Aufwandsentschädigung im Verein – Steuerfrei, rechtlich & praktisch erklärt
Zuletzt aktualisiert: 28.08.2025
Ob im Sport, in der Kultur oder im sozialen Bereich – Ehrenamtliche sind das Herzstück jedes Vereins. Damit Ihr als Vorstand oder Kassenwart den Einsatz Eurer Mitglieder angemessen würdigen könnt, habt Ihr die Möglichkeit, eine Aufwandsentschädigung zu zahlen. Sie ist kein Gehalt, sondern ein steuerlich begünstigter Ausgleich für den Zeit- und Kostenaufwand, den Eure Ehrenamtlichen leisten.
Doch gerade für Vereine stellen sich in diesem Zusammenhang oftmals viele Fragen:
- Wer von Euren Mitgliedern darf eine Aufwandsentschädigung bekommen?
- Wie hoch darf sie sein – pauschal oder pro Stunde?
- Was müsst Ihr steuerlich und rechtlich beachten?
In diesem Beitrag erhaltet Ihr die wichtigsten Antworten rund um die Aufwandsentschädigung im Verein. Ihr erfahrt, welche gesetzlichen Grundlagen gelten, wie die Abrechnung funktioniert und worauf Ihr in der Praxis achten müsst. Außerdem zeigen wir Euch aktuelle Entwicklungen für 2025 und geben Tipps, wie Ihr die Verwaltung von Aufwandsentschädigungen rechtssicher und unkompliziert mit einer digitalen Vereinssoftware umsetzen könnt.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Aufwandsentschädigung ist kein Gehalt, sondern ein finanzieller Ausgleich für Eure Ehrenamtlichen.
- Sie kann steuerfrei gezahlt werden – bis zu bestimmten Pauschalbeträgen und Grenzen.
- Ihr könnt wählen zwischen pauschalen Zahlungen oder einer Abrechnung nach Stunden, sofern die rechtlichen Vorgaben eingehalten werden.
- Wichtig für Vereine: Korrekte Abrechnung & Dokumentation – sonst drohen steuerliche Nachteile.
- Mit einer Vereinssoftware wie WISO MeinVerein Web gestaltet Ihr die Verwaltung rechtssicher und spart viel Zeit.
⁉️ Was ist eine Aufwandsentschädigung?
Eine Aufwandsentschädigung ist ein finanzieller Ausgleich für den Zeit- und Kostenaufwand, den Eure Mitglieder im Rahmen einer ehrenamtlichen Tätigkeit haben. Es handelt sich dabei nicht um ein Gehalt, sondern um eine besondere Form der Anerkennung, die steuerlich begünstigt ist.
Für Euch als Verein bedeutet das: Ihr könnt Euren Ehrenamtlichen einen Teil der Ausgaben erstatten, die sie im Zuge ihrer Tätigkeit haben – sei es für Fahrtkosten, Telefongebühren, Materialien oder die investierte Zeit. Damit sorgt Ihr dafür, dass das Engagement nicht zur finanziellen Belastung wird.
Die Aufwandsentschädigung ist im Vereinskontext also eine praktische Möglichkeit, Ehrenamtliche zu motivieren und langfristig zu binden, ohne dass sofort eine Lohnsteuerpflicht entsteht.
💡 Unterschied: Aufwandsentschädigung und Aufwendungsersatz
Viele Vereine verwechseln die Begriffe Aufwandsentschädigung und Aufwendungsersatz – dabei gibt es wichtige Unterschiede:
- Aufwendungsersatz: Hier ersetzt Ihr Euren Mitgliedern konkrete, nachgewiesene Ausgaben. Beispiel: Ein Übungsleiter legt Tankquittungen vor und bekommt die Kosten für seine Fahrten erstattet.
- Aufwandsentschädigung: Hier zahlt Ihr eine pauschale Anerkennung für den Einsatz, ohne dass Belege für jede einzelne Ausgabe notwendig sind. Sie soll die typischen Kosten und den Zeitaufwand abdecken, die im Ehrenamt entstehen.
Für Euch als Verein ist es wichtig, klar zu unterscheiden, welche Regelung Ihr nutzt. Denn hiervon hängt ab, ob Zahlungen steuerfrei sind und welche Nachweise Ihr im Zweifel gegenüber dem Finanzamt führen müsst.
