Zuletzt aktualisiert: 28.04.2025
Euer Verein muss dem Finanzamt jedes Jahr einen Tätigkeitsbericht vorlegen – unabhängig davon, ob die Körperschaftsteuererklärung nur alle drei Jahre fällig ist. Das schreibt der Anwendungserlass zur Abgabenordnung vor. Der Tätigkeitsbericht hilft dem Finanzamt einzuschätzen, ob Ihr die Anforderungen der Gemeinnützigkeit erfüllt. Die eigentliche formale Prüfung der Gemeinnützigkeit erfolgt dann mit der Körperschaftsteuererklärung, genauer gesagt über die Anlage GEM. Diese enthält die zentralen Angaben zur Gemeinnützigkeit und wird gemeinsam mit der Steuererklärung eingereicht. Der Tätigkeitsbericht, den Ihr dem Finanzamt vorlegt, sollte anders aufgebaut sein als der Bericht, den Ihr bei der Mitgliederversammlung präsentiert. In diesem Blogbeitrag erklären wir Euch, was die rechtliche Grundlage des Tätigkeitsberichts fürs Finanzamt ist, wie der Tätigkeitsbericht aussehen sollte und was in den Bericht alles hinein gehört.
Ihr habt offene Fragen rund um das Thema Tätigkeitsbericht? Dann stellt uns diese sehr gerne in den Kommentaren. ❤️
Das Wichtigste in Kürze
- Der Tätigkeitsbericht muss für jedes Geschäftsjahr angefertigt werden, um dem Finanzamt nachzuweisen, dass der Verein die steuerbegünstigten Zwecke tatsächlich erfüllt.
- Der Bericht muss Einnahmen, Ausgaben, Rücklagen und die Unterscheidung zwischen gemeinnützigen und wirtschaftlichen Einnahmen enthalten.
- Der Tätigkeitsbericht sollte einfach und übersichtlich gestaltet sein, indem tabellarische Darstellungen genutzt und zusätzliche Belege wie Fotos und Presseberichte im Anhang beigefügt werden.
- Der Bericht sollte die gemeinnützigen Aktivitäten und den ehrenamtlichen Einsatz betonen, während gesellige Veranstaltungen und wirtschaftliche Tätigkeiten nur kurz erwähnt werden sollten.
Der Tätigkeitbericht für das Finanzamt: Definition
Der Tätigkeitsbericht für das Finanzamt ist ein wichtiges Dokument, das jedes Jahr von gemeinnützigen Vereinen eingereicht werden muss. Er dient dazu, dem Finanzamt nachzuweisen, dass der Verein die steuerbegünstigten Zwecke, die in der Vereinssatzung festgelegt sind, auch tatsächlich erfüllt. Der Bericht enthält eine detaillierte Auflistung der Aktivitäten des Vereins, insbesondere der gemeinnützigen Tätigkeiten.
Der Tätigkeitsbericht ist nicht zu verwechseln mit dem Rechenschaftsbericht. Während der Tätigkeitsbericht die gemeinnützigen Aktivitäten und Veranstaltungen des Vereins dokumentiert, enthält der Rechenschaftsbericht eine detaillierte Aufstellung über die finanziellen Aspekte, wie Einnahmen und Ausgaben.
Dazu gehören Informationen zu Veranstaltungen, Projekten, Förderern und den eingesetzten ehrenamtlichen Stunden. Der Tätigkeitsbericht hilft dem Finanzamt, die Gemeinnützigkeit des Vereins zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle steuerlichen Vorgaben eingehalten werden. Der Bericht sollte einfach und übersichtlich gestaltet sein, damit die relevanten Informationen schnell erkennbar sind. Dabei ist es wichtig, dass der Verein seine gemeinnützigen Zwecke klar in den Vordergrund stellt und gesellige oder wirtschaftliche Veranstaltungen nur kurz erwähnt.
Rechtliche Grundlage des Tätigkeitsberichts fürs Finanzamt
Nach § 63 Abs. 1 der Abgabenordnung (AO) muss die tatsächliche Geschäftsführung des Vereins auf die ausschließliche und unmittelbare Erfüllung der steuerbegünstigten Zwecke gerichtet sein. Außerdem müssen die Bestimmungen eingehalten werden, die die Vereinssatzung über die Voraussetzungen für Steuervergünstigungen enthält. Das bedeutet im Klartext, dass es nicht reicht, wenn Eure Gemeinnützigkeit auf dem Papier steht – sie muss auch im Verein praktiziert und gelebt werden.
