Briefanrede

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Briefanrede

Zuletzt aktualisiert: 14.05.2025

Mit der individuell anpassbaren Briefanrede stellen Sie sicher, dass Ihre Vereinsmitglieder, Spender oder Geschäftspartner stets korrekt und angemessen angesprochen werden. Durch die Verbindung von Anrede, Geschlecht, Ansprache und Briefanrede wird nicht nur der Kommunikationsstil vereinheitlicht, sondern auch die Effizienz der Datenpflege deutlich verbessert.

Sobald in einem Profil eine Anrede ausgewählt wird, füllt das System die zugehörigen Felder automatisch aus – etwa das Geschlecht oder die Ansprache im Briefkopf. Dies schafft klare Strukturen und spart wertvolle Zeit bei der Erstellung von Schreiben.

🛠️ Anreden definieren und verknüpfen

Sie können eine eigene Tabelle mit Anreden anlegen und individuell gestalten. Jede Anrede lässt sich mit mehreren Informationen kombinieren:

Anrede (z. B. Herr, Frau, Divers)
Geschlecht (z. B. männlich, weiblich, keine Angabe)
Ansprache im Briefkopf (z. B. „Herrn“ statt „Herr“)
Briefanrede, sowohl in formeller als auch persönlicher Variante

Dank dieser Verknüpfung entfällt die manuelle Eingabe und das Risiko inkonsistenter Daten wird minimiert.

🔄 Automatische Zuordnung

Bei Auswahl einer Anrede (z. B. „Frau“) wird automatisch das passende Geschlecht gesetzt.
Die Kombinationen sind flexibel: Mehrere Anreden können demselben Geschlecht zugeordnet werden.
Auch mehrfach verwendete Anreden (z. B. für „Divers“ oder „keine Angabe“) sind möglich.

🧾 Ansprache im Briefkopf

Neu hinzugekommen ist das Feld Ansprache, das speziell für den Briefkopf verwendet wird. Statt wie früher nur „Herr“ oder „Frau“ einzusetzen, können Sie jetzt gezielt z. B. „Herrn“ oder „Frau Dr.“ angeben. Das System nutzt diese Angabe automatisch bei der Erstellung von Dokumenten, sofern Anrede und Geschlecht im Profil definiert sind.

📬 Briefanrede individuell gestalten

Für jede Anrede lassen sich zwei Varianten definieren:

Formell: z. B. „Sehr geehrter Herr Mustermann“
Persönlich: z. B. „Liebe Anna“

⚙️ Standardkonfiguration und Flexibilität

Sie können eine Standardkonfiguration für Briefanreden festlegen, die automatisch in neuen Profilen verwendet wird.
Diese Vorgabe lässt sich bei Bedarf individuell anpassen – etwa für verschiedene Zielgruppen.

Beispiel:
Ihr Verein möchte Mitglieder persönlich ansprechen („Liebe Claudia“), während Geschäftspartner formell kontaktiert werden („Sehr geehrte Frau Müller“). Mit der Konfiguration pro Profil ist dies ganz einfach umsetzbar.

✍️ Manuelle Anrede für Sonderfälle

Für besondere Anforderungen gibt es die Option „manuelle Anrede“. Diese steht in den Profilen als zusätzliches Feld zur Verfügung und erlaubt die freie Eingabe einer individuellen Anrede – unabhängig von den vordefinierten Kombinationen.