Aufwendungsersatz = exakte Erstattung von Ausgaben
Aufwandsentschädigung = pauschaler Ausgleich
⁉️ Wer darf eine Aufwandsentschädigung bekommen?
Grundsätzlich könnt Ihr als Verein allen Personen eine Aufwandsentschädigung zahlen, die für Euch ehrenamtlich tätig sind. Dazu gehören zum Beispiel:
- Vorstandsmitglieder – für ihre umfangreiche organisatorische Arbeit.
- Übungsleiter – etwa im Sportverein.
- Trainer, Betreuer oder Helfer – die regelmäßig Zeit investieren.
- Ehrenamtliche Funktionsträger – z. B. Kassenwart, Schriftführer oder Jugendwart.
Für Euch als Verein ist dabei entscheidend:
- Die Tätigkeit muss im Rahmen des Vereinszwecks erfolgen.
- Die Höhe der Aufwandsentschädigung darf gesetzliche Freibeträge und Pauschalen nicht überschreiten.
- Wichtig ist eine klare Dokumentation (z.B. Vorstandsbeschluss, Abrechnung), damit das Finanzamt Eure Zahlungen anerkennt.
👉🏼 Für Eure Mitglieder bedeutet das: Sie haben kein automatisches Recht auf eine Aufwandsentschädigung. Ihr als Verein entscheidet, wem und in welcher Höhe Ihr eine Entschädigung gewährt – immer unter Beachtung der steuerlichen Regeln.
Aufwandsentschädigung im Ehrenamt und Verein
Ehrenamtliche sind das Rückgrat jedes Vereins – ohne sie wären viele Angebote gar nicht möglich. Damit Ihr als Verein den Einsatz Eurer Mitglieder würdigen könnt, habt Ihr die Möglichkeit, eine Aufwandsentschädigung zu zahlen. Sie sorgt dafür, dass der persönliche Einsatz nicht zur finanziellen Belastung wird und stärkt gleichzeitig die Motivation, sich langfristig zu engagieren.
Typische Beispiele für eine ehrenamtliche Tätigkeit mit Aufwandsentschädigung sind:
- Trainer im Sportverein
- Helfer bei Vereinsveranstaltungen
- Jugendwarte, Betreuer oder Übungsleiter
- Vorstandsmitglieder mit regelmäßigem Arbeitsaufwand
⁉️ Pauschalen & Grenzen – was gilt es zu beachten?
Als Verein könnt Ihr eine pauschale Aufwandsentschädigung zahlen, ohne dass jeder einzelne Kostenbeleg nachgewiesen werden muss. Damit habt Ihr eine einfache Möglichkeit, den Zeit- und Kostenaufwand Eurer Mitglieder abzugelten.
❗️Die Höhe ist allerdings begrenzt:
- Es gelten gesetzliche Freibeträge, die jährlich angepasst werden können.
- Wird die Grenze überschritten, gilt die Aufwandsentschädigung nicht mehr steuerfrei und kann zu Abgaben führen.
- Wichtig: Pauschalen müssen transparent beschlossen und dokumentiert sein, damit sie rechtssicher sind.
⁉️ Aufwandsentschädigung pro Stunde – ist das erlaubt?
Neben pauschalen Zahlungen könnt Ihr auch eine Aufwandsentschädigung pro Stunde festlegen. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn der Einsatz stark variiert oder projektbezogen ist. Wichtig ist, dass auch hier die steuerlichen Freibeträge nicht überschritten werden.
👉🏼 Für Euch als Verein bedeutet das: Ihr könnt flexibel entscheiden, ob Ihr eine pauschale Lösung oder eine stundenbezogene Abrechnung wählt – entscheidend ist, dass Ihr die Vorgaben einhaltet und Eure Zahlungen gut dokumentiert.
Steuerliche Aspekte der Aufwandsentschädigung
Damit Eure Aufwandsentschädigungen rechtssicher bleiben, solltet Ihr die steuerlichen Regeln genau kennen. Sie entscheiden darüber, ob Zahlungen für Eure Mitglieder steuerfrei bleiben oder ob Ihr Abgaben leisten müsst.
