WISO MeinVerein Handbuch

Organisation

Sendungen

---

Mit den Sendungen steht Dir ein zentraler Bereich zur Verfügung, in dem alle Funktionen rund um den Versand von Nachrichten gebündelt sind. ✉️ 

Über Sendungen erreichst Du alle Personen, die mit Deinem Verein in Verbindung stehen. Gleichzeitig erhältst Du eine vollständige Übersicht über versendete Nachrichten und systemseitige Benachrichtigungen. 

Profil – Kommunikationsweg & Kontaktsperre 👤 

Die grundlegenden Einstellungen für den Versand werden direkt im jeweiligen Profil vorgenommen. 

Kommunikationswege festlegen

Über den Kommunikationsweg legst Du fest, wie eine Person bevorzugt kontaktiert werden soll: 

• E-Mail 

• Post / Brief 

Diese Einstellung kann für Mitglieder, Kontakte und Ansprechpartner individuell hinterlegt werden. 

Kontaktsperren verwalten

Mit der Kontaktsperre kann der Versand an bestimmte Personen unterbunden werden. 

ℹ️ Folgende Infos können bei einer aktiven Kontaktsperre hinterlegt werden: 

• Kontaktsperre aktiv seit 
  Gibt an, ab wann die Kontaktsperre gilt.  

• Grund für Kontaktsperre (optional) 
  Dient zur internen Dokumentation und hilft anderen Verwaltern, die Kontaktsperre besser nachzuvollziehen.  

 
Eine aktive Kontaktsperre bedeutet:  

Sendungen für Personen mit aktiver Kontaktsperre werden nicht automatisch versendet und nicht eigenständig ausgelöst.  Stattdessen werden sie im Postausgang hinterlegt. 

Damit wird sichergestellt, dass keine Nachrichten unbeabsichtigt versendet werden. Gleichzeitig werden die Sendungen dennoch erstellt und dem Verwalter zur weiteren Verarbeitung bereitgestellt, sodass individuell entschieden werden kann, wie damit verfahren werden soll. 

Jeder Verein hat unterschiedliche Anforderungen und Abläufe. Deshalb wird bewusst keine automatische Entscheidung getroffen. Stattdessen erhältst Du an allen relevanten Stellen Hinweise und kannst individuell entscheiden: 

• ob die Kontaktsperre bei Vereinsaustritt gesetzt werden soll 

• ob eine Sendung trotz Kontaktsperre versendet wird  

So behältst Du jederzeit die volle Kontrolle über den Versand und kannst flexibel auf Deine vereinsinternen Prozesse reagieren. 

Gewünschten Empfänger auswählen 

Beim Erstellen einer Sendung kannst Du folgende Empfänger auswählen: 

• einzelne Personen (Mitglieder oder Kontakte) 

• Listen 

• alle Personen im Verein 

• freie E-Mail-Adressen 

Kontakte mit aktiver Kontaktsperre werden als Empfänger übernommen und entsprechend gekennzeichnet. 

Empfänger anzeigen und bearbeiten

Nach der Auswahl der Empfänger erhältst Du eine Gesamtübersicht aller Personen, die für die Sendung berücksichtigt werden. 

In dieser Übersicht kannst Du: 

• alle ausgewählten Empfänger einsehen  

• relevante Informationen zur Sendung pro Person prüfen  

• den Kommunikationsweg individuell für diese Sendung anpassen  

Die Anpassung des Kommunikationswegs erfolgt nur für die aktuelle Sendung und hat keine Auswirkungen auf die hinterlegten Einstellungen im Profil. 

Zusätzlich hast Du die Möglichkeit, einzelne Empfänger wieder zu entfernen, z. B. wenn Du aus einer ausgewählten Liste bestimmte Personen ausschließen möchtest. 

Nachricht verfassen

Die Nachricht besteht aus folgenden Bestandteilen: 

• Betreff (Pflichtfeld) 
  Der Betreff ist eine Pflichtangabe und sollte für eine klare und verständliche Kommunikation immer gepflegt werden. 
  Er wird sowohl im Brief als auch in der E-Mail als Betreff angezeigt.  

• Nachrichtentext 
  Der Nachrichtentext kann frei gestaltet und formatiert werden. 
  Es stehen Dir verschiedene Formatierungsoptionen zur Verfügung. 

Zusätzlich kannst Du Textvariablen verwenden, um Inhalte zu personalisieren, z. B. für Anrede, Vorname oder weitere Profilinformationen. 
So kannst Du einen einheitlichen Text erstellen, der für jeden Empfänger individuell angepasst wird. 

Anhänge hinzufügen und bearbeiten

Du kannst verschiedene Dateitypen als Anhang hinzufügen. 
Diese werden ausschließlich bei E-Mails berücksichtigt. 
Außerdem werden Anhänge ausschließlich bei Sendungen, die per E-Mail versendet werden, berücksichtigt. 

Nachrichtenvorschau anzeigen

In der Vorschau kannst Du den finalen Stand Deiner Sendung vor dem Versand überprüfen. 

Dabei hast Du die Möglichkeit, Dir für jeden Empfänger individuell anzusehen, wie die Sendung später ankommt- inklusive vollständig aufgelöster Textvariablen. 
 
E-Mails werden im finalen E-Mail-Layout dargestellt, Briefe direkt auf dem hinterlegten Briefpapier. 

Versandoptionen 

• Sendung speichern 💾 
  Die Sendung wird als Entwurf gespeichert und kann zu einem späteren Zeitpunkt weiterbearbeitet werden. So kannst Du Deinen aktuellen Stand sichern, ohne die Sendung direkt fertigstellen oder versenden zu müssen.  

