WISO MeinVerein Handbuch

Organisation

Einführung in die Dokumentenverwaltung

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Mit der zentralen Dokumentenverwaltung in WISO MeinVerein Web bringt ihr noch mehr Struktur, Transparenz und Ordnung in eure Vereinsarbeit.

Ob Sitzungsprotokolle, Verträge, Trainingspläne oder wichtige Vereinsunterlagen – mit der Dokumentenverwaltung könnt ihr alle relevanten Dateien an einem zentralen Ort speichern, übersichtlich organisieren und gemeinsam verwalten.

Bisher konntet ihr Dokumente bereits direkt bei Mitgliedern, Kontakten und Terminen hinterlegen. Mit der zentralen Dokumentenverwaltung stehen euch nun zusätzliche Möglichkeiten zur Verfügung, um eure Vereinsunterlagen unabhängig von einzelnen Datensätzen zu organisieren.

So habt ihr wichtige Informationen jederzeit griffbereit und erleichtert die Zusammenarbeit innerhalb eures Vereins.

📂 Alle Vereinsdokumente zentral verwalten

Die Dokumentenverwaltung bietet euch die Möglichkeit, unterschiedliche Vereinsunterlagen an einem gemeinsamen Ort zu speichern.

Dazu gehören beispielsweise:

• 📝 Protokolle von Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen
• 📄 Verträge und Vereinbarungen
• ⚽ Trainingspläne und Übungsunterlagen
• 🎪 Dokumente zu Veranstaltungen und Vereinsfesten
• 💶 Rechnungen und andere Finanzunterlagen
• 📋 Formulare und Anträge
• ℹ️ Interne Vereinsinformationen

Die Dokumente werden zentral in WISO MeinVerein Web gespeichert und können entsprechend den vergebenen Berechtigungen von den zuständigen Vereinsmitgliedern eingesehen und verwaltet werden.

Durch individuell angelegte Ordner und Unterordner könnt ihr eure Dokumente nach Themen, Abteilungen oder Aufgabenbereichen strukturieren.

📍 Wo finde ich die Dokumentenverwaltung?

Die Dokumentenverwaltung erreicht ihr über den Menüpunkt:

Orga → Dokumente

Der Bereich „Dokumente“ befindet sich an erster Stelle innerhalb des Menüs „Orga“.

Nach dem Öffnen gelangt ihr direkt in die zentrale Dokumentenübersicht.

Hier werden euch alle vorhandenen Ordner angezeigt, auf die ihr entsprechend eurer Berechtigungen zugreifen könnt.

📁 Individuelle Ordnerstruktur

Damit ihr eure Dokumente möglichst übersichtlich ablegen könnt, bietet euch die Dokumentenverwaltung die Möglichkeit, eigene Ordnerstrukturen anzulegen.

Beispielsweise könnt ihr eure Vereinsunterlagen folgendermaßen organisieren:

📁 Vorstand

• 📁 Sitzungsprotokolle
• 📁 Verträge
• 📁 Schriftverkehr

📁 Veranstaltungen

• 📁 Vereinsfest 2026
• 📁 Mitgliederversammlung
• 📁 Weihnachtsfeier

📁 Sportbetrieb

• 📁 Trainingspläne
• 📁 Spielpläne
• 📁 Mannschaftsunterlagen

Innerhalb dieser Ordner könnt ihr weitere Unterordner erstellen, um eure Dokumente noch genauer zu strukturieren.

Aktuell stehen euch bis zu vier Ordnerunterebenen zur Verfügung.

So könnt ihr die Dokumentenverwaltung individuell an die Bedürfnisse und Organisationsstruktur eures Vereins anpassen.

🔐 Rollen und Zugriffsberechtigungen

Nicht jedes Vereinsmitglied benötigt Zugriff auf sämtliche Dokumente.

Deshalb ist die Dokumentenverwaltung mit der Rollen- und Rechteverwaltung von WISO MeinVerein Web verknüpft.

Über die bestehenden Rollen könnt ihr festlegen, welche Personengruppen auf bestimmte Ordner und die darin enthaltenen Dokumente zugreifen dürfen.

Die entsprechenden Einstellungen findet ihr unter:

Einstellungen → Rollen & Rechte

Diese Funktion ist insbesondere für Mehrspartenvereine, Vereine mit verschiedenen Abteilungen oder größere Vereinsstrukturen hilfreich.

