WISO MeinVerein Handbuch

Finanzen

Anwendungsfall: Rücklastschrift mit Bankgebühren

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Kommt es nach einem Lastschrifteinzug zu einer Rücklastschrift, muss die ursprüngliche Beitragsrechnung wieder geöffnet und der offene Betrag erneut eingefordert werden. Wurden von der Bank zusätzlich Rücklastschriftgebühren berechnet, können diese dem Mitglied ebenfalls in Rechnung gestellt werden.

🔄 So funktioniert der Vorgang

Nach Ausführung eines Lastschriftenjobs erstellt WISO MeinVerein Web automatisch die zugehörigen Beitragsrechnungen. Sobald die Sammellastschrift auf dem Vereinskonto eingeht und den Rechnungen zugeordnet wird:

• erhalten die Rechnungen den Status „Bezahlt“
• wird die Kontobuchung als „Zugewiesen“ markiert

Erfolgt anschließend eine Rücklastschrift, erscheint auf dem Bankkonto einige Tage später eine separate negative Buchung. Diese muss nun verarbeitet werden.

📝 Schritt 1: Betroffene Rechnung ermitteln

Voraussetzung ist, dass die ursprüngliche Rechnung bereits mit dem Lastschrifteinzug verknüpft wurde und den Status „Bezahlt“ besitzt.

Um die betroffene Rechnung zu finden, können Sie:

• den Kontoauszug prüfen, um das Mitglied zu identifizieren, dessen Lastschrift zurückgegeben wurde
• alternativ die in der Rückbuchung angezeigte IBAN verwenden

💡 Tipp:
Blenden Sie in der Mitgliederliste die Spalte „IBAN“ ein und suchen Sie nach der IBAN aus der Rücklastschrift. So können Sie das zugehörige Mitglied schnell ermitteln.

📝 Schritt 2: Gutschrift zur Rechnung erstellen

Öffnen Sie die betroffene Rechnung und wählen Sie im 3-Punkte-Menü die Funktion „Gutschrift erstellen“.

⚠️ Wichtig:
Die Funktion „Gutschrift erstellen“ steht nur bei Rechnungen mit dem Zahlungsstatus „Bezahlt“ zur Verfügung.

📝 Schritt 3: Rücklastschrift der Gutschrift zuordnen

Wechseln Sie zu:

Finanzen → Bank & Kasse → Konto

Ordnen Sie dort die negative Buchung (Rücklastschrift) der zuvor erstellten Gutschrift zu.

💡Hinweis:
Im DropDown Menü ist die Auswahl „Alle Belege“ zu treffen, da die Gutschrift sonst nicht in den Ergebnissen erscheint.

💶 Schritt 4: Rücklastschriftgebühren berücksichtigen

Hat die Bank für die Rücklastschrift Gebühren berechnet, können diese dem Mitglied weiterbelastet werden.

Während der Zuordnung der Rücklastschrift erkennt das System die Differenz zwischen Rechnungsbetrag und Rückbuchungsbetrag. Wählen Sie in diesem Fall die Option:

„Als Zuschlag/Gebühr behandeln“

Die Differenz wird dadurch als Rücklastschriftgebühr erfasst.

🔄 Schritt 5: Beitragsfälligkeit zurücksetzen

Da der Beitrag nicht erfolgreich eingezogen werden konnte, muss eine neue Beitragsrechnung erstellt werden.

Öffnen Sie dazu das betroffene Mitgliedsprofil und setzen Sie die Beitragsfälligkeit auf das ursprüngliche Fälligkeitsdatum zurück.

➕ Schritt 6: Gebühren dem Mitglied in Rechnung stellen (optional)

Sollen die entstandenen Rücklastschriftgebühren vom Mitglied getragen werden, können diese über eine einmalige Zusatzleistung berechnet werden.

Voraussetzung ist, dass die entsprechende Zusatzleistung bereits angelegt wurde.

🔄 Schritt 7: Beitrag erneut einziehen

Anschließend kann der Beitrag erneut abgerechnet bzw. eingezogen werden. Dabei wird eine neue Beitragsrechnung erzeugt.

💡Tipp:
Sind mehrere Mitglieder von Rücklastschriften betroffen, können diese gleichzeitig abgerechnet werden.

⚠️ Besonderheit bei Überweisung statt erneutem Lastschrifteinzug

Soll das Mitglied den offenen Beitrag nicht per Lastschrift, sondern per Überweisung begleichen, ändern Sie vor der erneuten Beitragserstellung im Mitgliedsprofil die Zahlungsart auf „Rechnung“.

Dadurch wird eine offene Rechnung ohne Lastschrifteinzug erzeugt, die anschließend manuell überwiesen werden kann.