WISO MeinVerein Handbuch

Finanzen

Anwendungsfall: Rücklastschrift mit Bankgebühren

---

Kommt es nach einem Lastschrifteinzug zu einer Rücklastschrift, wurde der Mitgliedsbeitrag nicht erfolgreich eingezogen. In diesem Fall muss die ursprüngliche Zahlung in WISO MeinVerein Web entsprechend verarbeitet und der Beitrag anschließend erneut abgerechnet werden.

Zusätzlich können bei einer Rücklastschrift Gebühren entstehen, die Deine Bank dem Verein berechnet. Sollen diese Kosten vom betroffenen Mitglied getragen werden, kannst Du sie bei der erneuten Abrechnung als Zusatzleistung berücksichtigen.

Der komplette Vorgang besteht daher aus mehreren Schritten:

1. Betroffene Rechnung beziehungsweise betroffenes Mitglied ermitteln
2. Gutschrift zur ursprünglichen Rechnung erstellen
3. Rücklastschrift der Gutschrift zuordnen
4. Eventuelle Bankgebühren bei der Zuordnung berücksichtigen
5. Beitragsfälligkeit des Mitglieds zurücksetzen
6. Rücklastschriftgebühren bei Bedarf als Zusatzleistung hinterlegen
7. Beitrag erneut abrechnen

🔄 Was passiert bei einer Rücklastschrift?

Bei der Ausführung eines Lastschriftenjobs erstellt WISO MeinVerein Web automatisch die dazugehörigen Beitragsrechnungen.

Wird der Betrag der Lastschrift beziehungsweise Sammellastschrift anschließend von Deiner Bank auf dem Vereinskonto gutgeschrieben und den entsprechenden Rechnungen zugeordnet, werden die Zahlungen in WISO MeinVerein Web verarbeitet.

Dabei:

• erhält die zugehörige Rechnung den Zahlungsstatus „Bezahlt“
• wird die entsprechende Kontobuchung als „Zugewiesen“ gekennzeichnet

Wird eine der Lastschriften später von der Bank zurückgegeben, entsteht einige Tage nach dem ursprünglichen Zahlungseingang eine weitere Buchung auf Deinem Bankkonto. Diese Rücklastschrift wird als negative Kontobuchung angezeigt.

Die ursprüngliche Rechnung ist zu diesem Zeitpunkt jedoch bereits als bezahlt gekennzeichnet. Deshalb muss die Rücklastschrift separat verarbeitet werden.

📝 Schritt 1: Betroffene Rechnung ermitteln

Voraussetzung ist, dass die ursprüngliche Rechnung bereits mit dem Lastschrifteinzug verknüpft wurde und den Status „Zunächst musst Du feststellen, zu welchem Mitglied die Rücklastschrift gehört.

Voraussetzung für den folgenden Ablauf ist, dass die ursprüngliche Beitragsrechnung bereits mit dem Zahlungseingang beziehungsweise dem Lastschrifteinzug verknüpft wurde und deshalb den Zahlungsstatus „Bezahlt“ besitzt.

Zur Ermittlung des betroffenen Mitglieds kannst Du beispielsweise die Angaben innerhalb der Rücklastschrift beziehungsweise Deines Kontoauszugs verwenden.

Prüfe dort insbesondere:

• Name des Zahlungspflichtigen
• Verwendungszweck
• IBAN
• Betrag der Rücklastschrift

Je nach Bank können die in der Buchung angezeigten Informationen unterschiedlich umfangreich sein.

💡 Tipp:

Ist in der Rücklastschrift eine IBAN angegeben, kannst Du diese zur Suche nach dem entsprechenden Mitglied verwenden.

Blende dazu in der Mitgliederliste die Spalte „IBAN“ ein und suche nach der Bankverbindung aus der Rücklastschrift. Auf diese Weise kannst Du das betroffene Mitglied auch dann schnell ermitteln, wenn der Name aus der Bankbuchung nicht eindeutig hervorgeht.

📝 Schritt 2: Gutschrift zur Rechnung erstellen

Nachdem Du das betroffene Mitglied ermittelt hast, öffnest Du die ursprüngliche Beitragsrechnung.

Rufe dazu die entsprechende Rechnung auf und öffne das 3-Punkte-Menü.

Wähle anschließend die Funktion:

„Gutschrift erstellen“

WISO MeinVerein Web erstellt daraufhin eine Gutschrift zur ursprünglichen Rechnung.