Beispielsweise könnt ihr festlegen, dass:

• der Vorstand Zugriff auf interne Vorstandsunterlagen erhält,
• die Finanzverwaltung auf bestimmte Finanzdokumente zugreifen darf,
• Abteilungsleiter die Dokumente ihrer jeweiligen Abteilung einsehen können,
• allgemeine Vereinsunterlagen mehreren Rollen zur Verfügung stehen.

⚠️ Hinweis:

Die Berechtigungen werden auf der ersten Ordnerebene vergeben und gelten automatisch für alle darin enthaltenen Unterordner.

Eine separate Einschränkung einzelner Unterordner ist derzeit nicht möglich.

Die Zuweisung eines Ordners zu einer Rolle kann nur von Nutzern vorgenommen werden, die innerhalb der Rollen- und Rechteverwaltung über die entsprechende Bearbeitungsberechtigung verfügen.

🗂️ Automatische Ablage im Systemordner

Neben euren selbst erstellten Ordnern steht euch ein sogenannter Systemordner zur Verfügung.

Dieser wird automatisch von WISO MeinVerein Web verwaltet und dient der zentralen Ablage bestimmter Dokumente, die innerhalb der Anwendung entstehen oder hinterlegt werden.

Der Systemordner ist aktuell in folgende Bereiche aufgeteilt:

• Belege
• Sendungen

Im Bereich „Belege“ findet ihr weitere Unterordner für die unterschiedlichen Belegtypen:

• Ausgaben
• Einnahmen
• Rechnungen
• Spenden

Dokumente und Anhänge aus diesen Bereichen werden automatisch im entsprechenden Systemordner abgelegt.

Dadurch könnt ihr die zugehörigen Dateien auch über die zentrale Dokumentenverwaltung wiederfinden.

⚠️ Wichtig:

Der Systemordner wird durch die Anwendung verwaltet und kann nicht verändert oder gelöscht werden.

Auch die darin automatisch abgelegten Dateien können nicht direkt über die Dokumentenverwaltung gelöscht werden.

🔎 Dokumente schnell wiederfinden

Damit ihr auch bei umfangreichen Dokumentensammlungen nicht den Überblick verliert, steht euch eine integrierte Suchfunktion zur Verfügung.

Diese durchsucht nicht nur den aktuell geöffneten Ordner, sondern auch die darin enthaltenen Unterordner.

So findet ihr beispielsweise ein bestimmtes Sitzungsprotokoll, selbst wenn es innerhalb mehrerer Ordnerebenen abgelegt wurde.

Die Suche erleichtert euch insbesondere bei größeren Dokumentenbeständen das schnelle Auffinden benötigter Unterlagen.

📎 Unterstützte Dateiformate

In der Dokumentenverwaltung könnt ihr unterschiedliche Dateiformate hochladen.

Aktuell werden folgende Formate unterstützt:

Dateityp	Unterstützte Formate
PDF-Dokumente	PDF
Word-Dokumente	DOC, DOCX
Excel-Dateien	XLS, XLSX
OpenDocument	ODT, ODS
Textdokumente	RTF, TXT
Datendateien	CSV, XML, JSON
Webdokumente	HTML
Bilddateien	JPG, PNG, GIF, BMP, TIF
Videodateien	MOV

Bitte beachtet folgende Einschränkungen:

• Die maximale Dateigröße beträgt derzeit 20 MB pro Datei.
• PDF-Dokumente dürfen maximal 30 Seiten enthalten.

💾 Speicherplatz erweitern

Sollte der verfügbare Speicherplatz eures Vereins nicht mehr ausreichen, könnt ihr eine Erweiterung bei unserem Support anfragen.

Der Speicherplatz kann in Schritten von jeweils 2 GB bis zu einer Gesamtkapazität von 10 GB erweitert werden.

Benötigt ihr mehr als 10 GB Speicherplatz, ist dies auf Anfrage ebenfalls möglich.

Schreibt uns hierzu einfach eine E-Mail an support@meinverein.de

Hinweis:

Aktuell erfolgt die Erweiterung des Speicherplatzes kostenfrei. WISO MeinVerein behält sich jedoch vor, diese Regelung zukünftig anzupassen.