Die meisten Vereine müssen lediglich alle drei Jahre eine Steuererklärung abgeben. Das ändert aber nichts daran, dass für jedes Geschäftsjahr ein Tätigkeitsbericht erstellt werden muss.
Deshalb verlangt das Finanzamt auch regelmäßig Belege über Eure Tätigkeit. Hierzu gehört eine Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben, eine Vermögensübersicht, Angaben über die Rücklagenbildung und Rücklagenentwicklung. Wenn Ihr neue Einnahmequellen generiert, müsst ihr darauf achten, ob die Einnahmen dem gemeinnützigen Bereich zugerechnet werden können oder ob ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb vorliegt. Darüber hinaus muss für jedes Geschäftsjahr ein Tätigkeitsbericht erstellt werden.
Wie sollte der Tätigkeitsbericht fürs Finanzamt aussehen?
Den Tätigkeitsbericht könnt Ihr grundsätzlich frei gestalten. Achtet dabei aber darauf, ihn so aufzubereiten, dass das Finanzamt schnell findet, was es braucht. Verzichtet auf lange Texte – eine tabellarische Übersicht mit den relevanten Informationen ist oft hilfreicher. Ergänzende Unterlagen wie Presseberichte oder Fotos könnt Ihr gern beifügen. Diese sollten jedoch gesammelt, durchnummeriert und als Anhang beigefügt werden. Im Bericht selbst verweist Ihr dann auf die jeweilige Nummer im Anhang. So kann der zuständige Sachbearbeiter gezielt entscheiden, welche Informationen er sich genauer anschaut.
Nutzt für den Tätigkeitsbericht am besten jedes Jahr die gleiche Struktur – das spart Euch Zeit und erleichtert dem Finanzamt die Prüfung.
Da es keine verbindlichen Vorgaben zum Inhalt des Tätigkeitsberichts gibt, habt Ihr in der Darstellung einige Freiheiten. Diesen Spielraum solltet Ihr bewusst nutzen – mit dem Ziel, nachvollziehbar darzulegen, dass Euer Verein zu Recht als gemeinnützig anerkannt ist. Im Mittelpunkt stehen dabei die Aktivitäten und Veranstaltungen, die direkt dem satzungsgemäßen und gemeinnützigen Zweck dienen. Gesellige Veranstaltungen – auch wenn sie laut Satzung erlaubt sind – sollten im Tätigkeitsbericht eher zurückhaltend behandelt oder ganz weggelassen werden. Wichtig ist, dass der Bericht deutlich macht: Die gemeinnützigen Ziele stehen im Mittelpunkt Eures Vereinslebens.
So stellt Ihr Eure gemeinnützige Arbeit im Tätigkeitsbericht überzeugend dar
Gemeinnützige Tätigkeiten zeichnen sich unter anderem durch den ehrenamtlichen Einsatz aus. Deshalb sollte dieser Einsatz im Tätigkeitsbericht betont werden. Vergesst deshalb nicht, auch Schulungs- und Ausbildungszeiten der ehrenamtlichen Mitarbeiter aufzuführen. Wenn Ihr Euch unsicher seid, ob Angaben im Bericht schaden oder nutzen, lasst sie – wenn möglich – weg. Wenn das Finanzamt weitere Informationen braucht, wird es sich bei Euch melden.
Der Tätigkeitsbericht sollte eine Sammlung der wichtigsten Fakten sein. Wir empfehlen Euch die folgende Gliederung:
- Allgemeine Angaben zum Verein:
- Anzahl der Mitglieder eventuell untergliedert nach Abteilungen, Mannschaften usw.Betreuter Personenkreis, der nicht aus Vereinsmitgliedern besteht
- Angaben zu den Förderern und Sponsoren
- Auflistung der Aktionen und Veranstaltungen:
- Eigene Veranstaltungen oder Teilnahme an Veranstaltungen (häufig beim Sport)
- Grund der Veranstaltung (z. B.: Ligaspiel, Vereinsjubiläum usw.)
- Finanzierung (öffentliche Mittel, Sponsorengelder, zweckgebundene Spenden usw.)