⚠️ Wichtig:

Die Funktion „Gutschrift erstellen“ steht nur zur Verfügung, wenn die betreffende Rechnung bereits den Zahlungsstatus „Bezahlt“ besitzt.

Ist die Rechnung noch offen, prüfe daher zunächst, ob der ursprüngliche Zahlungseingang beziehungsweise die Sammellastschrift korrekt zugeordnet wurde.

📝 Schritt 3: Rücklastschrift der Gutschrift zuordnen

Nachdem die Gutschrift erstellt wurde, muss die negative Kontobuchung der Rücklastschrift mit dieser Gutschrift verknüpft werden.

Wechsle dazu in den Bereich: „Finanzen“ → „Bank & Kasse“

Öffne anschließend das Bankkonto, auf dem die Rücklastschrift eingegangen ist.

Wähle dort die entsprechende negative Buchung aus und starte die Zuordnung zu einem vorhandenen Beleg.

Suche anschließend nach der zuvor erstellten Gutschrift und ordne diese der Rücklastschrift zu.

💡Hinweis:

Achte bei der Belegauswahl darauf, im Drop-down-Menü die Option „Alle Belege“ auszuwählen.

Wird beispielsweise ausschließlich nach Rechnungen gefiltert, erscheint die erstellte Gutschrift nicht in der Ergebnisliste und kann daher nicht ausgewählt werden.

💶 Schritt 4: Rücklastschriftgebühren berücksichtigen

Bei einer Rücklastschrift kann es vorkommen, dass Deine Bank zusätzlich eine Rücklastschriftgebühr berechnet.

Dadurch unterscheidet sich der Betrag der negativen Bankbuchung vom Betrag der ursprünglichen Beitragsrechnung beziehungsweise der erstellten Gutschrift.

Beispiel:

Der Mitgliedsbeitrag beträgt 50,00 Euro. Die Bank berechnet zusätzlich eine Rücklastschriftgebühr von 3,00 Euro.

Auf Deinem Bankkonto erscheint somit eine Rücklastschrift über insgesamt 53,00 Euro.

Während der Zuordnung erkennt WISO MeinVerein Web die Differenz zwischen dem Betrag der Gutschrift und dem tatsächlich zurückgebuchten Betrag.

Wähle für diese Differenz die Option:

„Als Zuschlag/Gebühr behandeln“

Die Differenz wird dadurch innerhalb der Buchungszuordnung als zusätzliche Gebühr berücksichtigt.

💡 Hinweis:

Die Verarbeitung der Bankgebühr bei der Kontobuchung bedeutet nicht automatisch, dass diese Gebühr dem Mitglied erneut in Rechnung gestellt wird. Soll das Mitglied die entstandenen Kosten übernehmen, musst Du die Gebühr zusätzlich bei der erneuten Beitragsabrechnung berücksichtigen.

🔄 Schritt 5: Beitragsfälligkeit zurücksetzen

Durch die Gutschrift und die Zuordnung der Rücklastschrift ist die ursprüngliche Zahlung buchhalterisch verarbeitet.

Der Mitgliedsbeitrag wurde jedoch tatsächlich nicht bezahlt und muss deshalb erneut abgerechnet werden.

Öffne dazu das Profil des betroffenen Mitglieds und wechsle zu den hinterlegten Beitragsinformationen.

Setze die Beitragsfälligkeit auf das ursprüngliche Fälligkeitsdatum zurück.

Durch das Zurücksetzen der Fälligkeit kann der Beitrag erneut in den Beitragslauf aufgenommen werden.

Durch das Zurücksetzen der Fälligkeit kann der Beitrag erneut in den Beitragslauf aufgenommen werden.

⚠️ Wichtig:

Prüfe vor der erneuten Abrechnung, ob alle Angaben zum Beitrag und zur gewünschten Zahlungsart korrekt hinterlegt sind.

➕ Schritt 6: Gebühren dem Mitglied in Rechnung stellen (optional)

Soll das Mitglied die entstandenen Rücklastschriftgebühren übernehmen, kannst Du diese über eine einmalige Zusatzleistung abrechnen.

Voraussetzung dafür ist, dass eine entsprechende Zusatzleistung bereits in WISO MeinVerein Web angelegt wurde.

Geeignet ist beispielsweise eine Zusatzleistung mit einer Bezeichnung wie: „Rücklastschriftgebühr“

Öffne das Profil des betroffenen Mitglieds und hinterlege die Zusatzleistung einmalig mit dem entsprechenden Betrag.

