WISO MeinVerein Handbuch

Finanzen

Beiträge ausführen - Lastschrift und Rechnung

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In der Beitragsliste erhältst du einen Überblick über alle anstehenden, fälligen und fehlgeschlagenen Beiträge deines Vereins.

Die eigentliche Abrechnung der Beiträge wird immer manuell gestartet. Dabei können Beiträge sowohl per Rechnung als auch per SEPA-Lastschrift abgerechnet werden.

Für den Einzug per Lastschrift gilt zusätzlich: Der Beitragseinzug kann nur von einem Nutzer durchgeführt werden, der Zugriff auf das entsprechende Vereinskonto und die dafür notwendigen Banking-Funktionen besitzt.

✅ Voraussetzungen für den Lastschrifteinzug

Bevor du Beiträge per Lastschrift einziehen kannst, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein.

Nutze am besten folgende Checkliste:

• Das Vereinskonto ist als Onlinekonto mit WISO MeinVerein Web verbunden.
• Die Geschäftsvorfälle für Einzel- und/oder Sammellastschriften sind bei deiner Bank für das Onlinebanking freigeschaltet.
• Eventuelle Restriktionen deiner Bank wurden berücksichtigt, beispielsweise ein Einreicherlimit oder eine maximale Auftragssumme.
• In den Vereinsdaten ist eine gültige Gläubiger-ID hinterlegt.
• Die abzurechnenden Beiträge enthalten keine negativen Beträge.
• Für alle Mitglieder, deren Beiträge per Lastschrift eingezogen werden sollen, ist ein gültiges SEPA-Mandat hinterlegt.

Ob deine Bank Lastschriften für das angebundene Konto freigeschaltet hat, kannst du in den Kontoinformationen prüfen.

Weitere Informationen dazu findest du im Kapitel: ⚙️ Kontoeinstellungen verwalten

Erst wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, kann der Lastschrifteinzug erfolgreich durchgeführt werden.

⚠️ Besonderheit bei der ersten Lastschrift

Bei Mitgliedern, bei denen in der Spalte „Art der nächsten Lastschrift“ die Angabe „Erste Lastschrift“ hinterlegt ist, solltest du besonders auf die notwendige Lastschriftvorankündigung achten.

Diese Mitglieder müssen rechtzeitig über den bevorstehenden Einzug informiert werden.

In WISO MeinVerein Web wird das Einzugsdatum nicht automatisch für dich festgelegt. Das gewünschte Datum bestimmst du selbst während der Abrechnung.

Für Ersteinzüge empfiehlt es sich daher, diese Mitglieder separat zu filtern und gemeinsam abzurechnen.

Plane das Ausführungsdatum dabei so, dass die notwendige Vorankündigungsfrist eingehalten werden kann.

🔎 Beiträge vor der Abrechnung filtern

Bevor du einen Beitragslauf startest, empfiehlt es sich, mit den Filtern der Beitragsliste zu arbeiten.

So kannst du gezielt bestimmen, welche Beiträge in einem Durchlauf abgerechnet werden sollen.

Mögliche Filter sind beispielsweise:

Status

Filtere nach dem Status der Beiträge, um beispielsweise nur Beiträge anzuzeigen, die aktuell fällig sind.

Damit verhinderst du, dass versehentlich bereits zukünftige Beiträge mit in die Abrechnung aufgenommen werden.

Fällig am

Über die Spalte „Fällig am“ kannst du einen bestimmten Zeitraum eingrenzen.

So kannst du beispielsweise nur Beiträge abrechnen, die innerhalb eines bestimmten Monats oder Zeitraums fällig werden.

Art der nächsten Lastschrift

Über die Spalte „Art der nächsten Lastschrift“ kannst du gezielt nach „Erste Lastschrift“ filtern.

So lassen sich Ersteinzüge separat von wiederkehrenden Lastschriften abrechnen und das notwendige Ausführungsdatum kann entsprechend gewählt werden.

💡 Tipp:

Gerade bei größeren Beitragsläufen ist es sinnvoll, die Beiträge vor der Abrechnung über mehrere Filter einzugrenzen und die Auswahl anschließend noch einmal zu kontrollieren.

▶️ Beiträge zur Abrechnung auswählen

Sind alle gewünschten Filter gesetzt, kannst du die Beiträge auswählen, die abgerechnet werden sollen.

1. Markiere die gewünschten Beiträge in der Beitragsliste.
2. Kontrolliere deine Auswahl.
3. Klicke rechts oben auf „Ausführen“.

