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E-RECHNUNGSPFLICHT für vereine SEIT 01.01.25
E-Rechnungen im Verein einfach & stressfrei erledigen
Seit dem 01.01.2025 gilt die E-Rechnungspflicht für Vereine. Mit MeinVerein verarbeitet und speichert ihr E-Rechnungen rechtssicher und unkompliziert.
E-Rechnungen im Verein
– alles Wichtige in einer Lösung
E-Rechnungen
komplett abdecken Empfangen, erstellen,
versenden, archivieren
Rechtssicher ab 2025 Erfüllt die E-Rechnungspflicht
im Verein
Für Vereine gemacht
komplett abdecken Auch für ehrenamtliche
Kassenwarte
Einfach und übersichtlich Ohne Buchhaltungskenntnisse nutzbar
Schnell-Check:
Gilt die E-Rechnungspflicht
für unseren Verein?
(Mehrere Antworten möglich)
Unser Verein hat einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb.
Wir erstellen Rechnungen an Unternehmen oder öffentliche Auftraggeber (z. B. Kommunen).
Wir erhalten Rechnungen von Unternehmen oder öffentlichen Auftraggebern (z.B. Kommunen).
Wir haben Einnahmen außerhalb des ideellen Bereichs.
XML- & ZUGFeRD kompatibel
E-Rechnungen empfangen und einlesen
Lies E-Rechnungen im XML- oder ZUGFeRD-Format direkt in MeinVerein ein. Dank Texterkennung werden die wichtigsten Rechnungsdaten automatisch ausgelesen und übersichtlich angezeigt – so kannst du Belege schneller prüfen und direkt weiterverarbeiten.
Kostenlos testen
Automatische Rechnungsansicht
E-Rechnungen verständlich anzeigen
E-Rechnungen liegen meist als strukturierte XML-Daten vor und sind ohne spezielle Software schwer zu lesen. MeinVerein erzeugt beim Import automatisch eine übersichtliche Vorschau der Rechnung, damit du alle wichtigen Informationen wie Rechnungssteller, Positionen und Beträge sofort erkennen kannst. So prüfst du Belege schneller und behältst jederzeit den Überblick über die Finanzen deines Vereins.
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E-Rechnungen erstellen
E-Rechnungen erstellen, versenden und herunterladen
Erstelle E-Rechnungen direkt in MeinVerein und versende sie schnell und unkompliziert an Unternehmen oder öffentliche Auftraggeber. Die Rechnungen werden automatisch im passenden Format erzeugt und können jederzeit heruntergeladen oder weitergegeben werden. So behältst du alle Belege zentral im Blick und erfüllst die Anforderungen der E-Rechnungspflicht im Verein.
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Sicher speichern
E-Rechnungen gesetzeskonform archivieren
Alle E-Rechnungen werden in MeinVerein zentral und sicher gespeichert. So hast du jederzeit Zugriff auf deine Belege und kannst Rechnungen schnell wiederfinden, prüfen oder weiterverarbeiten. Die strukturierte Archivierung unterstützt dich dabei, gesetzliche Aufbewahrungspflichten einzuhalten und deine Vereinsfinanzen transparent und nachvollziehbar zu dokumentieren.
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Für Vereine entwickelt
Für Vereine und Ehrenamt gemacht
MeinVerein wurde speziell für die Anforderungen von Vereinen entwickelt. Auch ohne tiefes Buchhaltungswissen kannst du E-Rechnungen einfach empfangen, erstellen und verwalten. Die intuitive Oberfläche hilft dir dabei, administrative Aufgaben schneller zu erledigen – damit mehr Zeit für das eigentliche Vereinsleben bleibt.
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Einfach erklärt
Häufig gestellte Fragen zum Thema E-Rechnungen im Verein
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für unseren Verein?
Seit dem 01.01.2025 müssen auch Vereine E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, wenn sie Rechnungen von Unternehmen oder öffentlichen Auftraggebern erhalten. Diese Rechnungen werden künftig nicht mehr nur als PDF oder Papier verschickt, sondern in strukturierten Formaten wie XML, XRechnung oder ZUGFeRD.
