Fahrtkosten und Auslagenersatz im Verein

• 15. Mai. 2024
• hfischer
• 6

Wenn beispielsweise Mitglieder für den Verein unterwegs sind, entstehen Fahrtkosten, die der Verein erstattet. Allerdings muss ein gemeinnütziger Verein darauf achten, dass die Erstattungen auch dem richtigen Bereich zugeordnet und in der Buchhaltung richtig erfasst werden. In diesem Beitrag befassen wir uns deshalb mit den Grundlagen der Fahrtkostenerstattung sowie dem Auslagenersatz. Wir erklären Euch, welche Punkte es bei der Erstattung an Mitglieder, Mitarbeiter und Dritte des Vereins zu berücksichtigen gilt. Viel Spaß beim Lesen!

Solltet Ihr offene Fragen rund um das Thema Auslagenersatz oder Fahrtkostenpauschale haben, schreibt uns diese gerne in die Kommentarbox unterhalb des Beitrags, wir beantworten diese so schnell wie möglich! ❤️

Was ist der Auslagenersatz?

Beim Auslagenersatz handelt es sich immer um real entstandene Kosten, also tatsächliche Kosten, für die die entsprechenden Belege vorgelegt werden. Das können beispielsweise Fahrt- und Übernachtungskosten, Büromaterial oder Ausgaben für Sportkleidung sein. Grundsätzlich hat jeder, der Kosten für den Verein vorfinanziert, Anspruch auf Ersatz, wenn die Ausgaben mit Belegen bewiesen werden können. Hierfür muss es keine gesonderte Satzungsregelung geben. Eine Zahlungsverpflichtung ergibt sich aus § 670 BGB.

Der Erstattungsanspruch besteht allerdings nur, wenn die bezahlte Leistung oder Ware im Auftrag des Vereins erfolgte. Dabei muss der Auftrag nicht schriftlich erteilt werden.  

Der Auslagenersatz muss in der Begrifflichkeit zudem von den Aufwandentschädigungen differenziert werden. Bei den Aufwandsentschädigungen handelt es sich um eine Pauschale, die der Verein für eine Arbeitsleistung und den damit verbundenen Zeitaufwand gewährt. Häufig wird eine Aufwandsentschädigung an Trainer, Betreuer, den Kassenwart oder den Zuständigen für die Reinigung des Vereinsheims gezahlt. Eine Aufwandsentschädigung können beispielsweise die Ehremamtspauschale oder die Übungsleiterpauschale sein.

Fahrtkosten erstatten im Verein

In jedem Verein entstehen Fahrtkosten. Eure aktiven Vereinsmitglieder fahren zu auswärtigen Veranstaltungen oder Verbandstagungen und -lehrgängen. Eltern fahren die Kinder zu Auswärtsspielen. Vorstandsmitglieder müssen an auswärtigen Tagungen oder Lehrgängen teilnehmen. Natürlich könnt ihr nicht erwarten, dass diese Fahrten von den Fahrern aus eigener Tasche bezahlt werden. Darum stellt sich die Frage, wie diese Fahrtkosten zu behandeln sind.

Für Fahrten, die auf Veranlassung des Vereins durchgeführt werden, könnt Ihr die Kosten entweder gegen Vorlage der Belege (Fahrkarte, Taxiquittung usw.) oder 0,30 € pro zurückgelegten Kilometer erstatten.

Grundlagen jeder Erstattung

Auch Euer Verein ist zu einer ordnungsgemäßen Buchhaltung verpflichtet. Es spielt hier keine Rolle, ob die Einnahme-Überschussrechnung ausreicht oder Euer Verein bereits bilanzieren muss. Einer der zentralen Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchung lautet: „Keine Buchung ohne Beleg“. Darum solltet Ihr immer darauf achten, dass beim Auslagenersetz auch ein entsprechender Beleg vorgelegt wird. Als Belege zählen unter anderem Quittungen, Fahrscheine oder Rechnungen.