- Alleinveranstalter oder Kooperation mit anderen Organisationen
- Einsatz der Vereinsmitglieder, die ehrenamtlich tätig waren in Stunden
- Darstellung und Besonderheiten der Veranstaltung
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Wie bereits angesprochen, sollte im Tätigkeitsbericht immer der ideelle Bereich Eures Vereins im Vordergrund stehen. Das heißt aber nicht, dass die Vermögensverwaltung und die wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe keine Erwähnung finden sollen. Diese Steuerbereiche sollen den Bericht jedoch nicht dominieren. Weitere Informationen über die vier Steuerbereiche des Vereins findet Ihr in unserem Blogbeitrag.
Tipps zur regelmäßigen Aktualisierung des Tätigkeitsberichts
Um den Tätigkeitsbericht am Ende des Geschäftsjahres nicht in letzter Minute erstellen zu müssen, ist es hilfreich, den Bericht regelmäßig während des Jahres zu aktualisieren. So könnt Ihr nach jeder größeren Veranstaltung, Aktion oder Änderung im Verein wichtige Informationen gleich festhalten und müsst später nicht alles auf einmal zusammenstellen.
Wenn Ihr den Tätigkeitsbericht regelmäßig pflegt, hilft es nicht nur beim Jahresabschluss, sondern macht den gesamten Prozess einfacher und klarer. So vermeidet Ihr, wichtige Details zu übersehen oder zu spät zu bemerken.
Hier einige praktische Tipps, wie Ihr den Tätigkeitsbericht kontinuierlich pflegen könnt:
Tipp 1: Veranstaltung nach Abschluss dokumentieren
Sobald eine Veranstaltung oder Aktion abgeschlossen ist, notiert Euch umgehend alle relevanten Informationen. Dazu gehören der Zweck der Veranstaltung, die Zahl der Teilnehmer, der Einsatz von Ehrenamtlichen (z. B. geleistete Stunden), die Finanzierung (öffentliche Gelder, Sponsoren oder Spenden) sowie besondere Ereignisse oder Herausforderungen. Eine schnelle Dokumentation im Nachgang hilft dabei, später keine Details zu vergessen.
Tipp 2: Wöchentliche oder monatliche Updates
Statt auf das Jahresende zu warten, könnt Ihr regelmäßig – zum Beispiel wöchentlich oder monatlich – die Aktivitäten Eures Vereins festhalten. Das kann in Form einer einfachen Tabelle oder eines kurzen Berichts erfolgen. So behaltet Ihr stets den Überblick und könnt Euch auch bei der Erstellung des Tätigkeitsberichts auf diese Notizen stützen. Je kürzer der Zeitraum, desto leichter fällt es, Details zu erfassen.
Tipp 3: Änderungen im Mitgliederbestand und neue Förderer
Haltet regelmäßig fest, wie sich die Mitgliederzahlen entwickeln, ob neue Mitglieder hinzukommen oder ausscheiden, und ob sich die Förderer des Vereins ändern. Neue Förderer oder Sponsoren sollten ebenfalls zeitnah im Bericht erfasst werden, damit diese Angaben aktuell und vollständig bleiben.
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Tipp 4: Dokumentation von ehrenamtlichen Stunden und speziellen Einsätzen
Falls Mitglieder besonders viele Stunden ehrenamtlich arbeiten oder für besondere Projekte eingesetzt werden, ist es sinnvoll, diese Angaben zeitnah zu erfassen. Das hilft nicht nur bei der Erstellung des Tätigkeitsberichts, sondern auch bei der Wertschätzung und Anerkennung des Engagements Eurer Mitglieder.
Tipp 5: Frühzeitig Rücklagen und Einnahmen prüfen
Falls Ihr Rücklagen bildet oder neue Einnahmequellen erschließt, ist es wichtig, diese ebenfalls regelmäßig zu dokumentieren. Achte darauf, ob diese Einnahmen dem gemeinnützigen Bereich zugerechnet werden können oder ob es sich um Einnahmen aus einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb handelt. So wird der Bericht später korrekt und vollständig.
Tätigkeitsbericht Muster zum Downloaden
Schreibt lieber zu wenig als zu viel. Ein zu ausführlicher Tätigkeitsbericht kann unter Umständen Fragen aufwerfen, die unnötig zusätzliche Aufmerksamkeit erzeugen. Sollte das Finanzamt noch Informationen benötigen, wird es sich direkt bei Euch melden, und Ihr könnt gezielt auf die gestellten Fragen eingehen. Auf diese Weise wird klar, welche Informationen noch gewünscht sind, ohne dass Ihr in unnötige Details geht.