Wurden sowohl Beiträge mit der Zahlungsart Rechnung als auch Beiträge mit der Zahlungsart Lastschrift ausgewählt, verarbeitet WISO MeinVerein Web beide Zahlungsarten innerhalb des Abrechnungsvorgangs.

✉️ Benachrichtigungen vor dem Beitragslauf bearbeiten

Unter „Einstellungen → Textbausteine → Beiträge“ kannst du für die Bereiche „Rechnung“ und „Lastschriftvorankündigung“ festlegen, ob Benachrichtigungen automatisch versendet werden sollen.

Ist die Option „Automatische Benachrichtigungen versenden“ aktiviert, öffnet sich nach dem Start der Abrechnung ein Texteditor.

Dieser wird zunächst für die Zahlungsart Rechnung und anschließend für die Zahlungsart Lastschrift angezeigt.

Hier kannst du den hinterlegten Standardtext für den aktuellen Beitragslauf noch einmal individuell anpassen.

So kannst du beispielsweise zusätzlich auf

• ein bevorstehendes Vereinsfest,
• eine Mitgliederversammlung,
• aktuelle Vereinsinformationen
• oder andere wichtige Hinweise

aufmerksam machen.

Die Anpassungen im Editor gelten nur für den aktuellen Beitragslauf und verändern nicht automatisch den dauerhaft hinterlegten Textbaustein.

Zusätzlich kannst du an dieser Stelle noch einmal entscheiden,

• ob eine Nachricht versendet werden soll und
• ob das zugehörige Rechnungs-PDF mitgesendet werden soll.

Anschließend erfolgt die Bearbeitung der Lastschriftvorankündigung.

💡 Tipp:

Prüfe die Texte vor größeren Beitragsläufen noch einmal. So kannst du sicherstellen, dass alle Mitglieder die gewünschten Informationen erhalten.

💳 Abrechnung starten

Nach dem Klick auf „Ausführen“ öffnet sich ein separates Fenster für die Abrechnung.

Hier erhältst du zunächst eine Zusammenfassung der ausgewählten Beiträge.

Dabei wird dir unter anderem angezeigt,

• wie viele Beiträge per Rechnung abgerechnet werden und
• wie viele Beiträge per Lastschrift eingezogen werden.

Für die Lastschriften legst du zusätzlich fest,

• über welches Vereinskonto der Einzug erfolgen soll und
• zu welchem Datum die Lastschriften eingezogen werden sollen.

📅 Ausführungsdatum richtig wählen

Bei der Auswahl des Einzugsdatums solltest du mehrere Punkte berücksichtigen.

Vorlaufzeit der Bank

Einige Banken benötigen eine gewisse Vorlaufzeit, um einen Lastschriftauftrag zu bearbeiten.

Diese Vorlaufzeit kann je nach Kreditinstitut unterschiedlich sein.

Informiere dich bei deiner Bank, welche Fristen für dein Vereinskonto gelten.

Ersteinzüge

Bei Ersteinzügen sollte das Einzugsdatum so gewählt werden, dass die notwendige Vorankündigungsfrist eingehalten werden kann.

Wochenenden und Feiertage

Das gewünschte Einzugsdatum sollte nicht auf ein Wochenende oder einen Feiertag fallen.

💡 Tipp:

Plane den Beitragseinzug nicht zu knapp. Dadurch bleibt genügend Zeit, um mögliche Bankfristen zu berücksichtigen.

🔐 Beitragseinzug über das Onlinebanking freigeben

Hast du alle Angaben geprüft, startest du die Abrechnung über „Jetzt abrechnen“.

Anschließend beginnt die Autorisierung über dein Onlinebanking.

Je nach Einrichtung deines Bankkontakts kann zunächst eine PIN-Abfrage erfolgen.

Ist die PIN bereits in den Kontoeinstellungen gespeichert, kann direkt die TAN-Abfrage gestartet werden.

⚠️ Hinweis:

Die Darstellung und der genaue Ablauf der PIN- und TAN-Abfrage können je nach Bank und verwendetem TAN-Verfahren unterschiedlich aussehen.

🏦 Lastschriften an die Bank übermitteln

Vor der endgültigen Übermittlung erhältst du noch einmal eine Übersicht der per Lastschrift einzuziehenden Beiträge.

Kontrolliere die Angaben sorgfältig.

Mit einem Klick auf „Freigeben“ wird der Lastschriftauftrag anschließend an die Bank übermittelt.

Je nach Bank und verwendetem TAN-Verfahren kann an dieser Stelle eine weitere TAN-Abfrage erforderlich sein.

Nach erfolgreicher Übermittlung erhältst du eine abschließende Zusammenfassung des Beitragslaufs.

Mit einem Klick auf „Fertigstellen“ beendest du den Vorgang.

