Finanzmanagement im Verein

• 02. Januar. 2014
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Ein Verein mag sich noch so gute Ziele vornehmen: Ohne Geld in der Kasse wird er genau so wenig erreichen, wie ein Sportschütze, der keine Kugel im Lauf hat.

Vereine sind für die Gesellschaft wichtig, darin sind sich Politiker aller Parteien einig. Aber leider stimmen sie auch in einem anderen Punkt überein: Von den öffentlichen Haushalten ist weniger Unterstützung als bisher zu erhoffen.

Geld ist nicht nur in den öffentlichen Kassen knapp. Auch die privaten Haushalte rechnen mittlerweile mit spitzem Stift und stellen jede Ausgabe, auch den Vereinsbeitrag, auf den Prüfstand. Wenn sie aber ihre Beiträge entrichten, erwarten sie dafür hervorragende Leistungen.

Fazit: Vereine müssen genau planen, wie sie mit ihren finanziellen Ressourcen das Optimum für ihre Mitglieder ermöglichen. Finanzmanagement im Verein ist deshalb ein Muss.

Braucht man Finanzmanagement im Verein?

Das Spiel beginnt täglich neu und der Korb hängt hoch: Mitglieder erwarten attraktive Angebote, moderne Ausstattung und professionelles Management. Das kostet Geld, zunehmend mehr. Gleichzeitig zieht sich die Politik aus der finanziellen Mitverantwortung für gemeinnützige Vereine zurück oder stellt Leistungen nur noch entgeltlich zur Verfügung. Daraus erwachsen neue Herausforderungen an die Verantwortlichen im Verein. Eine der wichtigsten: für gesunde Finanzen zu sorgen.

 
Mittel im Mittelpunkt

Modernes Finanzmanagement im Verein erschöpft sich nicht darin, Mitgliedsbeiträge zu verbuchen. Es bedeutet: Gestalten – Planen – Kontrollieren.
Ein gut organisiertes Kostenmanagement einerseits und die Erschließung neuer Einnahmequellen andererseits, darauf kommt es an, um die Mittel zu erwirtschaften, ohne die viele Ziele nicht zu verwirklichen sind. Eine Gestaltungsaufgabe, für die der Vereinsvorstand in der Verantwortung steht.

Warnsignale für Optimierungsbedarf

1. Wurden häufiger Nachbesserungen bei den finanziellen Planungen erforderlich?
2. Musste dein Verein Einsparungen vornehmen, um überraschend aufgetretene Finanzlöcher zu stopfen?
3. Hattest du Einnahmeausfälle, weil Mitglieder keine Beiträge oder Kursteilnehmer keine Kursgebühren gezahlt haben?
4. Behandelt das Finanzmanagement erhoffte aber noch nicht verbindlich vereinbarte Einnahmen als sichere Eingänge?
5. Bist du unsicher, ob die Finanzgeschäfte im Verein einer Überprüfung durch die Steuerbehörden Stand halten würden?

Wenn du nur eine dieser Fragen mit „Ja“ beantworten musst, bedarf das Finanzmanagement in deinem Verein einer schnellen Überprüfung.

Grundregeln für das Finanzmanagement im Verein

Das Finanzmanagement im Verein ist ein wichtiger Beitrag zur Zukunftssicherung deines Vereins. Einige Überlegungen helfen dir, den Kurs zu bestimmen.

1. Vergangenheit hat keine Zukunft.
   

   Maßstab für das Finanzmanagement im Verein sind die kommenden Ziele deines Vereins. Aber die Zukunft ist ungewiss. Deshalb greifen Planer oft auf Zahlen aus der Vergangenheit zurück. Genau genommen sagen die aber nichts über die Zukunft aus. Erfahrungswerte sind darum unsichere Werte und die Finanzplanung kann mit ihnen nicht rechnen. Zu vieles ist im Fluss, als dass Haushaltsdaten von gestern eine verlässliche Basis für die Planung von morgen bilden könnten. Überlege deshalb, auf welche aktuellen Entwicklungen du deine Prognosen stützen kannst. Und arbeite mit alternativen Szenarien: Was wäre, wenn es so läuft wie in der Vergangenheit? Was, wenn es besser oder schlechter liefe?

