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  • 19. Januar. 2024
  • hfischer
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Aufgrund des Anwendungserlasses zur Abgabenordnung verlangt das Finanzamt für jedes Jahr einen Tätigkeitsbericht. Dies gilt unabhängig davon, dass Euer Verein wahrscheinlich nur alle drei Jahre eine Körperschaftsteuererklärung abgeben muss. Die fiskalische Prüfung, ob Euer Verein gemeinnützig ist, erfolgt mit der Anlage GEM, die mit der Körperschaftsteuererklärung abgegeben werden muss. Mit dem jährlichen Tätigkeitsbericht sollt Ihr aber zusätzlich nachweisen, dass Euer Verein auch tatsächlich im Sinne der Gemeinnützigkeit tätig war. Daraus ergibt sich auch, dass der Tätigkeitsbericht fürs Finanzamt anders aussehen sollte, als der auf der Mitgliederversammlung. In diesem Beitrag erklären wir Euch, was die rechtliche Grundlage des Tätigkeitsberichts fürs Finanzamt ist, wie der Tätigkeitsbericht aussehen sollte und was in den Bericht alles hinein gehört. Ihr habt offene Fragen rund um das Theme Tätigkeitsbericht? Dann stellt uns diese sehr gerne in den Kommentaren. ❤️

Inhaltsverzeichnis

Rechtliche Grundlage des Tätigkeitsberichts fürs Finanzamt

Nach § 63 Abs. 1 der Abgabenordnung (AO) muss die tatsächliche Geschäftsführung des Vereins auf die ausschließliche und unmittelbare Erfüllung der steuerbegünstigten Zwecke gerichtet sein. Außerdem müssen die Bestimmungen eingehalten werden, die die Satzung über die Voraussetzungen für Steuervergünstigungen enthält. Das bedeutet im Klartext, dass es nicht reicht, wenn Eure Gemeinnützigkeit auf dem Papier steht – sie muss auch im Verein praktiziert und gelebt werden.

Deshalb verlangt das Finanzamt auch regelmäßig Belege über Eure Tätigkeit. Hierzu gehört eine Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben, eine Vermögensübersicht, Angaben über die Rücklagenbildung und Rücklagenentwicklung. Darüber hinaus muss für jedes Geschäftsjahr ein Tätigkeitsbericht erstellt werden

Info

Die meisten Vereine müssen lediglich alle drei Jahre eine Steuererklärung abgeben. Das ändert aber nichts daran, dass für jedes Geschäftsjahr ein Tätigkeitsbericht erstellt werden muss.

Wie sollte der Tätigkeitsbericht fürs Finanzamt aussehen?

Den Tätigkeitsbericht könnt Ihr im Aufbau frei gestalten. Macht es den Finanzbeamten dabei möglichst einfach. Schreibt keine Romane, sondern stellt tabellarisch die benötigten Daten zusammen. Ergänzend könnt Ihr auch Presseberichte, Fotos usw. beifügen. Diese Unterlagen sollten aber dann in einem Anhang gesammelt und durchnummeriert werden. Im eigentlichen Tätigkeitsbericht verweist Ihr dann auf die Nummerierung im Anhang. So kann der Sachbearbeiter selbst entscheiden, ob er sich diese Unterlagen anschaut oder nicht.

Da es keine Vorschrift über den Inhalt des Tätigkeitsberichtes gibt, solltet ihr diesen Spielraum kreativ nutzen. Es geht darum, nachzuweisen, dass Euer Verein zu Recht als gemeinnützig anerkannt wurde. Darum stehen hier die Veranstaltungen, die eindeutig dem satzungsgemäßen, gemeinnützigen Vereinszweck dienen, im Vordergrund. Veranstaltungen, die eher der Geselligkeit dienen, sollten – auch wenn dies in der Satzung ausdrücklich erlaubt wird – in den Hintergrund treten und eventuell gar nicht aufgeführt werden. Auf gar keinen Fall darf der Eindruck entstehen, dass die gemeinnützigen Ziele des Vereins im Vereinsleben eine untergeordnete Rolle spielen.