⁉️ Wann ist die Aufwandsentschädigung steuerfrei?
Eine Aufwandsentschädigung bleibt für Eure Mitglieder steuerfrei, solange Ihr die gesetzlichen Freibeträge einhaltet. Diese Freibeträge werden regelmäßig angepasst und bieten Euch die Möglichkeit, Ehrenamtliche finanziell zu unterstützen, ohne dass Steuern anfallen. Typische Fälle sind pauschale Zahlungen an Übungsleiter, Vorstände oder Helfer, die regelmäßig Zeit in den Verein investieren.
Steuerfreiheit gilt nur, wenn die Tätigkeit tatsächlich im Sinne des Vereinszwecks ausgeübt wird. Sobald Zahlungen für Tätigkeiten geleistet werden, die über die ehrenamtliche Arbeit hinausgehen, kann die Steuerfreiheit entfallen.
⁉️ Wann muss die Aufwandsentschädigung versteuert werden?
Überschreitet Ihr mit den Zahlungen die vorgesehenen Pauschalen, sind die Aufwandsentschädigungen steuerpflichtig. In diesem Fall gelten sie als Einnahmen, die Eure Mitglieder in ihrer Steuererklärung angeben müssen. Für Euch als Verein bedeutet das, dass Ihr genau dokumentieren müsst, welche Beträge an wen gezahlt wurden. Nur so lassen sich Missverständnisse mit dem Finanzamt vermeiden und Eure Mitglieder wissen, wie sie ihre Einkünfte korrekt behandeln müssen.
💡 Ehrenamtspauschale und Übungsleiterpauschale im Überblick
Besonders wichtig für Vereine sind die beiden steuerlichen Sonderregelungen:
- Ehrenamtspauschale: Bis zu 840 Euro pro Jahr (Stand 2025) bleiben steuerfrei. Sie gilt für allgemeine ehrenamtliche Tätigkeiten, etwa als Vorstandsmitglied, Kassierer oder Platzwart.
- Übungsleiterpauschale: Bis zu 3.000 Euro pro Jahr (Stand 2025) bleiben steuerfrei. Diese Pauschale betrifft Tätigkeiten wie Trainer, Übungsleiter, Ausbilder oder Betreuer im pädagogischen oder gemeinnützigen Bereich.
Beide Pauschalen können kombiniert werden, wenn eine Person verschiedene Tätigkeiten ausübt. Allerdings darf dieselbe Tätigkeit nicht doppelt begünstigt werden.
👉🏼 Mehr Details zu den einzelnen Freibeträgen findet Ihr in unseren weiterführenden Artikeln:
Ehrenamtspauschale vs. Übungsleiterpauschale
| Merkmal | Ehrenamtspauschale | Übungsleiterpauschale |
|---|---|---|
| Höhe (Stand 2025) | Bis zu 840 € pro Jahr steuerfrei | Bis zu 3.000 € pro Jahr steuerfrei |
| Zielgruppe | Alle Ehrenamtliche, z.B. Vorstände, Kassierer, Platzwarte, Helfer | Tätigkeit mit pädagogischem Bezug, z.B. Trainer, Übungsleiter, Ausbilder, Betreuer |
| Voraussetzung | Tätigkeit muss im Rahmen des Vereinszwecks erfolgen. | Tätigkeit muss nebenberuflich erfolgen und im gemeinnützigen, kirchlichen oder öffentlichen Bereich stattfinden. |
| Kombination | Kann mit der Übungsleiterpauschale kombiniert werden, wenn verschiedene Tätigkeiten ausgeübt werden. Kombination mit Aufwendungsersatz zusätzlich möglich, solange echte Ausgaben belegt werden. | Kann mit der Ehrenamtspauschale kombiniert werden, solange es sich um unterschiedliche Tätigkeiten handelt. Kombination mit Aufwendungsersatz zusätzlich möglich, solange echte Ausgaben belegt werden. |
| Versteuerung | Beträge über 840 € sind steuerpflichtig. | Beträge über 3.000 € sind steuerpflichtig. |
Neben einer pauschalen Aufwandsentschädigung (Ehrenamtspauschale oder Übungsleiterpauschale) könnt Ihr Euren Mitgliedern auch tatsächliche Ausgaben erstatten (Aufwendungsersatz). Voraussetzung ist, dass die Kosten belegt werden können und eine klare Trennung von den pauschalen Zahlungen erfolgt.