   2. Plane mit aller Konsequenz.
   

   Überprüfe regelmäßig deine Planung, untersuche Abweichungen und reagiere frühzeitig. Ein Beispiel: Der Umgang mit geschuldeten, aber nicht gezahlten Mitgliedsbeiträgen oder Kursgebühren. Manche Einnahme steht bloß auf dem Papier, wenn Vereine nicht konsequent ihre Außenstände kontrollieren und einfordern. Nur wenn du solche Fehlentwicklungen schnell aufdeckst und beseitigst, ist auf deine Finanzplanung Verlass.

   3. Hoffnungen lassen sich nicht verbuchen.
   

   Ein Dienstleister denkt darüber nach, deinem Verein die Rechnung zu erlassen? Ein Förderer stellt Gelder in Aussicht? Alles gut – aber nicht gut genug für die Finanzplanung. Aussichten und Erwartungen sind keine Währung, mit der sich zahlen lässt. Kalkuliere deshalb nicht damit. Oder bereite zumindest Alternativplanungen für den Fall vor, dass es anders kommt, als erhofft.

   4. Schlaraffenland war gestern.
   

   Die Gelder für die Vereinsarbeit müssen aktiv eingenommen werden. Voraussetzung: Du musst Mitglieder und Förderer für deinen Verein gewinnen. Erfolgreich bist du, wenn du in der Vereinsarbeit gezielt auf die Bedürfnisse der unterschiedlichen Interessensgruppen eingehst. Grundlagen modernen Finanzmanagements sind deshalb immer Zielgruppenorientierung und Überzeugungsarbeit.

   5. Folgekosten kosten Zukunft.
   

   Neue Anschaffungen geplant? Berechne vorher alle Folgekosten, zum Beispiel Personal- und Werbekosten für neue Angebote, Wartungskosten für neue Anlagen, Instandhaltungskosten für neue Gebäude.

   6. Zahlen gehören auf den Tisch.
   

   Entscheidungsträger und Gremien brauchen Planungsklarheit. Mitglieder erwarten Transparenz, wofür ihre Beiträge verwendet werden. Förderer erwarten Rechenschaft, wie dein Verein mit den bereit gestellten Mitteln umgegangen ist. Finanzmanagement in einem gemeinnützigen Verein sollte deshalb immer transparent sein.

   7. Projekte mit Budget schaffen Transparenz.
   

   Projekte, die ordentlich budgetiert werden, wirken sich positiv auf dein Finanzmanagement aus: Sie erleichtern also die Finanzsteuerung, sorgen für klare Zuständigkeiten, schaffen Transparenz. Und genau genommen lässt sich jedes Vorhaben als Projekt planen.

   8. Das Steuerrecht kennt kein Pardon.
   

   Das Recht rund um die Finanzen ist lästig. Noch lästiger sind aber die Konsequenzen, wenn du es ignorierst. Kleine Verstöße können zur gelben, große zur roten Karte führen; und oft beginnen die großen Verstöße mit kleinen Nachlässigkeiten. Von Kavaliersdelikten jedenfalls ist im Steuerrecht keine Rede – Vereine, die sich darüber Illusionen machen, können bei der Steuerprüfung böse Überraschungen erleben.

Kernaufgaben des Finanzmanagements im Verein

Die Verantwortlichen für das Finanzmanagement im Verein sind gefordert, aktiv, vorausschauend und ideenreich für ausreichende Einnahmen zur Erfüllung der Vereinsaufgaben zu sorgen. Zwei Herausforderungen sind Spiel entscheidend: die Sicherstellung der Liquidität einerseits und andererseits die Beschaffung der benötigten finanziellen Mittel für die gesetzten Ziele.

