WISO MeinVerein Handbuch

Mitglieder & Kontakte

Einführung zur Kontakt- und Mitgliederverwaltung

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Mit WISO MeinVerein Web verwaltest Du alle Mitglieder und Kontakte Deines Vereins zentral an einem Ort. Egal, ob Vereinsmitglied, Sponsor, Spender oder externer Dienstleister – Du behältst jederzeit den Überblick über alle wichtigen Personen, Organisationen und deren Kontaktdaten.

Die Kontakt- und Mitgliederverwaltung bildet eine wichtige Grundlage für zahlreiche Funktionen innerhalb der Anwendung. Hier hinterlegte Informationen kannst Du beispielsweise für die Mitgliederorganisation, die Beitragsverwaltung, die Erstellung von Rechnungen oder die Kommunikation mit Deinen Mitgliedern und Kontakten nutzen.

WISO MeinVerein Web unterscheidet dabei zwischen zwei Bereichen:

• Kontakte: Hier verwaltest Du alle Personen und Organisationen, die mit Deinem Verein in Verbindung stehen.
• Mitglieder: Hier findest Du die Personen und Organisationen, für die eine Mitgliedschaft in Deinem Verein hinterlegt ist.

Im Folgenden erfährst Du, wie die beiden Bereiche aufgebaut sind, welche Unterschiede es gibt und worauf Du bei der Vergabe von Kontakt- und Mitgliedsnummern achten solltest.

👥 Kontakte verwalten 

Unter dem Menüpunkt „Kontakte“ verwaltest Du alle Personen und Organisationen, die mit Deinem Verein in Verbindung stehen.

Dabei spielt es zunächst keine Rolle, ob es sich um ein Vereinsmitglied oder einen externen Kontakt handelt.

Zu den Kontakten gehören beispielsweise:

• 👤 Mitglieder – Personen oder Organisationen, die Deinem Verein angehören.
• 🤝 Sponsoren – Unternehmen oder Privatpersonen, die Deinen Verein finanziell oder durch Sachleistungen unterstützen.
• 💝 Spender – Personen oder Organisationen, die Deinem Verein Spenden zukommen lassen.
• 📦 Lieferanten – Unternehmen, bei denen Dein Verein Waren oder Materialien bezieht.
• ⚡ Energieversorger – Anbieter, über die Dein Verein beispielsweise Strom, Gas oder Wasser bezieht.
• 🛠️ Dienstleister – Unternehmen oder Personen, die Dienstleistungen für Deinen Verein erbringen.
• 📇 Sonstige Ansprechpartner – beispielsweise Behörden, Verbände, Kooperationspartner oder weitere vereinsnahe Kontakte.

In der Kontaktverwaltung kannst Du die zugehörigen Stammdaten zentral hinterlegen und bei Bedarf aktualisieren.

Dazu gehören beispielsweise Namen, Anschriften, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und weitere Informationen, die für die Verwaltung Deines Vereins relevant sind.

Auch Deine Vereinsmitglieder sind Bestandteil der Kontaktverwaltung. Sie verfügen zusätzlich über eine Mitgliedschaft und werden deshalb ebenfalls in der Mitgliederverwaltung aufgeführt.

Der Vorteil: Du benötigst für eine Person oder Organisation nicht mehrere voneinander unabhängige Datensätze, nur weil sie unterschiedliche Funktionen innerhalb Deines Vereins übernimmt.

Empfehlung für Nummernkreise 🔢

Jeder Kontakt und jedes Mitglied erhält in WISO MeinVerein Web eine eindeutige Nummer.

Damit Du Mitglieder und sonstige Kontakte bereits anhand ihrer Nummer unterscheiden kannst, empfehlen wir Dir, getrennte Nummernkreise zu verwenden.

Eine einheitliche Nummerierung erleichtert Dir die Verwaltung und sorgt langfristig für eine übersichtliche Datenstruktur.

📋 Empfohlene Struktur

Bereich	Nummernkreis
Mitglieder	1, 2, 3, 4, …
Kontakte	1000, 1001, 1002, …

Bei dieser Aufteilung beginnen die Mitgliedsnummern mit 1, während sonstige Kontakte ab der Nummer 1000 geführt werden.