⁉️ Aufwandsentschädigung und Minijob – geht das zusammen?
Viele Vereinsmitglieder kombinieren ihre ehrenamtliche Tätigkeit mit einem Minijob. Grundsätzlich ist das möglich: Eine Person kann sowohl einen Minijob ausüben als auch eine Aufwandsentschädigung erhalten.
👉🏼 Wichtig ist jedoch, dass Ihr diese Einkünfte im Verein klar voneinander trennt. Ein Minijob unterliegt der Sozialversicherung und pauschalen Abgaben, während die Aufwandsentschädigung nur innerhalb bestimmter Grenzen steuerfrei bleibt. Weist Eure Mitglieder unbedingt darauf hin, dass die Kombination zwar erlaubt ist, aber steuerliche Auswirkungen haben kann, wenn bestimmte Grenzen überschritten werden.
⁉️ Aufwandsentschädigung in der Steuererklärung – wo eintragen?
Damit Eure Mitglieder ihre Aufwandsentschädigung korrekt in der Steuererklärung angeben können, solltet Ihr ihnen klare Informationen und eine saubere Abrechnung bereitstellen. In den meisten Fällen wird die Aufwandsentschädigung bei den „sonstigen Einkünften“ oder in den speziellen Zeilen für steuerfreie Einnahmen eingetragen. Gerade für Ehrenamtliche, die zum ersten Mal eine Entschädigung erhalten, ist diese Frage zentral. Wenn Ihr als Verein hier proaktiv Informationen bereitstellt, stärkt Ihr das Vertrauen Eurer Mitglieder und vermeidet Rückfragen.
Steuerliche Aspekte immer im Blick
📊 Praktischer Tipp: Steuerfreie Grenzen und Freibeträge im Blick zu behalten, ist für Vereine oft mühsam. Mit WISO MeinVerein Web könnt Ihr Zahlungen übersichtlich verwalten und sicherstellen, dass Ihr die steuerlichen Vorgaben immer einhaltet.
Abrechnung & Verwaltung in der Praxis
Die Auszahlung einer Aufwandsentschädigung ist für Vereine kein Hexenwerk – dennoch müsst Ihr bestimmte Regeln einhalten, damit alles rechtssicher abläuft. Entscheidend ist vor allem eine saubere Dokumentation.
Zunächst solltet Ihr im Vorstand klar festlegen, wer in Eurem Verein Anspruch auf eine Aufwandsentschädigung hat, in welcher Höhe diese gezahlt wird und nach welchem Modell (pauschal oder stundenbezogen). Dieser Beschluss sollte in den Vorstandsprotokollen dokumentiert werden.
Für jede Auszahlung empfiehlt es sich, eine schriftliche Vereinbarung oder Abrechnung zu erstellen. Darin haltet Ihr fest:
- Name und Funktion der begünstigten Person
- Zeitraum und Höhe der Aufwandsentschädigung
- Hinweis auf die steuerliche Grundlage (Ehrenamtspauschale oder Übungsleiterpauschale)
- ggf. Unterschrift des Vorstandsmitglieds oder Kassierers
So stellt Ihr sicher, dass Ihr gegenüber dem Finanzamt jederzeit nachweisen könnt, wie und warum Ihr Gelder ausgezahlt habt.
Auch die laufende Buchführung ist wichtig: Jede Auszahlung gehört in Eure Vereinsbuchhaltung und sollte mit dem passenden Buchungskonto erfasst werden. Wer dies manuell erledigt, verliert schnell den Überblick – insbesondere wenn mehrere Mitglieder regelmäßig eine Aufwandsentschädigung erhalten.
Digitale Verwaltung mit Vereinssoftware
Genau hier zeigt sich der Vorteil einer modernen Vereinssoftware wie WISO MeinVerein Web. Ihr könnt damit alle Zahlungen übersichtlich dokumentieren und Belege digital ablegen. So habt Ihr stets die Nachweise für das Finanzamt parat.
