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Belege zuordnen

Beitragsbelege und Einnahmenbelege von Lastschriften oder Rechnungen können zum Teil automatisch vom System zugeordnet werden. Dies soll die Vereinsarbeit wesentlich erleichtern. Die automatische Zuordnung des Systems erfolgt anhand des Betrages. Belege, welche nicht automatisch zugeordnet werden konnten, können manuell verknüpft werden.

Belege zuordnen bei Barzahlungen:

Dazu muss eine Barzahlung auf dem Kassenbuch erstellt werden. Ist eine Barzahlung zu einer bestehenden Rechnung im Kassenbuch eingegangen, kannst du diese wie folgt verbuchen:

1. Kassenbuch öffnen.
2. Klicke nun auf das orange Icon “Rechnung verlinken” in der oberen Leiste des Bereichs.

Abb. 1 Rechnung verlinken

3. Es öffnet sich nun eine Liste aller abgeschlossenen aber noch nicht bezahlten Rechnungsbelegen.

Abb. 2 Rechnungsbelege

4. Per Klick können einer oder mehrere Belege ausgewählt werden. Das System zeigt dir unten die Summe der Auswahl im Vergleich zum offenen Betrag an.
5. Sobald die Belege ausgewählt wurden, klicke auf „Weiter“. Nun erfolgt die Zuweisung des Belegs zur Transaktion.
6. Damit der Prozess abgeschlossen wird, setzt das System die Rechnungen nun auf „Bezahlt“ und es entsteht eine entsprechend verknüpfte Buchungen auf dem Kassenbuch.
7. Mehrere Rechnungen vom gleichen Zahler können in einer Buchung zusammengefasst werden.
Mit einem Klick auf die verknüpften Buchungen kannst du einsehen, welche Rechnungen verknüpft wurden.

Belege mit Buchungen auf dem Vereinskonto verknüpfen:

Sind Buchungen auf dem Vereinskonto vorhanden, die entweder von den Mitgliedern überwiesen oder per Lastschrift eingezogen wurden, können diese wie folgt zu den Rechnungen zugeordnet werden:

1. Konto, auf dem die Buchungen vorhanden sind, öffnen.

2. Mit einem Klick auf das 3-Punkte-Menü der gewünschten Buchung, öffnet sich ein Fenster, welches mehrere Funktionen enhält.

3. Da die Beitragsrechnungen schon erstellt wurden, muss hier im Fenster “Zuordnen” angeklickt werden.

Abb. 3 Beleg auswählen

4. Nun öffnet sich eine Liste aller offenen Rechnungsbelege. Zusätzlich sind auch weitere Einnahmenbelege vorhanden.

Abb. 4 Beleg einer Zahlung zuordnen

5. Per Klick können nun einer oder mehrere Belege ausgewählt werden.

6. Mit dem Mehr- oder Minderbetrag kann sich im nächsten Schritt befasst werden.

7. Klicke auf „Fertigstellen“.

Nach Abschluss des Prozesses, wird der Zahlstatus des Belegs und der Zuordnungsstatus der Buchung entsprechend angepasst.

Verknüpfungen von Beleg und Transaktion lösen:

Sind beim Zuordnen von Rechnungen Fehler unterlaufen, so kann die Zuordnung aus der Buchung oder aus dem Beleg heraus wieder gelöst werden. Dazu musst du lediglich das Drei-Punkte-Menü rechtsseitig des Belegs oder der Buchung öffnen. Im nun angezeigten Menü kannst du „Zuordnung aufheben“, oder „Zuordnung aufheben und stornieren“ klicken, um somit manuell eine Verknüpfung durchzuführen, oder den Beleg zu löschen.

Wird die Zuordnung aus der Buchung gelöst und es sind mehrere Belege zugeordnet, werden die Verknüpfungen entsprechend bei allen Belegen entfernt. Soll also nur ein Beleg entfernt werden, solltest du diesen auswählen und von dort aus die Zuordnung aufheben.

Auch der Bezahl- und Zuordnungsstatus verändert sich daraufhin wieder.