vornehmen, inklusive Tarifwechsel, Löschung des Vereins oder Rechtevergabe
• Uneingeschränkter Zugriff auf sämtliche Module und Systemfunktionen
• Einzige Rolle mit Schreibrechten im Bereich „Account“, „Rollen & Rechte“ und „Einstellungen“

📋 Zugriff im Überblick

Der Hauptverwalter hat in folgenden Bereichen vollständige Rechte (Lesen, Bearbeiten, Löschen):

Modul	Untermodule / Funktionen
Dashboard	Gesamtdashboard, alle Widgets inkl. Finanzen, Mitglieder, Jubiläen
Kontakte	Alle Kontakte, Geburtstage
Listen	Smarte & feste Listen
Mitglieder	Alle Mitgliedsübersichten (aktuell, ehemalige, Jubiläen)
Abteilungen	Alle Abteilungstypen (z. B. Produkt, Support)
Verbandsmeldungen	Meldungen an Verbände
Spenden & Kurse	Spendenverwaltung, Kursverwaltung
Kalender	Termine, Geburtstage (Mitglieder & Kontakte)
Organisation	Chat, E-Mails, Briefe
Freie Listen	Erstellung und Bearbeitung individueller Listen
Bank & Kasse	Bankkonto, Kasse, Offlinekonto
Finanzen	Abrechnung, Belege, Lastschriften, Export, Auswertungen
Einstellungen	Vereinsdaten, Account, Rechteverwaltung, Beiträge, Nummernkreise, Textbausteine, Leistungen, Briefpapier
Vereinsportal	Vereinsprofil, Mein Profil, Mitgliedsantrag

🛡️ Besondere Rechte

• Tarifverwaltung & Lizenzänderung
• Verein löschen
• Benutzerrechte zuweisen & Rollen verwalten
• Alle sensiblen Einstellungen bearbeiten & speichern

💡 Empfehlung

Die Rolle Hauptverwalter sollte an eine Person vergeben werden, die:

• den Überblick über alle Vereinsbereiche hat,
• Prozesse zentral steuern kann,
• über ausreichende technische und rechtliche Kenntnisse verfügt.

Ein klar geregelter Wechsel (z. B. bei Vorstandsnachfolge) sollte dokumentiert und technisch vorbereitet sein – u. a. durch Trennung von Login- und Kaufkonto.

🛠️ Administrator

Die Rolle „Administrator“ bietet umfassende Rechte für die tägliche Vereinsverwaltung mit WISO MeinVerein Web. Sie ermöglicht den Zugang zu nahezu allen Bereichen der Anwendung – einschließlich der Verwaltung von Rollen & Rechten.

Im Gegensatz zum Hauptverwalter kann die Administratorrolle mehrfach vergeben werden, z. B. an Vorstände, Projektverantwortliche oder Verwaltungsmitarbeiter*innen. Anders als der Hauptverwalter hat ein Administrator keinen Zugriff auf die Account- und Tarifverwaltung, kann jedoch organisatorisch und personell alles Nötige steuern.

🔑 Eigenschaften

• Mehrfach zuweisbar – ideal für Vorstände, Projektverantwortliche, Bereichsleitungen
• Zugriff auf sämtliche Daten, Kommunikations- und Organisationsfunktionen
• Kann Benutzerrollen zuweisen und Rechte verwalten
• Kein Zugriff auf Accountdaten oder Tarifwechsel

📋 Zugriff im Überblick

Modul	Untermodule / Funktionen
Dashboard	Alle Widgets inkl. Mitglieder- und Finanzstatistiken
Kontakte	Kontaktlisten und Geburtstagsübersichten
Listen	Nutzung smarter und fester Listen
Mitglieder	Einsicht und Bearbeitung aller Mitgliederlisten
Abteilungen	Verwaltung aller Abteilungen möglich
Verbandsmeldungen	Meldungen einreichen und verwalten
Spenden & Kurse	Volle Bearbeitung von Spenden und Kursinhalten
Kalender	Terminverwaltung, Geburtstage Mitglieder & Kontakte
Organisation	Chat, E-Mail-Versand, Briefdokumente
Freie Listen	Erstellung und Bearbeitung
Bank & Kasse	Zugriff auf alle Konten
Finanzen	Beitragsabrechnung, Belege, Lastschriften, Exporte, Auswertungen
Einstellungen	Verwaltung von: – Vereinsdaten – Rollen & Rechte – Nummernkreis – Beiträgen, Leistungen, Textbausteinen, Briefpapier
Vereinsportal	Verwaltung des Vereinsprofils, Mitgliedsanträgen und des eigenen Profils

🚫 Eingeschränkter Zugriff

Die folgenden Bereiche sind ausgeschlossen:

• Accountverwaltung (Tarifwahl, Vereinslöschung, Vertragskonto)
• Rollen- und Rechteverwaltung (keine Möglichkeit, neue Rechte oder Benutzerrollen zu vergeben)

💡 Empfehlung

Vergeben Sie die Rolle Administrator an Personen, die:

• aktiv in der Organisation des Vereins tätig sind
• Verantwortung für Mitglieder-, Kalender- und Kommunikationsstrukturen übernehmen
• neue Benutzer verwalten und Zugriffsrechte individuell zuweisen sollen

Sie erhalten damit eine starke Verwaltungsrolle mit klarer Abgrenzung zur Buchhaltung und Systemadministration.