💭 FAQ zur Aufwandsentschädigung
Was ist eine pauschale Aufwandsentschädigung?
Eine pauschale Aufwandsentschädigung bedeutet, dass Ihr einem Mitglied einen festen Betrag auszahlt, ohne dass jede einzelne Ausgabe durch Belege nachgewiesen werden muss. Damit deckt Ihr typische Kosten wie Fahrten, Telefon oder Material pauschal ab. Achtet aber darauf, dass Ihr die gesetzlichen Freibeträge nicht überschreitet, damit die Zahlungen steuerfrei bleiben.
Was ist der Unterschied zwischen Ehrenamtspauschale und Aufwandsentschädigung?
Die Begriffe werden oft durcheinandergebracht. Die Ehrenamtspauschale ist ein gesetzlich festgelegter Freibetrag von aktuell 840 Euro pro Jahr (Stand 2025), der für allgemeine ehrenamtliche Tätigkeiten gilt – etwa für Vorstandsmitglieder oder Kassierer. Die Aufwandsentschädigung ist der übergeordnete Begriff für finanzielle Ausgleichszahlungen im Ehrenamt. Dazu zählt auch die Übungsleiterpauschale mit bis zu 3.000 Euro pro Jahr. Kurz gesagt: Die Ehrenamtspauschale ist eine spezielle Form der Aufwandsentschädigung.
Wer darf eine Aufwandsentschädigung bekommen?
Grundsätzlich könnt Ihr allen ehrenamtlich Tätigen im Verein eine Aufwandsentschädigung zahlen – vom Vorstand über Übungsleiter bis hin zu Helfern bei Veranstaltungen. Wichtig ist, dass die Tätigkeit im Rahmen des Vereinszwecks erfolgt und Eure Zahlungen die steuerlichen Grenzen nicht überschreiten.
Gibt es eine Höchstgrenze für die Aufwandsentschädigung?
Ja. Steuerfrei sind bis zu 840 Euro pro Jahr (Ehrenamtspauschale) bzw. bis zu 3.000 Euro pro Jahr (Übungsleiterpauschale). Zahlt Ihr darüber hinaus, müssen Eure Mitglieder die Beträge in ihrer Steuererklärung angeben. Auch für Euch als Verein ist es dann wichtig, alle Zahlungen korrekt zu dokumentieren.
Was müssen Vereine bei der Auszahlung beachten?
Ihr solltet die Aufwandsentschädigungen immer per Vorstandsbeschluss festlegen, schriftlich dokumentieren und in der Buchhaltung erfassen. So habt Ihr jederzeit den Nachweis für das Finanzamt und zeigt Euren Mitgliedern Transparenz. Mit einer Vereinssoftware wie WISO MeinVerein Web könnt Ihr Zahlungen digital verwalten und spart dadurch viel Zeit und Aufwand.
Fazit: Die Aufwandsentschädigung im Verein rechtssicher gestalten
Die Aufwandsentschädigung ist ein wertvolles Instrument, um den Einsatz Eurer Ehrenamtlichen zu würdigen und gleichzeitig steuerliche Vorteile zu nutzen. Wichtig ist, dass Ihr als Verein die gesetzlichen Grenzen kennt, sauber dokumentiert und transparent mit den Zahlungen umgeht. So stellt Ihr sicher, dass Eure Mitglieder fair entlohnt werden und Ihr keine steuerlichen Risiken eingeht.
Mit MeinVerein sicher & zeitsparend verwalten
Besonders praktisch für Euch als Vorstand oder Kassenwart ist es, die Abrechnung und Verwaltung zu digitalisieren. Mit einer Vereinssoftware wie WISO MeinVerein Web spart Ihr nicht nur Zeit, sondern habt auch die Sicherheit, dass alle Zahlungen korrekt erfasst, dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar sind.
🤝 Habt Ihr Fragen oder eigene Erfahrungen?
Wie regelt Ihr die Aufwandsentschädigung in Eurem Verein? Habt Ihr bereits gute oder vielleicht auch herausfordernde Erfahrungen gemacht?
👉🏼 Teilt Eure Fragen, Tipps und Praxisbeispiele gerne in den Kommentaren – wir freuen uns auf Eure Rückmeldungen!
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