Typische Beispiele für eingehende E-Rechnungen im Verein sind z. B.:
- Strom- oder Gasrechnungen
- Rechnungen für Hallen- oder Platzmieten
- Lieferantenrechnungen (z. B. Sportequipment oder Vereinsbedarf)
Auch ausgehende Rechnungen können betroffen sein, etwa bei:
- Sponsorenrechnungen
- Rechnungen an Unternehmen oder öffentliche Auftraggeber
- Abrechnungen für Veranstaltungen
Mit MeinVerein kannst du E-Rechnungen einfach empfangen, anzeigen und weiterverarbeiten – und bist damit auf die neuen Anforderungen vorbereitet.
Welche E-Rechnungsformate unterstützt MeinVerein?
Mit MeinVerein kannst du E-Rechnungen in den gängigen Formaten XML und ZUGFeRD empfangen und verarbeiten. Diese Formate enthalten strukturierte Rechnungsdaten, die von Software automatisch ausgelesen werden können.
Beim Import einer E-Rechnung erkennt MeinVerein die wichtigsten Informationen automatisch, zum Beispiel:
- Rechnungssteller
- Rechnungsdatum
- Rechnungspositionen
- Beträge und Steuern
Die Daten werden anschließend in einer übersichtlichen Vorschau dargestellt, sodass du die Rechnung schnell prüfen kannst – auch ohne die XML-Datei selbst lesen zu müssen.
Brauche ich Buchhaltungskenntnisse, um E-Rechnungen zu verwalten?
Nein. MeinVerein wurde speziell für Vereine und Ehrenamtliche entwickelt. Du benötigst keine tiefen Buchhaltungskenntnisse, um E-Rechnungen zu empfangen, zu prüfen oder zu verwalten.
Die Oberfläche ist bewusst einfach aufgebaut, damit typische Aufgaben schnell erledigt werden können, zum Beispiel:
- eingehende Rechnungen prüfen
- Rechnungen dokumentieren
- Belege für die Vereinsfinanzen verwalten
So behalten auch Kassenwarte oder Vorstände ohne professionelle Buchhaltungserfahrung den Überblick über die Finanzen des Vereins.
Wie werden E-Rechnungen in MeinVerein gespeichert?
Alle E-Rechnungen werden in MeinVerein zentral und übersichtlich in den Belegen gespeichert. Dadurch hast du jederzeit Zugriff auf deine E-Rechnungen und kannst diese schnell wiederfinden.
Das hilft dir zum Beispiel bei:
- der Vorbereitung der Mitgliederversammlung
- der Dokumentation gegenüber Förderern oder Sponsoren
- der Nachvollziehbarkeit von Vereinsausgaben
Die strukturierte Ablage unterstützt dich dabei, Rechnungen langfristig zu dokumentieren und deine Vereinsfinanzen transparent zu verwalten.
Kann ich mit MeinVerein auch selbst E-Rechnungen erstellen?
Ja. Mit MeinVerein kannst du E-Rechnungen direkt in deiner Vereinsverwaltung erstellen und anschließend versenden oder herunterladen.
Das ist besonders praktisch, wenn dein Verein zum Beispiel Rechnungen erstellt für:
- Sponsoren oder Partnerunternehmen
- Firmenmitgliedschaften oder Fördermitgliedschaften
- Veranstaltungen oder Vereinsangebote
Die Rechnungen werden direkt in MeinVerein gespeichert, sodass du jederzeit nachvollziehen kannst, welche Rechnungen erstellt und versendet wurden.
Sicheres Arbeiten mit WISO MeinVerein
DSGVO konform
MeinVerein Web ist für die datenschutzkonforme Nutzung nach DSGVO ausgelegt. Ihr schließt mit der Registrierung einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab. Bei Accountlöschung werden Eure Vereinsdaten vollständig gelöscht. In der Anwendung sorgen ein Login sowie die Bestimmung von Zugriffsrechten für Datenschutz.
Software hosted in Germany
Eure Daten werden auf den mehrfach geschützten Servern am Hauptsitz der Buhl Data Service GmbH in Deutschland gesichert. Das VdS-Zertifikat bestätigt, dass sich das Unternehmen organisatorisch, technisch und präventiv auf Angriffsszenarien vorbereitet hat und über passende Prozesse und Schutzmaßnahmen verfügt.