Gemeinnützige Tätigkeiten zeichnen sich unter anderem  durch den ehrenamtlichen Einsatz aus. Deshalb sollte dieser Einsatz im Tätigkeitsbericht betont werden. Vergesst deshalb nicht, auch Schulungs- und Ausbildungszeiten der ehrenamtlichen Mitarbeiter aufzuführen. Wenn Ihr Euch unsicher seid, ob Angaben im Bericht schaden oder nutzen, lasst sie – wenn möglich – weg. Wenn das Finanzamt weitere Informationen braucht, wird es sich bei Euch melden.

Der Tätigkeitsbericht sollte eine Sammlung der wichtigsten Fakten sein. Wir empfehlen Euch die folgende Gliederung:

  • Allgemeine Angaben zum Verein:
    • Anzahl der Mitglieder eventuell untergliedert nach Abteilungen,  Mannschaften usw.
    • Betreuter Personenkreis, der nicht aus Vereinsmitgliedern besteht
    • Angaben zu den Förderern und Sponsoren
  • Auflistung der Aktionen und Veranstaltungen:
    • Eigene Veranstaltungen oder Teilnahme an Veranstaltungen (häufig beim Sport)
    • Grund der Veranstaltung (z. B.: Ligaspiel, Vereinsjubiläum usw.)
    • Finanzierung (öffentliche Mittel, Sponsorengelder, zweckgebundene Spenden usw.)
    • Alleinveranstalter oder Kooperation mit anderen Organisationen
    • Einsatz der Vereinsmitglieder, die ehrenamtlich tätig waren in Stunden
    • Darstellung und Besonderheiten der Veranstaltung

Wie bereits angesprochen, sollte im Tätigkeitsbericht immer der ideelle Bereich Eures Vereins im Vordergrund stehen. Das heißt aber nicht, dass die Vermögensverwaltung und die wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe keine Erwähnung finden sollen. Diese Steuerbereiche sollen den Bericht jedoch nicht dominieren. Weitere Informationen über die vier Steuerbereiche des Vereins findet Ihr hier.

Tätigkeitsbericht Muster zum Downloaden

Schreibt lieber zu wenig, als zu viel. Wenn sich für das Finanzamt noch Fragen ergeben, wird man sich bei Euch melden. Die dann gestellten Fragen machen deutlich, was man bei der Behörde noch wissen will und Ihr könnt darauf präzise eingehen. Auf der anderen Seite kann ein zu ausführlicher Tätigkeitsbericht „schlafende Hunde wecken“.

Ein Muster eines Tätigkeitsberichts stellen wir Euch hier zur Verfügung.

Fazit

Der Tätigkeitsbericht fürs Finanzamt ist besonders wichtig, da anhand dieses Berichts geprüft wird, ob Euer Verein die Voraussetzungen der Gemeinnützigkeit erfüllt. Ihr solltet deshalb genau überlegen, welche Informationen in den Bericht im Vordergrund stehen sollen. Prüft immer ab, ob der Bericht deutlich macht, dass die Satzungszwecke nicht nur auf dem Papier stehen, sondern von Euch auch in die Tat umgesetzt werden.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Tätigkeitsbericht

Was gehört in einen Tätigkeitsbericht fürs Finanzamt?

Im Verein sollte es mindestens zwei Tätigkeitsberichte geben: einen für die Mitgliederversammlung und einen fürs Finanzamt. Während im Tätigkeitsbericht für die Mitgliederversammlung auch auf das Thema „Geselligkeit im Verein“ eingegangen werden kann, sollte sich der Tätigkeitsbericht fürs Finanzamt auf die „harten Fakten“ konzentrieren, die nachweisen, dass Euer Verein zu Recht als gemeinnützig anerkannt ist.

Wer schreibt den Tätigkeitsbericht?

Grundsätzlich ist die Erstellung des Tätigkeitsberichts Sache des geschäftsführenden Vorstands. Gerade bei Vereinen mit Abteilungen solltet Ihr die Fakten zunächst zusammenstellen:
  • Finanzen: Kassierer, Schatzmeister, Geschäftsführer
  • Verwaltung: Geschäftsführendes Vorstandsmitglied
  • Jugendarbeit: Jugendleiter
  • Abteilungsleiter
Die Fakten solltet Ihr dann sichten und festlegen, welche Daten in den Bericht kommen sollen und welche nicht. Die Endfassung sollte dann ein Vorstandsmitglied schreiben und abschließend mit den anderen Vorstandsmitgliedern abstimmen.
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