Die Nummernkreise sind lediglich eine Empfehlung. Du kannst die Nummerierung selbstverständlich an die Anforderungen Deines Vereins anpassen.

✅ Vorteile der getrennten Nummernkreise 

Wenn Du unterschiedliche Nummernkreise verwendest, lassen sich Mitglieder und sonstige Kontakte einfacher voneinander unterscheiden.

WISO MeinVerein Web orientiert sich bei der automatischen Nummernvergabe an der jeweiligen Nummernfolge.

Dadurch kannst Du beispielsweise erreichen, dass neue Mitglieder fortlaufende Mitgliedsnummern und sonstige Kontakte fortlaufende Kontaktnummern erhalten.

Eine klare Nummernstruktur bietet Dir verschiedene Vorteile:

• 👀 Bessere Übersichtlichkeit – Du erkennst bereits anhand der Nummer, welchem Bereich ein Datensatz zugeordnet ist.
• 📂 Einheitliche Datenstruktur – Mitglieder und sonstige Kontakte werden nach einer nachvollziehbaren Systematik nummeriert.
• 📊 Einfachere Zuordnung – Bei der Arbeit mit Listen und Auswertungen kannst Du Datensätze leichter zuordnen.
• 🚫 Weniger Verwechslungsgefahr – Die getrennte Nummerierung erleichtert die Unterscheidung zwischen Mitgliedern und sonstigen Kontakten.

💡 Beispiel für die Nummernvergabe

Dein Verein verwendet für Mitglieder den Nummernkreis ab 1 und für sonstige Kontakte den Nummernkreis ab 1000.

Die Datensätze könnten dann folgendermaßen aussehen:

Typ	Name	Nummer
Mitglied	Max Mustermann	1
Mitglied	Erika Beispiel	2
Kontakt	Musterdruckerei GmbH	1000
Kontakt	Stadtwerke Musterstadt	1001

Wird ein weiteres Mitglied angelegt, erhält dieses entsprechend der bestehenden Nummernfolge beispielsweise die Mitgliedsnummer 3.

Ein neuer Kontakt wird dagegen mit der nächsten Kontaktnummer, beispielsweise 1002, angelegt.

So bleiben beide Nummernfolgen voneinander getrennt.

ℹ️ Tipp zur Nummerierung

Überlege Dir möglichst bereits bei der Einrichtung Deines Vereins, welche Nummernstruktur Du langfristig verwenden möchtest.

Wenn Du mit wenigen Mitgliedern startest, kannst Du beispielsweise die Mitgliedsnummern ab 1 vergeben und für andere Kontakte einen deutlich höheren Nummernkreis wählen.

Wichtig ist, dass Du die gewählte Struktur anschließend möglichst einheitlich verwendest.

⚠️Wichtiger Hinweis zum Nummernkreis

Wenn Du einem bereits vorhandenen Kontakt nachträglich eine Mitgliedschaft zuweist, wird dieser künftig auch in der Mitgliederverwaltung geführt.

Die bisherige Kontaktnummer bleibt dabei zunächst unverändert bestehen.

Das solltest Du insbesondere dann beachten, wenn Du für Mitglieder und sonstige Kontakte unterschiedliche Nummernkreise verwendest.

📝 Beispiel: Ein Kontakt wird zum Mitglied

Du hast einen Kontakt mit der Nummer 1005 angelegt.

Zu einem späteren Zeitpunkt tritt diese Person Deinem Verein bei. Du ergänzt deshalb im bestehenden Kontaktprofil eine Mitgliedschaft.

Der Datensatz wird daraufhin auch als Mitglied geführt. Die bisherige Nummer 1005 bleibt jedoch erhalten.

Wenn Du möchtest, dass Deine Mitglieder fortlaufend mit den Nummern 1, 2, 3 usw. geführt werden, musst Du die Nummer des neuen Mitglieds entsprechend anpassen.

Andernfalls kann sich die automatische Nummernvergabe an der höheren Nummer orientieren.

Das könnte dazu führen, dass das nächste neu angelegte Mitglied beispielsweise die Nummer 1006 erhält, obwohl Du für Deine Mitglieder einen niedrigeren Nummernkreis vorgesehen hast.