💶 Finanzverwalter

Die Rolle „Finanzverwalter“ ist speziell für alle Personen konzipiert, die sich um die Finanzen des Vereins kümmern – etwa die Kasse führen, Spenden verwalten oder Beitragsabrechnungen durchführen.

Sie erlaubt den Zugriff auf sämtliche Finanzfunktionen sowie die Mitgliederverwaltung, ohne jedoch Rechte für administrative Systemfunktionen zu gewähren.

🔑 Eigenschaften

• Mehrfach zuweisbar – ideal für Kassenwarte, Schatzmeister*innen oder Finanzreferenten
• Fokus auf Zahlungsabwicklung, Auswertungen und Buchhaltung
• Kein Zugriff auf Tarif, Account, Rechteverwaltung oder Mitgliederrollen
• Zugriff auf Spendenbereich und zugeordnete Inhalte (z. B. Vorlagen, Listen, Berichte)

📋 Zugriff im Überblick

Modul	Untermodule / Funktionen
Dashboard	Leserechte für alle Widgets, v. a. mit Finanzbezug
Kontakte	Vollständiger Zugriff auf Kontaktdaten & Geburtstagslisten
Listen	Smarte & feste Listen zur Organisation nutzbar
Mitglieder	Vollständiger Zugriff auf alle Mitgliederlisten, inkl. Jubilare
Abteilungen	Vollständiger Zugriff in allen Abteilungen
Spenden & Kurse	Vollständiger Zugriff auf Spendenfunktionen
Kalender	Vollständiger Zugriff auf Termine und Geburtstage
Organisation	Vollständiger Zugriff auf Kommunikationstools (Chat, E-Mail, Briefe)
Freie Listen	Erstellung und Bearbeitung freier Listen möglich
Bank & Kasse	Vollständiger Zugriff auf alle Finanzkonten (Bank, Kasse, Offlinekonto)
Finanzen	Beitragsabrechnung, Belege, Lastschriften, Exporte, Auswertungen
Einstellungen	Bearbeitung finanzrelevanter Einstellungen wie: – Nummernkreis – Beiträge & Spenden – Leistungen – Textbausteine – Briefpapier
Vereinsportal	Zugriff auf Vereinsprofil, eigenes Profil, Mitgliedsanträge

🚫 Eingeschränkter Zugriff

Folgende Systembereiche sind nicht verfügbar:

• ❌ Accountverwaltung (Tarif, Verein löschen, Vertragskonto)
• ❌ Rollen- und Rechteverwaltung
• ❌ Einstellungen zu Vereinsdaten und Benutzersteuerung

💡 Empfehlung

Vergeben Sie die Rolle „Finanzverwalter“ an Personen, die:

• Finanzverantwortung im Verein tragen
• Buchungen verwalten, Spendenbescheinigungen erstellen oder Auswertungen führen
• keinen Zugriff auf Rollensteuerung oder systemkritische Bereiche benötigen

Diese Rolle sorgt für klare Trennung von Buchhaltung und Administration – und somit für Sicherheit bei der Aufgabenverteilung.

📁 Verwalter

Die Rolle „Verwalter“ ist für Personen gedacht, die organisatorische Aufgaben im Verein übernehmen – etwa Gruppenleitungen, Bereichsverantwortliche oder ehrenamtlich Aktive. Sie erlaubt Zugriff auf Mitglieder- und Kommunikationsdaten, ohne Zugriff auf Finanz- oder Systemfunktionen.

🔑 Eigenschaften

• Mehrfach zuweisbar – für alle, die unterstützende Verwaltungsaufgaben übernehmen
• Fokus auf Mitgliederverwaltung, Terminorganisation und Kommunikation
• Kein Zugriff auf Finanzen, Bankdaten, Vertragsverwaltung oder Rollensteuerung
• Ideal für dezentrale Aufgabenverteilung, z. B. in Abteilungen oder Arbeitsgruppen