Lizenziertes Banking
Ihr arbeitet in MeinVerein Web mit dem lizenzierten buhl:Banking. Dieses wurde als sicherer Kontoinformations- (KID) und Zahlungsauslösedienst (ZAD) von der BaFin zertifiziert. Damit erfüllt das integrierte Banking die offizielle Zulassung für PSD2-konforme Bankingdienste und höchste Standards.
Software as a Service (SaaS)
MeinVerein Web ist eine Anwendung, die über jeden Webbrowser oder mobil über die MeinVerein App aufrufbar ist. Dabei setzen wir auf modernste Verschlüsselungstechnik (AES256) und legen höchsten Wert auf Schutz vor Cyberattacken und Hackerangriffen. Eure Daten sind damit vor dem Zugriff Dritter abgesichert.
E-Rechnungen im Verein: Das solltest du wissen
Seit dem 01.01.2025 ist das Thema E-Rechnungen für viele Vereine relevant geworden. Denn sobald dein Verein im wirtschaftlichen Geschäftsbereich tätig ist, muss er in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten sowie revisionssicher aufzubewahren. Wichtig zu wissen: Dabei geht es nicht um Mitgliedsbeiträge oder interne Zahlungen im Verein. Die Regelung betrifft vorallem Rechnungen im geschäftlichen Kontext, wie z. B. Rechnungen an Sponsoren, Dienstleister oder Lieferanten.
Doch was bedeutet das konkrekt für deinen Vereinsalltag? Für den Übergang gelten klare Fristen: Bis 31.12.2026 sind Papierrechnungen und PDF-Rechnungen weiterhin erlaubt – jedoch nur mit Zustimmung des Empfängers. Ab 01.01.2027 gilt diese Übergangsregelung nur noch für Organisationen mit weniger als 800.000 Euro Jahresumsatz. Ab dem 01.01.2028 sind E-Rechnungen verpflichtend.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist keine einfache PDF-Datei, sondern ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat (z. B. XML oder ZUGFeRD). Im Unterschied zu einer PDF-Rechnung kann sie automatisch von Systemen verarbeitet werden. Das ermöglicht das automatische Einlesen von Rechnungsdaten, weniger manuelle Eingaben und eine strukturierte Weiterverarbeitung in der Buchhaltung. Kurz gesagt: Wieder mehr Zeit für das Vereinsleben.
Warum Vereine jetzt handeln sollten
Auch wenn es Übergangsfristen für das Erstellen von E-Rechnungen gibt, gilt: Vereine müssen seit dem 01.01.2025 technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das bedeutet: Eingehende Rechnungen müssen digital verarbeitet werden können, Belege müssen im Originalformat archiviert werden und Prozesse in der Vereinsbuchhaltung sollten angepasst werden. Wer frühzeitig auf digitale Lösungen setzt, spart sich später aufwendige Umstellungen.
E-Rechnungen sind ein wichtiger Schritt hin zu einer modernen und effizienten Vereinsorganisation. Statt Rechnungen auszudrucken, abzutippen oder manuell abzulegen, laufen viele Schritte automatisiert im Hintergrund. Das sorgt für mehr Übersicht in der Buchhaltung, weniger Papieraufwand und bessere Nachvollziehbarkeit bei Prüfungen.
Fazit: Jetzt vorbereiten und später profitieren
Auch wenn die Einführung der E-Rechnung zunächst mit etwas Einarbeit verbunden ist, lohnt sich die Umstellung langfristig. Vereine, die frühzeitig digitale Lösungen nutzen, profitieren von effizienteren Abläufen und mehr Sicherheit in ihrer Finanzverwaltung. Denn klar ist auch: Die E-Rechnung wird schrittweise gesetzlich verpflichtend. Spätestens ab 2028 müssen entsprechende Rechnungen im B2B-Bereich vollständig elektronisch verarbeitet werden. Wer sich bereits jetzt vorbereitet, vermeidet später Zeitdruck und aufwendige Umstellungen.