💡 Unsere Empfehlung

Prüfe bei der nachträglichen Umwandlung eines Kontakts in ein Mitglied immer die bereits hinterlegte Nummer.

Wenn Du getrennte Nummernkreise verwendest, passe die Nummer bei Bedarf manuell an.

Achte dabei darauf, dass die gewünschte Nummer noch nicht vergeben ist.

So stellst Du sicher, dass Deine Nummernstruktur erhalten bleibt und die automatische Nummernvergabe weiterhin nachvollziehbar erfolgt.

👥 Mitglieder verwalten

Über den Menüpunkt „Mitglieder“ verwaltest Du die Mitgliedschaften Deines Vereins.

Hier findest Du alle Personen und Organisationen, für die eine Mitgliedschaft hinterlegt wurde.

Die Mitgliederverwaltung unterstützt Dich dabei, Deine Vereinsmitglieder übersichtlich zu organisieren und ihren jeweiligen Mitgliedschaftsstatus nachzuvollziehen.

Damit Du schnell die gewünschten Datensätze findest, stehen Dir verschiedene Ansichten zur Verfügung.

Diese unterscheiden sich danach, welchen Status die jeweilige Mitgliedschaft besitzt.

✅ Aktuelle Mitglieder

In der Ansicht „Aktuelle Mitglieder“ findest Du alle Mitglieder, die derzeit als aktive Mitglieder Deines Vereins geführt werden.

Diese Ansicht eignet sich besonders für die tägliche Vereinsverwaltung, da Du Dich auf die aktuell aktiven Mitgliedschaften konzentrieren kannst.

Du kannst sie beispielsweise verwenden, wenn Du:

• die Kontaktdaten Deiner aktiven Mitglieder prüfen möchtest,
• Informationen zu einer bestehenden Mitgliedschaft benötigst,
• Mitgliederdaten aktualisieren möchtest,
• einen Überblick über die derzeit aktiven Mitglieder Deines Vereins erhalten möchtest.

Mitglieder, deren Mitgliedschaft als passiv geführt wird, erscheinen nicht in dieser Ansicht.

💡 Tipp

Nutze die Ansicht „Aktuelle Mitglieder“, wenn Du ausschließlich mit den aktiven Mitgliedschaften Deines Vereins arbeiten möchtest.

So behältst Du auch bei einer größeren Anzahl an Mitgliedern den Überblick.

📋Alle Mitglieder

DIn der Ansicht „Alle Mitglieder“ erhältst Du einen umfassenderen Überblick über die aktuell geführten Mitgliedschaften Deines Vereins.

Hier werden sowohl aktive als auch passive Mitglieder angezeigt.

Dazu gehören:

• ✅ Aktive Mitglieder – Mitglieder, deren Mitgliedschaft aktuell als aktiv geführt wird.
• 💤 Passive Mitglieder – Mitglieder, deren Mitgliedschaft mit dem Status „Passiv“ hinterlegt ist.

Die Ansicht eignet sich besonders dann, wenn Du unabhängig vom Aktiv- oder Passivstatus alle derzeit geführten Mitgliedschaften berücksichtigen möchtest.

Du kannst beispielsweise überprüfen, welche Mitglieder aktuell in Deinem Verein verwaltet werden und welchen Status ihre Mitgliedschaft besitzt.

ℹ️ Gut zu wissen

Der Mitgliedschaftsstatus „Passiv“ bedeutet nicht automatisch, dass eine Person aus Deinem Verein ausgetreten ist.

Passive Mitglieder werden weiterhin als Mitglieder geführt und erscheinen deshalb in der Ansicht „Alle Mitglieder“.

Ehemalige Mitglieder werden dagegen in einer separaten Ansicht verwaltet.

📦 Ehemalige Mitglieder

Unter „Ehemalige Mitglieder“ findest Du die Datensätze von Personen oder Organisationen, deren Mitgliedschaft beendet wurde.

Dazu gehören beispielsweise Mitglieder, die aus Deinem Verein ausgetreten sind oder deren Mitgliedschaft beendet wurde.

Diese Mitglieder werden nicht mehr in den Ansichten für aktive und passive Mitgliedschaften geführt, bleiben jedoch in der Übersicht der ehemaligen Mitglieder erhalten.