Liquidität

 Liquidität bedeutet, dass dein Verein zu jedem Zeitpunkt über ausreichende finanzielle Mittel verfügt, um jede erforderliche Auszahlung termingerecht zu erfüllen. Die Erhaltung der Liquidität ist zugleich eine Mindest- und eine Hauptaufgabe des Finanzmanagements im Verein. Denn ohne ausreichende liquide Mittel besteht die Gefahr, dass ein Verein bald nicht mehr mitspielen kann.

Ziele und Finanzen

Finanzen sind Mittel zum Zweck. Im gemeinnützigen Verein bedeutet das, ausreichende Mittel zu akquirieren, um Visionen und Ziele zu realisieren. Ein Beispiel: Viele Vereine haben in ihrer Satzung festgelegt, nicht nur den Verein zu fördern, sondern auch sozial tätig zu werden. Damit solche engagierten Ziele nicht nur auf dem Papier stehen, müssen die Finanzverantwortlichen die nötigen Mittel beschaffen.
Die Leistungsorientierung im Finanzmanagement führt zwangsläufig zu einer Abkehr vom Denken in Haushalten, das lange Zeit vorgeherrscht hat. Haushaltspositionen während des Wirtschaftsjahres möglichst auszuschöpfen oder einzelne Budgets zu maximieren – das ist Finanzmanagement von gestern. Vorausschauendes Finanzmanagement orientiert sich an den Zielen und Bedürfnissen des ganzen Vereins als Wertegemeinschaft.

Finanzmanagement im Jahresrhythmus

Das Haushaltsjahr gibt den zeitlichen Rahmen für die Finanzplanung vor. Sie erfolgt in vier Schritten:

1. Festlegung der inhaltlichen Ziele des Vereins für das kommende Haushaltsjahr.
2. Planung der Umsetzungsschritte und der notwendigen Einnahmen und Ausgaben zur Gewährleistung der vereinbarten Ziele (Haushaltsplan).
3. Entscheidung durch die satzungsgemäß vorgesehenen Gremien über den Haushaltsplan des kommenden Jahres und damit auch über die künftigen Ziele.
4. Realisierung der strukturellen Voraussetzungen zur Durchführung des Haushaltsplans und laufende Kontrolle der geplanten Einnahmen und Ausgaben.

Steuerprivilegien und Steuerpflichten

Gemeinnützige Vereine dienen der Allgemeinheit. Der Staat unterstützt sie deshalb durch steuerliche Erleichterungen. Aus der Gemeinnützigkeit ergeben sich aber auch Beschränkungen und Pflichten:

• Die Ziele des Vereins müssen dem Gemeinwohl dienen.
• Die Ziele des Vereins müssen mit dem Vereinszweck übereinstimmen.
• Gewinnerzielungsabsichten dürfen nicht im Vordergrund stehen.
• Die Haushaltsplanung muss so angelegt sein, dass die geplanten Ausgaben mit den vorgesehenen Einnahmen zu decken sind.
• Die Struktur des Rechnungswesens muss jederzeit einen wirtschaftlichen Überblick und eine betriebswirtschaftliche Auswertung ermöglichen.
• Gewählte Vereinsvertreter kontrollieren das Wirtschaften des Vereins durch Kassenprüfungen.

Das kleine 1 x 1 der Mittelbeschaffung

Nachfolgende Überlegungen helfen dir dabei, aktiv und kreativ die Mittel zu beschaffen, die dein Verein benötigt.

 

Wissen ist Macht

Nur ein Vorstand, der sich permanent informiert, zum Beispiel bei Fachverbänden, Ämtern oder den Landessportbünden und beharrlich nachforscht und nachfragt, kommt zu den Finanzmitteln, die seinem Verein zustehen.

Kontakte sind Geld wert

Viele Informationen über Geldtöpfe erhält man nicht durch schriftliche Anfragen. Stelle dementsprechend Kontakte zu Kennern her und pflege die Beziehungen.

Beziehungen machen sich bezahlt

Viele Förderrichtlinien lassen den Entscheidern Entscheidungsspielräume. Gute Beziehungen zu Fürsprechern in Politik und Verwaltung können daher den Ausschlag zu Gunsten deines Vereins bringen. ´

Guten Bekannten wird geholfen

Wer Geld gibt, will wissen, wem er es gibt. Zu einem erfolgreichen Finanzmanagement im Verein gehört deshalb eine gute Öffentlichkeitsarbeit:

• Kennen interessante Zielgruppen deinen Verein gut?
• Wie stellt er sich in der Öffentlichkeit dar?
• Wie wird er wahrgenommen?
• Gilt er als modern und zukunftsträchtig?

Öffentliche Mittel wollen entdeckt werden

Manchmal entsteht der Eindruck, die öffentliche Hand habe sich ganz geschlossen. Wer genauer nachforscht, entdeckt aber immer noch eine Vielzahl an Fördermitteln. Zum Beispiel institutionelle Förderungen für Vereine, die Aufgaben anstelle staatlicher Einrichtungen übernehmen. Oder Projektfinanzierungen für einzelne Vorhaben, die politische Entscheidungsträger für förderungswürdig halten.

Wer öffentliche Mittel beantragen will, muss den richtigen Ansprechpartner finden. Zunächst ist die richtige Ebene auszumachen, auf staatlicher Ebene zum Beispiel die Kommune, das Land, der Bund oder die Europäische Union. Dann stellt sich die Frage, welches Ressort in welcher Behörde, welchem Verband oder welchen anderen Institutionen zuständig ist. Und schließlich sind die Leistungsvoraussetzungen zu ermitteln.

Als grobe Orientierung gilt: Vorhaben mit lokaler Bedeutung fallen in die Zuständigkeit der Kommune; für Aufgaben mit landesweiter Bedeutung gibt es Landesprogramme, die auch örtliche Vorhaben fördern. Aufgaben mit bundesweiter Bedeutung fallen in den Verantwortungsbereich der Bundesministerien und Bundesbehörden oder der Europäischen Union (EU). Bund und EU dürfen keine Dauerfinanzierungen für kommunale oder landesweite Vorhaben übernehmen. Sie fördern deshalb nur zeitlich begrenzte Modellvorhaben.

Private Mittelgeber fördern und fordern

Beispielsweise ist Sponsoring ein Erfolg versprechender Weg, bei privaten Gebern Finanzmittel für deinen Verein zu beschaffen. Aber ein Sponsor erwartet eine Gegenleistung. Mache ihm daher ein attraktives Angebot, das ihm seinen Nutzen verdeutlicht. 

Kassenprüfung

Kassenprüfung

Die sogenannte Kassenprüfung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Sie ist aber in den meisten Satzungen vorgesehen. Das ist auch gut so. Denn nur durch eine ordentliche Kassenprüfung und den daraus resultierenden Bericht kann die Mitgliederversammlung die Informationen bekommen, die sie braucht, um den Vorstand entlasten zu können. Eigentlich ist der Begriff „Kassenprüfung“ nicht korrekt. Denn die Kassenprüfer prüfen ja nicht nur die Kasse deines Vereins. Sie nehmen die ganze Buchhaltung unter die Lupe. Deshalb wäre es richtiger, hier von Buchprüfern oder Revisoren zu sprechen. In diesem Beitrag bleiben wir aber weiterhin bei dem Begriff Kassenprüfung beziehungsweise Kassenprüfer.

Eine Kassenprüfung kann auch ohne Satzungsvorschrift durchgeführt werden, wenn diese die Mitgliederversammlung beschließt. Außerdem kann es das Gewohnheitsrecht der Kassenprüfung geben: Wenn dein Verein sie immer jährlich durchgeführt hat, kann sie nicht grundlos eingestellt werden.