Anschließend wirst du in den Bereich „Belege“ weitergeleitet.

Dort findest du die im Rahmen des Beitragslaufs erstellten Beitragsrechnungen.

⚠️ Was tun, wenn ein Lastschrifteinzug nicht möglich ist?

Kann ein Beitragslauf nicht ausgeführt werden oder schlägt die Übertragung zur Bank fehl, können unterschiedliche Ursachen dafür verantwortlich sein.

🏦 Kein Bankkonto / Lastschrift nicht freigeschaltet

Wird kein geeignetes Bankkonto für den Lastschrifteinzug angeboten, kann dies darauf hinweisen, dass für das Vereinskonto oder die verwendeten Zugangsdaten keine Freischaltung für Lastschriften vorliegt.

Das kannst du prüfen:

1. Synchronisiere zunächst den Bankkontakt.
2. Öffne anschließend die Kontoinformationen.
3. Prüfe, ob die Geschäftsvorfälle für Lastschriften nun als verfügbar angezeigt werden.

Wird weiterhin keine Freischaltung beziehungsweise „Keine Info“ angezeigt, solltest du dich an deine Bank wenden.

Lass dort prüfen, ob Lastschriften für deinen Onlinebanking-Zugang freigeschaltet sind.

Nach einer Änderung durch die Bank musst du den Bankkontakt in WISO MeinVerein Web erneut synchronisieren.

💰 Einreicherlimit überschritten

Viele Banken legen Höchstbeträge für Lastschriften fest.

Das Limit kann sich beispielsweise auf

• einen einzelnen Auftrag,
• einen Sammelauftrag oder
• die Gesamtsumme eines Tages

beziehen.

Wird dieses Limit überschritten, kann der Lastschriftauftrag von der Bank abgelehnt werden.

Mögliche Lösungen:

• Teile den Beitragseinzug in kleinere Pakete auf.
• Führe die Lastschriften in mehreren Durchläufen aus.
• Wende dich an deine Bank und lasse prüfen, ob das bestehende Limit angepasst werden kann.

📅 Falsches Ausführungsdatum

Auch ein nicht zulässiges Ausführungsdatum kann dazu führen, dass die Bank einen Lastschriftauftrag nicht akzeptiert.

Mögliche Ursachen sind beispielsweise:

• Das Datum liegt zu nah in der Zukunft.
• Die Bank benötigt eine längere Vorlaufzeit.
• Das gewählte Datum fällt auf ein Wochenende.
• Das gewählte Datum fällt auf einen Feiertag.

Wähle in diesem Fall ein anderes Ausführungsdatum.

Bei Unklarheiten solltest du zusätzlich bei deiner Bank erfragen, welche Vorlaufzeiten für Lastschriften gelten.

🔑 Anmeldedaten sind nicht korrekt

Arbeiten mehrere Personen im Verein mit demselben Bankkonto, kann es vorkommen, dass im Bankkontakt Zugangsdaten eines anderen Vereinsverwalters hinterlegt wurden.

Auch Änderungen am TAN-Verfahren können dazu führen, dass die bisher gespeicherten Einstellungen nicht mehr funktionieren.

Prüfe in diesem Fall den Bankkontakt und hinterlege gegebenenfalls deine eigenen Zugangsdaten.

Kontrolliere außerdem,

• ob die hinterlegte Benutzerkennung korrekt ist,
• ob sich das TAN-Verfahren geändert hat und
• ob das richtige TAN-Verfahren ausgewählt wurde.

Synchronisiere den Bankkontakt anschließend erneut.

💡 Zusammenfassung

Für einen erfolgreichen Beitragslauf solltest du vor der Abrechnung insbesondere folgende Punkte prüfen:

• Sind alle gewünschten Beiträge tatsächlich fällig?
• Sind die richtigen Beiträge ausgewählt?
• Sind Ersteinzüge separat berücksichtigt?
• Ist für alle Lastschriftzahler ein gültiges SEPA-Mandat vorhanden?
• Ist die Gläubiger-ID des Vereins hinterlegt?
• Ist das Vereinskonto für Lastschriften freigeschaltet?
• Enthält die Auswahl keine negativen Beitragsbeträge?
• Wurden eventuelle Einreicherlimits der Bank berücksichtigt?
• Ist das gewünschte Einzugsdatum zulässig?
• Sind die Texte für Rechnung und Lastschriftvorankündigung korrekt?

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kannst du den Beitragslauf starten und die Lastschriftaufträge direkt über WISO MeinVerein Web an deine Bank übermitteln

Im folgenden Video wird auch nochmal erklärt wie die Beiträge ausgeführt werden: