DATEV-Export für Vereine: einfach und übersichtlich

Der Buchungsschlüssel ist eine DATEV-spezifische Kennzahl, die steuert, wie eine Buchung steuerlich verarbeitet wird. Er definiert unter anderem, ob und in welcher Höhe Umsatzsteuer oder Vorsteuer berücksichtigt wird. 

Die Generierung erfolgt bei uns vollständig automatisiert auf Basis klar definierter Attribute. Grundlage ist die DATEV-Logik im SKR 42. 

Folgende Parameter fließen in die Ermittlung ein: 

• Hinterlegte Sphäre der Buchung 

• Verwendeter Mehrwertsteuersatz je Position 

• Status der Kleinunternehmerregelung 

Das System kombiniert diese Informationen und leitet daraus den korrekten Buchungsschlüssel ab. Dieser wird anschließend automatisch in der entsprechenden Spalte gesetzt. 

Der Vorteil: 

• Keine manuelle Ableitung notwendig 

• Reduzierung von Fehlerquellen 

• DATEV-konforme und konsistente Buchungen 

Kurz gesagt: Der Buchungsschlüssel wird regelbasiert im Hintergrund erzeugt und stellt sicher, dass jede Buchung steuerlich korrekt eingeordnet ist.

Die Infospalte ist eine reine Hilfestellung innerhalb des Buchungsjournals. Sie zeigt Dir auf einen Blick, wie vollständig eine Buchung bereits bearbeitet ist und wo noch Handlungsbedarf besteht. 

Es gibt drei Status: 

• Orange: Es wurde nur die Zahlung erfasst, es liegt noch keine Zuordnung vor 

• Gelb: Ein Beleg ist zugeordnet, die steuerliche Kategorisierung ist noch offen oder unvollständig 

• Grün: Die Buchung ist vollständig verarbeitet und korrekt zugeordnet 

Wichtig: Die Infospalte dient ausschließlich der Orientierung. Sie hat keinen Einfluss auf die Buchungslogik und wird im Export nicht berücksichtigt. 

Die Zuordnung ist die Grundlage für das gesamte Buchungsjournal. Alle Zahlungs­ein- und -ausgänge werden darauf aufgebaut und entsprechend verbucht. 

Damit diese Buchungen korrekt verarbeitet werden können, ist eine Zuordnung zu einem Konto aus dem SKR 42 erforderlich. Die vorgeschlagenen Konten basieren dabei auf dem DATEV-Kontenrahmen für Vereine. 

Konkret bedeutet das: 

• Bank- und Offline-Konten starten ab Konto 1800 

• Kassenkonten starten ab Konto 1600 

So wird sichergestellt, dass alle Zahlungsbewegungen von Anfang an korrekt in die Buchhaltung eingeordnet sind. 

Der Dateiname wird bewusst standardisiert erzeugt, um eine eindeutige und nachvollziehbare Struktur sicherzustellen. Der ursprünglich hochgeladene Dateiname wird dabei überschrieben. 

Das Schema ist einfach: 
Der Dateiname setzt sich aus Belegtyp und Belegnummer zusammen. 

Der Vorteil: 

• Klare und einheitliche Benennung aller Belege 

• Schnelles Wiederfinden in der Anwendung und im Export 

• Bessere Nachvollziehbarkeit für Dritte, z. B. den Steuerberater 

So ist jederzeit transparent, um welchen Beleg es sich handelt und wie er zugeordnet ist. 

Der Buchungstext wird automatisch aus den vorhandenen Informationen abgeleitet. 

• Bei Zahlungsein- und -ausgängen basiert er auf dem Verwendungszweck 

• Bei Belegen wird das Feld „Notiz“ herangezogen 

So entsteht ohne manuellen Aufwand ein konsistenter und nachvollziehbarer Buchungstext. 

Für den Export müssen in den Steuereinstellungen folgende Pflichtangaben hinterlegt sein: 

• Beraternummer (i. d. R. 4 bis 7-stellig) 

• Mandantennummer (5-stellig) 

• Wirtschaftsjahr (Start des Geschäftsjahres) 

Ohne diese Informationen ist kein Export möglich. Das System prüft die Angaben und verhindert den Export mit einer entsprechenden Fehlermeldung. 

Wichtig im Zusammenhang mit dem Wirtschaftsjahr: 
Der im Buchungsjournal gewählte Zeitraum muss zum hinterlegten Wirtschaftsjahr passen. Andernfalls kann die Datei von DATEV nicht korrekt verarbeitet werden. 

Hintergrund: 
Im DATEV-Format enthält das Belegdatum nur Tag und Monat. Das Jahr wird nicht übergeben, sondern von DATEV anhand des Wirtschaftsjahres und des Exportzeitraums abgeleitet. 

Fazit: 
Wenn Zeitraum und Wirtschaftsjahr nicht sauber aufeinander abgestimmt sind, ist der Export fachlich nicht valide und kann nicht korrekt importiert werden. 

Infospalte 

• Systemseitig generierter Status zur Orientierung 

• Zeigt, ob eine Buchung vollständig verarbeitet ist oder noch Handlungsbedarf besteht 

• Keine Relevanz für den Export 

Zahlungsdatum 

• Maßgebliches Datum für Journal und Export 

• Entspricht dem tatsächlichen Buchungsdatum der Zahlung 

• Belegdatum wird hier nicht berücksichtigt 

Belegnummer 

• Bei Zahlungen: basiert auf der Transaktionsnummer 

• Bei zugeordneten Belegen: interne Belegnummer 

• Rechnungen und Ausgaben aus dem Nummernkreis 

• Spenden und Einnahmen fortlaufend generiert 

Betrag 

• Oberste Ebene: Gesamtbetrag der Zahlung 

• Untergeordnet: Aufteilung auf Belegpositionen je nach Zuordnung 

• Mehr- und Minderbeträge werden anteilig auf die Positionen verteilt 

Kontonummer (Soll) 

• Entspricht der Kontonummer der verwendeten Steuerkategorie 

Kontoname (Soll) 

• Bezeichnung der Steuerkategorie 

Gegenkontonummer / Gegenkontoname 

• Entsprechend Gegenkonto der Buchung 

• Ebenfalls abgeleitet aus der Steuerkategorie 

Sphäre 

• Wird aus den Einstellungen der jeweiligen Belegposition übernommen 

Buchungsschlüssel 

• Automatisch generiert 

• Grundlage sind Sphäre, Mehrwertsteuersatz, Buchungsart und ggf. Kleinunternehmerregelung 

Buchungstext 

• Bei Zahlungen: Verwendungszweck