Was wird geprüft?

Normalerweise steht in den Satzungen nur, dass eine Kassenprüfung durchgeführt wird – nicht aber, was im Detail geprüft werden soll. Einige größere Vereine besitzen eine zusätzliche Finanzordnung, in der dann auch die Prüfkriterien festgelegt werden. Bei kleineren Vereinen ist das aber nicht zwingend notwendig.

Die Kassenprüfer sollten im Normalfall folgende Punkte prüfen:

• Ordnungsgemäße Führung der Buchführung inklusive Führung des Kassenbuchs
• Satzungsgemäße Verwendung der Mittel, die dem Verein zur Verfügung stehen
• Falls vorhanden: Abgleich mit dem Haushaltsplan

Wichtig: Eine gewissenhafte Prüfung benötigt Zeit. Sie sollte deshalb nicht erst kurz vor der Mitgliederversammlung stattfinden. Man sollte so früh beginnen, dass auch noch Zeit bleibt, gefundene Unklarheiten oder Fehler zu klären beziehungsweise zu korrigieren.

Inhaltlich sollten die folgenden Punkte geprüft werden:

Zunächst sollte die Buchhaltung unter dem Gesichtspunkt der Trennung der verschiedenen relevanten Bereiche betrachtet werden. Grundsätzlich müssen Einnahmen und Ausgaben getrennt erfasst und gegenübergestellt werden. Außerdem musst du die Einnahmen und Ausgaben nach den vier steuerrelevanten Bereichen (Ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb) unterscheiden.

Hierbei kann auch schon geprüft werden, ob die vorgelegten Unterlagen vollständig sind. Dazu werden beispielsweise stichprobenartig bei einigen Buchungen geprüft, ob hierzu auch die entsprechenden Belege vorliegen. Außerdem sollte geprüft werden, ob die Belege durchgehend nummeriert sind. Außerdem sollte die Vermögensaufstellung unter die Lupe genommen werden. Hat dein Verein keine Vermögensaufstellung, sollte man diese nachfordern.

Außerdem musst du prüfen, ob die Geschäftsvorfälle auch dem richtigen Geschäftsjahr zugeordnet wurden. Das Geschäftsjahr ist bei den meisten Vereinen das Kalenderjahr – es kann aber auch ein anderer zwölf Monate umfassender Zyklus in der Satzung festgelegt werden.

Ein wichtiger Prüfungspunkt ist die wirtschaftliche Mittelverwendung. Hierzu gehört, ob

• die Mittel für die satzungsgemäßen Aufgaben verwendet wurden,
• Skonti genutzt und
• Mahn- oder gar Inkassogebühren vermieden wurden.
• Forderungen des Vereins verfolgt und eingetrieben wurden.

Wer prüft?

Für die Prüfung wählt die Mitgliederversammlung die Kassenprüfer. Wie viele Prüfer gewählt werden und wie lange diese im Amt sind, bestimmt die Satzung deines Vereins. In den meisten Fällen werden die Kassenprüfer für die selbe Zeit gewählt, für die auch die Vorstandsmitglieder gewählt werden. Das ist aber keine Pflicht!

Ein Kassenprüfer sollte dem geschäftsführenden Vorstand gegenüber neutral sein. Er sollte ihm also nicht selbst angehören oder mit einem Vorstandsmitglied verwandt sein. Er könnte zwar dem erweiterten Vorstand angehören, aber auch das ist nicht empfehlenswert. Kassenprüfer müssen aber nicht unbedingt Mitglieder deines Vereins sein. Da es gut ist, wenn man einen „Fachmann“ (z. B. Buchhalter, Steuerberater usw.) dafür gewinnen kann, der dann auch noch gar keine Bindung zum Verein hat, ist das sogar wünschenswert – aber „für lau“ wirst du wahrscheinlich niemanden dafür finden.