📋 Zugriff im Überblick

Modul	Untermodule / Funktionen
Dashboard	Zugriff auf allgemeine Widgets (ohne Finanzstatistiken)
Kontakte	Zugriff auf alle Kontaktlisten & Geburtstage
Listen	Nutzung smarter und fester Listen
Mitglieder	Bearbeitung aller Mitgliederlisten & Jubiläen
Abteilungen	Verwaltung sämtlicher Abteilungen möglich
Spenden & Kurse	Zugriff nur auf „Wissen & Kurse“ – kein Zugriff auf Spenden
Kalender	Termine und Geburtstagslisten einsehbar und bearbeitbar
Organisation	Kommunikation über Chat, E-Mail und Briefe
Freie Listen	Erstellung und Bearbeitung möglich
Einstellungen	Zugriff auf: – Vereinsdaten – Nummernkreis – Beiträge & Spenden – Leistungen – Textbausteine – Briefpapier
Vereinsportal	Verwaltung von Vereinsprofil, eigenem Profil, Mitgliedsanträgen

🚫 Eingeschränkter Zugriff

Folgende Bereiche sind nicht zugänglich:

• ❌ Bank & Kasse: Kein Zugriff auf Bankkonto, Kasse oder Offlinekonto
• ❌ Finanzen: Keine Rechte in den Bereichen Beitragsabrechnung, Belege, Exporte etc.
• ❌ Rollen & Rechte: Keine Leserechte für Berechtigungsverwaltung
• ❌ Account: Kein Zugriff auf Vertragskonto, Tarif, Vereinslöschung

💡 Empfehlung

Vergeben Sie die Rolle „Verwalter“ an:

• Bereichs-, Gruppen- oder Jugendleitungen
• Vereinsaktive, die Mitglieder betreuen oder Termine verwalten
• Ehrenamtliche mit eingeschränkter Verantwortung

Diese Rolle ermöglicht eine effiziente Dezentralisierung von Aufgaben – ohne Risiko für finanzielle oder sicherheitsrelevante Einstellungen.

👤 Mitglied

Die Rolle „Mitglied“ ist für reguläre Vereinsmitglieder gedacht, die keine Verwaltungsaufgaben übernehmen. Der Zugriff ist auf persönliche Daten und ggf. freigegebene Informationen beschränkt. Die Rolle bietet maximale Datensicherheit bei minimalem Zugriff.

🔑 Eigenschaften

• Mehrfach zuweisbar – voreingestellt für alle Mitglieder ohne Funktion
• Kein Zugriff auf Verwaltungs-, Finanz- oder Organisationsfunktionen
• Ausschließlich eigene Profildaten können bearbeitet werden
• Leserechte auf einzelne Module sind optional konfigurierbar

📋 Zugriff im Überblick

Modul	Untermodule / Funktionen	Zugriff
Dashboard	Allgemeines Dashboard, Geburtstagsstatistik	🔧 Sperrbar oder lesbar je nach Einstellung
Kontakte	Geburtstagsübersicht	🔧 Sperrbar oder lesbar je nach Einstellung
Mitglieder	Aktuelle Mitglieder	🔧 Sperrbar oder lesbar je nach Einstellung ⚠️ Datenzugriff über die Feldzugriffe konfigurierbar
Kalender	Termine, Geburtstage Mitglieder & Kontakte	🔧 Lesbar oder sperrbar
Organisation	Chat	✅ Bearbeiten eigener Nachrichten
Einstellungen	Rollen & Rechte	✅ Lesen der eigenen Rolle
Vereinsportal	Mein Profil	✅ Bearbeiten & Löschen eigener Daten

🔐 Hinweis: Feldzugriffsrechte bei Mitgliederlisten

Wenn Mitglieder Zugriff auf Mitgliederlisten erhalten sollen (z. B. zur Kontaktaufnahme oder Übersicht), sollten vorab die Feldzugriffsrechte angepasst werden.

📌 Über die Feldzugriffe legen Sie exakt fest:

• Welche Felder sichtbar sind (z. B. Name, E-Mail, Eintrittsdatum)
• Welche Felder verborgen bleiben (z. B. Adresse, Telefonnummer, Notizen)

Das schützt personenbezogene Daten und ermöglicht zugleich eine datenschutzkonforme Transparenz.

🧩 Hinweise zur Konfiguration

• Leserechte auf Mitgliederlisten können über die Feldzugriffsrechte eingeschränkt werden (z. B. nur Name und Eintrittsdatum sichtbar).
• Zugriff auf das Dashboard oder den Kalender kann individuell je Verein aktiviert oder gesperrt werden.
• Mitglieder haben keinen Zugriff auf Einstellungen, Finanzen, Abteilungen, Kommunikation (außer Chat) oder sonstige Administrationsbereiche.

💡 Empfehlung

Die Rolle „Mitglied“ eignet sich für:

• Aktive, passive oder fördernde Vereinsmitglieder
• Elternteile in Kinder-/Jugendabteilungen
• Vereinsfreunde mit rein lesender Beteiligung

So behalten Mitglieder wichtige Infos im Blick, ohne Zugriff auf sensible oder administrative Inhalte.