Bei der nächsten Beitragsabrechnung wird die Zusatzleistung gemeinsam mit dem erneut fälligen Mitgliedsbeitrag berücksichtigt.

💡 Tipp:

Wenn in Deinem Verein häufiger Rücklastschriften auftreten, kann es sinnvoll sein, die entsprechende Zusatzleistung dauerhaft in den Einstellungen vorzubereiten. Bei Bedarf musst Du sie dann lediglich dem betroffenen Mitglied zuweisen.

🔄 Schritt 7: Beitrag erneut einziehen

Nachdem die Beitragsfälligkeit zurückgesetzt und gegebenenfalls eine Rücklastschriftgebühr als Zusatzleistung hinterlegt wurde, kannst Du den Beitrag erneut abrechnen.

Starte dazu wie gewohnt den Beitragslauf.

WISO MeinVerein Web erstellt hierbei eine neue Beitragsrechnung.

Je nach hinterlegter Zahlungsart kann der Betrag anschließend erneut per Lastschrift eingezogen oder per Rechnung angefordert werden.

Enthält das Mitglied zusätzlich eine einmalige Rücklastschriftgebühr, wird diese bei der neuen Beitragsabrechnung berücksichtigt.

💡 Tipp:

Sind mehrere Mitglieder von Rücklastschriften betroffen, musst Du nicht zwangsläufig für jedes Mitglied einen separaten Beitragslauf durchführen.

Nachdem Du bei allen betroffenen Mitgliedern die Beitragsfälligkeit entsprechend zurückgesetzt und gegebenenfalls die Rücklastschriftgebühren hinterlegt hast, können die Beiträge gemeinsam erneut abgerechnet werden.

💳 Besonderheit: Zahlung per Überweisung statt erneutem Lastschrifteinzug

Nicht immer soll ein fehlgeschlagener Lastschrifteinzug ein weiteres Mal ausgeführt werden.

Soll das Mitglied den noch offenen Beitrag stattdessen selbst per Überweisung bezahlen, ändere vor der erneuten Beitragserstellung die Zahlungsart im Mitgliedsprofil.

Stelle die Zahlungsart auf: „Rechnung“

Anschließend führst Du die Beitragsabrechnung erneut aus.

WISO MeinVerein Web erstellt dadurch eine neue offene Rechnung, ohne einen weiteren Lastschrifteinzug vorzubereiten.

Das Mitglied kann den Rechnungsbetrag anschließend selbst auf das Vereinskonto überweisen.

⚠️ Wichtig:

Ändere die Zahlungsart unbedingt vor der erneuten Beitragsabrechnung. Ist weiterhin Lastschrift hinterlegt, wird der Beitrag entsprechend dieser Zahlungsart für einen erneuten Einzug vorbereitet.

💡 Der Ablauf im Überblick

Bei einer Rücklastschrift gehst Du somit grundsätzlich folgendermaßen vor:

1. Ermittle das Mitglied und die ursprüngliche Beitragsrechnung.
2. Stelle sicher, dass die ursprüngliche Rechnung den Status „Bezahlt“ besitzt.
3. Erstelle über das 3-Punkte-Menü eine Gutschrift.
4. Ordne die negative Bankbuchung der erstellten Gutschrift zu.
5. Behandle eine eventuelle Differenz bei der Zuordnung als Zuschlag beziehungsweise Gebühr.
6. Setze die Beitragsfälligkeit im Mitgliedsprofil zurück.
7. Hinterlege bei Bedarf eine einmalige Zusatzleistung für die Rücklastschriftgebühr.
8. Prüfe die gewünschte Zahlungsart.
9. Führe die Beitragsabrechnung erneut durch.

Auf diese Weise wird sowohl die ursprüngliche Rücklastschrift korrekt verarbeitet als auch sichergestellt, dass der noch ausstehende Mitgliedsbeitrag erneut angefordert werden kann.

Weitere Informationen findest Du in den folgenden Handbuchkapiteln:

• https://www.meinverein.de/helpcenter/handbuch/anwendungsfall-ruecklastschrift-mit-bankgebuehren/
• https://www.meinverein.de/helpcenter/handbuch/belege-zuordnen/
• https://www.meinverein.de/helpcenter/handbuch/beitraege-ausfuehren-lastschrift-und-rechnung/
• https://www.meinverein.de/helpcenter/handbuch/die-beitragsliste/