Dadurch kannst Du auch nach dem Ende einer Mitgliedschaft weiterhin auf die vorhandenen Informationen zugreifen, sofern der Datensatz nicht gelöscht wurde.

Das ist beispielsweise hilfreich, wenn Du:

• frühere Mitgliedschaften nachvollziehen möchtest,
• Informationen zu einem ehemaligen Mitglied benötigst,
• bereits vorhandene Mitgliedsdaten prüfen möchtest,
• eine frühere Mitgliedschaft zu einem späteren Zeitpunkt erneut berücksichtigen möchtest.

💡 Tipp

Wenn ein Mitglied Deinen Verein verlässt, solltest Du die Mitgliedschaft entsprechend beenden, anstatt den gesamten Datensatz unmittelbar zu löschen.

So bleiben die bisherigen Informationen erhalten und Du kannst bei Bedarf nachvollziehen, dass die Person früher Mitglied Deines Vereins war.

Achte dabei auf die geltenden Datenschutz- und Aufbewahrungsvorgaben.

💡Wichtig für die Preispakete

Die Anzahl der verwalteten Mitglieder ist für die Wahl und Berechnung Deines WISO MeinVerein Web-Preispakets relevant.

Dabei werden nicht ausschließlich die aktiven Mitglieder berücksichtigt.

Zur Anzahl der verwalteten Mitglieder zählen:

• ✅ Aktive Mitglieder
• 💤 Passive Mitglieder
• 📦 Ehemalige Mitglieder

Auch ehemalige Mitglieder werden somit bei der Ermittlung der benötigten Paketgröße berücksichtigt, solange ihre Mitgliederdatensätze weiterhin in WISO MeinVerein Web vorhanden sind.

⚠️ Bitte beachten

Wenn Du die Anzahl Deiner Mitglieder mit der in Deinem gebuchten Preispaket enthaltenen Mitgliederanzahl vergleichst, solltest Du deshalb nicht ausschließlich die Ansicht „Aktuelle Mitglieder“ berücksichtigen.

Beachte, dass auch passive und ehemalige Mitglieder zur Gesamtzahl der verwalteten Mitglieder gehören.

💡 Empfehlung

Überprüfe regelmäßig die in WISO MeinVerein Web hinterlegten Mitgliederdaten.

Achte dabei insbesondere darauf, dass die Mitgliedschaftsstatus korrekt gepflegt sind und nicht mehr benötigte personenbezogene Daten entsprechend den geltenden Datenschutzvorgaben behandelt werden.

So sorgst Du für eine aktuelle und übersichtliche Mitgliederverwaltung.

📌 Zusammenfassung

Die Kontakt- und Mitgliederverwaltung in WISO MeinVerein Web hilft Dir dabei, alle wichtigen Personen und Organisationen Deines Vereins zentral zu verwalten.

Während Du im Bereich „Kontakte“ sämtliche vereinsnahen Personen und Organisationen findest, konzentriert sich der Bereich „Mitglieder“ auf die Verwaltung der Mitgliedschaften.

Durch die verschiedenen Mitgliederansichten kannst Du schnell zwischen aktiven, passiven und ehemaligen Mitgliedern unterscheiden.

Wenn Du zusätzlich getrennte Nummernkreise für Mitglieder und sonstige Kontakte verwendest, schaffst Du eine übersichtliche und langfristig nachvollziehbare Datenstruktur.

Beachte dabei insbesondere folgende Zusammenhänge:

• Ein Mitglied ist gleichzeitig auch ein Kontakt.
• Ein Kontakt muss nicht zwangsläufig Mitglied Deines Vereins sein.
• Wird einem Kontakt eine Mitgliedschaft zugewiesen, bleibt seine bisherige Nummer zunächst bestehen.
• Wird eine Mitgliedschaft entfernt, bleibt der Datensatz als Kontakt erhalten.
• Aktive, passive und ehemalige Mitglieder werden bei der Ermittlung der benötigten Paketgröße berücksichtigt.
• Eine einheitliche Nummerierung erleichtert die langfristige Verwaltung Deiner Mitglieder und Kontakte.

Damit legst Du eine wichtige Grundlage für die weitere Organisation Deines Vereins und kannst die zahlreichen Funktionen von WISO MeinVerein Web optimal nutzen.