Im vorigen Absatz haben wir ja bereits ausgeführt, was alles geprüft werden sollte. Welche speziellen Kenntnisse ein Kassenprüfer hierfür mitbringen sollte, hängt vom Verein ab.

Der Verein …	Der Prüfer sollte …
… beschäftigt bezahlte Kräfte (Mitarbeiter)	… sich mit Lohnabrechnungen auskennen und die sozialversicherungspflichtigen Meldevorgaben kennen. Außerdem sollte er die steuerliche Verantwortung eines Arbeitgebers kennen.
… führt eine doppelte Buchführung (Soll an Haben)	… zumindest Grundkenntnisse in dieser Art der Buchführung besitzen.
… muss bilanzieren oder bilanziert freiwillig	… umfassende Buchhaltungskenntnisse haben. Hier einen Buchhalter oder Steuerberater einsetzen zu können, ist von Vorteil.
… ist gemeinnützig tätig	… muss sich auch in der Besteuerung gemeinnütziger Körperschaften auskennen, da hier die richtige Zuordnung der Einnahmen und Ausgaben zu einen der vier Bereiche eines Vereins erkennen muss (Ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb.

Die Prüfungsunterlagen

Den Kassenprüfern sollte der Vorstand alle Unterlagen die zur Buchführung gehören vorlegen. Verweigert er die Herausgabe, dürftest auch du vermuten, dass er etwas zu verbergen hat. Dadurch kann eine ordnungsgemäße Prüfung unmöglich werden, was dann auch so im Prüfbericht stehen muss. Verlangt der Prüfer vom Vorstand weitere Informationen, sollten auch diese zur Verfügung gestellt werden. Letztlich ist eine umfassende Prüfung nicht zuletzt im Sinne des Vorstandes. Denn auf Basis des Prüfberichts erteilt die Mitgliedersammlung die Entlastung. Diese erstreckt sich aber immer nur auf das, was die Versammlung weiß. Da aber nicht alle Mitglieder die Unterlagen prüfen können, hat sie diese Aufgabe an die Prüfer delegiert. Für Tatbestände, die den Prüfern also verschwiegen werden, erhält der Vorstand keine Entlastung.

Wenn Missstände aufgedeckt werden

Sinn einer Prüfung ist es, dass etwaige Missstände aufgedeckt werden, damit diese bereinigt werden können. Mit der Klärung sollte man aber nicht bis zur Mitgliederversammlung warten und dann „die Bombe platzen lassen. Im Gegenteil: Aufgedeckte Missstände sollten umgehend mit dem Vorstand besprochen und eine Klärung herbeigeführt werden. Dies gilt insbesondere dann, wenn sich herausstellt, dass Handlungen die Gemeinnützigkeit des Vereins gefährden.

Abschluss der Prüfung: Der Prüfbericht

Im Prüfbericht stellen die Prüfer die Ergebnisse ihrer Arbeit der Mitgliederversammlung vor. Wenn man Fachleute (Steuerberater, Buchhalter) als Prüfer hat, ist dies während der Prüfung von Vorteil. Beim Prüfbericht passiert es aber dann doch recht häufig, dass der Bericht so abgefasst wird, dass ihn auch nur Experten verstehen. Die Prüfer sollten deshalb den Berichtsentwurf vor der Mitgliederversammlung von einem vertrauenswürdigen Mitglied auf seine Verständlichkeit hin prüfen lassen.

Als Ergebnis des Prüfberichts empfehlen die Prüfer die Entlastung des Vorstands. Dabei gibt es mehrere Möglichkeiten:

• Entlastung des gesamten Vorstands
• Entlastung nur für einzelne Geschäftsbereiche
• Entlastung einzelner Vorstandsmitglieder

Entlastung verweigern (und vorschlagen, diese auf eine spätere Mitgliederversammlung zu verlegen.