Mitgliedern die Fahrtkosten erstatten

Grundsätzlich gilt, dass Vereinsmitglieder keine finanziellen Vorteile aus Ihrer Mitgliedschaft ziehen dürfen. Jedoch sollen den Mitgliedern durch die Mitgliedschaft auch keine zusätzlichen Kosten entstehen. Neben dem Auslagenersatz können Vereinsmitgliedern auch die Kosten für längerfristige Einsätze im Auftrage des Vereins erstattet werden. Die Unterbringungskosten werden dabei nach vorgelegten Belegen abgerechnet.

Fährt ein Mitglied im Auftrag Eures Vereins mit seinem Pkw, hat er Anspruch auf 0,30 € pro gefahrenen Kilometer. Diese Fahrtkostenerstattung steht auch Vorstandsmitgliedern zu, ohne dass hierfür eine gesonderte Satzungsregelung notwendig wäre.

Für längerfristige Reiseeinsätze im Auftrag des Vereins kann dem Mitglied für Verpflegungsmehraufwendungen pro Tag erstattet werden:

Zahlt das Mitglied die Kosten für Frühstück, Mittag- oder Abendessen nicht selbst (z.B. weil die abgerechnete Übernachtung „mit Frühtstück“ oder „mit Halbpension“ abgerechnet wurde), werden immer (Auch bei Einsätzen untere 24 Stunden) pro Mahlzeit folgende Prozentsätze auf Grundlage der Pauschale für 24 Stunden abgezogen

Erstattungen an Mitarbeiter

Werden Mitarbeiter von Eurem Verein beschäftigt, gelten hier dieselben Bestimmungen wie bei jedem anderen Arbeitgeber. Entstehende Kosten, die im Kontext der Tätigkeit entstehen, werden gegen Vorlage entsprechender Belege erstattet.

Für Fahrten, die auf Veranlassung des Vereins durchgeführt werden, könnt Ihr die Kosten entweder gegen Vorlage der Belege (Fahrkarte, Taxiquittung usw.) oder 0,30 € pro zurückgelegten Kilometer erstatten (Gilt aber für Fahrten zwischen dem Wohnort und der Arbeitsstätte – siehe nächster Absatz). Fahrten für den Verein mit einem Privatfahrzeug sollten aber schon aus versicherungsrechtlichen Gründen vermieden werden.

Bei den Fahrten zur Arbeit können nach § 9 Abs. 4 EstG (Einkommensteuergesetz) vom Arbeitnehmer für jeden Entfernungskilometer zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte 0,30 € für die ersten 20 Kilometer und 0,38 € für jeden weiteren Kilometer in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Achtung: Es gelten „Entfernungskilometer“ – also nicht die gefahrenen Kilometer für Hin- und Rückfahrt. Es wird faktisch nur eine Strecke angerechnet.

Erstattungen an Dritte

In vielen Vereinen kommt es vor, dass Eltern, Verwandte, Bekannte oder Freunde die Kinder und Jugendlichen zu Auswärtsspielen fahren. Auch in anderen Fällen sind Nichtmitglieder für Euren Verein unterwegs.

Wenn sie hierzu vom Verein aufgefordert wurden, haben sie ebenfalls Anspruch auf Erstattung von 0,30 € pro gefahrenen Kilometer. Bei längerem Aufenthalt kommt eventuell noch die Erstattung der Verpflegungspauschalen infrage (siehe Tabelle im Abschnitt „Reisekostenerstattung für Mitglieder“).

Allerdings kann eine Erstattung nur erfolgen, wenn hierüber eine Vereinbarung getroffen wird. Grundsätzlich gilt der „Bringdienst“ durch Eltern oder andere Angehörige als „Gefälligkeit“, was im Übrigen auch versicherungsrechtliche Konsequenzen hat (siehe hierzu auch das Urteil des Bundesgerichtshofs vom 23.07.2015 – Aktenzeichen III ZR 346/14).

Fazit

Jedes Vereinsmitglied hat Anspruch auf Ersatz von real entstandenen Ausgaben für Waren oder Leistungen, die für den Verein vorgelegt wurden. Voraussetzung ist, dass die Leistung oder Ware im Auftrag und mit Zustimmung des Vereins gekauft wurde. Für Fahrten, die im Auftrag des Vereins durchgeführt werden, kann ein „Kilometergeld“ von 0,30 € / km gezahlt werden.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Fahrtkosten im Verein

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