Ein Muster eines Tätigkeitsberichts stellen wir Euch hier zur Verfügung.
Fazit
Der Tätigkeitsbericht fürs Finanzamt ist besonders wichtig, da anhand dieses Berichts geprüft wird, ob Euer Verein die Voraussetzungen der Gemeinnützigkeit erfüllt. Ihr solltet deshalb genau überlegen, welche Informationen in den Bericht im Vordergrund stehen sollen. Prüft immer ab, ob der Bericht deutlich macht, dass die Satzungszwecke nicht nur auf dem Papier stehen, sondern von Euch auch in die Tat umgesetzt werden. Haltet den Bericht einfach und übersichtlich, damit das Finanzamt schnell sieht, dass Euer Verein die Gemeinnützigkeit lebt. Ein klarer Bericht hilft auch, unnötige Rückfragen zu vermeiden und den gesamten Prozess zu erleichtern.
Häufig gestellte Fragen zum Thema Tätigkeitsbericht
Was gehört in einen Tätigkeitsbericht fürs Finanzamt?
Wer schreibt den Tätigkeitsbericht?
- Finanzen: Kassierer, Schatzmeister, Geschäftsführer
- Verwaltung: Geschäftsführendes Vorstandsmitglied
- Jugendarbeit: Jugendleiter
- Abteilungsleiter
Muss ich als gemeinnütziger Verein einen Tätigkeitsbericht fürs Finanzamt erstellen?
Ja, als gemeinnütziger Verein müsst Ihr jedes Jahr einen Tätigkeitsbericht fürs Finanzamt erstellen. Dieser Bericht hilft dem Finanzamt, zu prüfen, ob Euer Verein die Anforderungen der Gemeinnützigkeit erfüllt. Auch wenn die Körperschaftsteuererklärung nur alle drei Jahre fällig ist, ist der Tätigkeitsbericht für jedes Geschäftsjahr erforderlich.
Ist ein Tätigkeitsbericht für Vereine Pflicht?
Ja, ein Tätigkeitsbericht für Vereine ist Pflicht, wenn der Verein als gemeinnützig anerkannt ist. Dieser Bericht muss jedes Jahr erstellt werden, um dem Finanzamt nachzuweisen, dass der Verein die steuerbegünstigten Zwecke tatsächlich erfüllt.
Für Vereine, die nicht gemeinnützig sind, besteht keine Pflicht zur Erstellung eines Tätigkeitsberichts für das Finanzamt. In diesen Fällen müssen jedoch andere steuerliche Anforderungen beachtet werden.
Wie lang muss ein Tätigkeitsbericht fürs Finanzamt sein?
Es gibt keine festgelegte Länge für den Tätigkeitsbericht eines Vereins. Wichtig ist, dass der Bericht alle relevanten Informationen klar und übersichtlich darstellt. Der Bericht sollte präzise sein und sich auf die wesentlichen Aspekte konzentrieren, wie z. B. die gemeinnützigen Aktivitäten, die Mitgliederzahlen, Einnahmen und Ausgaben sowie die Verwendung von Fördermitteln. Statt langer Texte sind häufig tabellarische Darstellungen und stichpunktartige Zusammenfassungen hilfreich. Verzichtet auf unnötige Details, um den Bericht möglichst klar und verständlich zu halten.
Was ist der Unterschied zwischen einem Tätigkeitsbericht und einem Rechenschaftsbericht?
Der Tätigkeitsbericht beschreibt die Aktivitäten und Projekte eines Vereins im vergangenen Jahr und stellt dar, wie diese mit den gemeinnützigen Zielen des Vereins in Einklang stehen. Er konzentriert sich auf die Erfüllung der Satzungszwecke und wird dem Finanzamt vorgelegt.
Der Rechenschaftsbericht hingegen geht mehr auf die finanziellen Aspekte des Vereins ein, wie Einnahmen und Ausgaben, und gibt Auskunft darüber, wie die Mittel verwendet wurden.
Während der Tätigkeitsbericht oft eine breitere Darstellung der Vereinsarbeit liefert, liegt der Fokus des Rechenschaftsberichts stärker auf der finanziellen Rechenschaftspflicht.
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