• Jetzt versenden 📤 
  E-Mails werden direkt verschickt. Briefe werden als PDF erzeugt und stehen anschließend zum Download bereit – entweder einzeln pro Empfänger oder gesammelt in einer Datei für einen schnellen Gesamtdruck. 
  Die Sendung wird anschließend im Bereich Gesendet abgelegt.  

• Einzelsendungen erstellen ✏️ 
  Die Sendung wird in einzelne Sendungen pro Empfänger aufgeteilt und im Postausgang abgelegt. 
  Dort kannst Du jede Sendung individuell bearbeiten, ohne dass sich die Änderungen auf andere Empfänger auswirken. 
  Der Versand erfolgt in diesem Fall nicht automatisch, sondern kann später gezielt manuell angestoßen werden. Ebenso kannst Du die Briefe dort einzeln oder gesammelt herunterladen. 

Postausgang einsehen

Hier findest Du: 

• vorbereitete Einzelsendungen 
  Sendungen, die für den Versand vorbereitet wurden und hier einzeln bearbeitet werden können, bevor sie final verschickt werden.  

• Sendungen von Personen mit aktiver Kontaktsperre 
  Diese Sendungen werden nicht automatisch versendet. Du kannst individuell entscheiden, ob Du den Versand dennoch manuell anstoßen oder die Sendung entfernen möchtest.  

• Sendungen mit Fehlern 
  Sendungen, die aufgrund von Fehlern nicht erzeugt oder verschickt werden konnten. Entsprechende Hinweise helfen Dir dabei, die Ursache nachzuvollziehen und zu beheben.  

Der Postausgang dient als zentrale Zwischenstation für Deinen Versand. 
Hier kannst Du Sendungen prüfen, individuell anpassen und bewusst entscheiden, wann und wie diese versendet werden. 

Gesendete Nachrichten einsehen

Hier findest Du eine vollständige Übersicht aller versendeten Sendungen und systemseitigen Benachrichtigungen. 

Der Bereich dient als zentrales Protokoll für alles, was aus der Anwendung heraus verschickt wurde. Dazu gehören: 

• versendete E-Mails und Newsletter  

• erzeugte und versendete Briefe  

• systemseitige Benachrichtigungen  

🔔 Zu den Benachrichtigungen zählen u. a.: 

• Einladungen zur Nutzung der Anwendung  

• Zuweisungen zu Rollen  

• Termineinladungen und Terminänderungen  

• Benachrichtigungen zu Rechnungen und Lastschriften  

• Spendenbescheinigungen  

So hast Du jederzeit einen vollständigen Überblick über alle versendeten Inhalte und kannst nachvollziehen, was wann an wen versendet wurde. 

Zusätzlich kannst Du: 

• Sendungen erneut versenden  

• Briefe erneut als PDF erzeugen 

Versandvorlagen verwalten

Mit Vorlagen kannst Du wiederkehrende Inhalte einmal erstellen und jederzeit erneut verwenden. 

Gerade bei regelmäßig versendeten Schreiben hilft Dir diese Funktion, Zeit zu sparen und gleichzeitig eine einheitliche Kommunikation im Verein sicherzustellen. Inhalte müssen nicht jedes Mal neu erstellt werden und stehen sofort in der gewünschten Form zur Verfügung. 

Insbesondere im Mehrnutzerbetrieb bieten Vorlagen einen großen Vorteil: 
Du kannst für Deinen Verein standardisierte Schreiben vorbereiten, auf die alle Verwalter zugreifen können. So entsteht eine klare, einheitliche Linie in der Kommunikation und ein professioneller Auftritt nach außen. 

Das ermöglicht: 

• einheitliche Kommunikation im gesamten Verein  

• schnellere Erstellung neuer Sendungen  

• weniger manuellen Aufwand im Tagesgeschäft  

Typische Anwendungsfälle: 

• Mitgliedschaftsbestätigungen  

• Einladungen  

• Standardinformationen  

• Kündigungsbestätigungen  

Du kannst beliebig viele Vorlagen erstellen und speichern. Dabei stehen Dir alle Funktionen zur Verfügung, die Du auch aus der Sendung kennst, z. B. Textformatierungen und Textvariablen. 

Vorlagen lassen sich flexibel einsetzen: 

Du kannst direkt aus einer Vorlage heraus eine neue Sendung erstellen oder während der Erstellung einer Sendung eine Vorlage laden und weiter anpassen 

Absender- und Antwortlogik bei E-Mails 

Beim Versand von E-Mails wird automatisch festgelegt, welche Absender- und Antwortadresse verwendet wird. 

Die Auswahl hängt davon ab, um welche Art von E-Mail es sich handelt und welche Einstellungen im Verein hinterlegt sind. 

Grundsätzlich gilt: 

Die Antwortadresse wird so gewählt, dass Empfänger entweder direkt mit dem Verein oder dem auslösenden Verwalter kommunizieren können. 

Die grundlegenden Einstellungen für den E-Mail-Versand findest Du unter Einstellungen > Vereinsdaten > E-Mail-Einstellungen. 

Dort kannst Du: 

• einen eigenen E-Mail-Provider (SMTP) anbinden  

• sowie festlegen, welche Absender- und Antwortadressen verwendet werden sollen  

Diese Einstellungen bilden die Basis für den gesamten E-Mail-Versand in Deinem Verein. 

Im Folgenden erklären wir Dir, in welchen Fällen welche Adressen verwendet werden und wie sich das Verhalten je nach Art der E-Mail unterscheidet. 

1. Systemnachrichten 

(z. B. Einladungen, Rollen-Zuweisungen, Terminbenachrichtigungen) 

• Versand erfolgt im Namen der Anwendung 

• Absender ist standardmäßig: noreply@meinverein.de 

• Antworten auf diese E-Mails werden nicht zugestellt 

👉 Diese Nachrichten dienen rein der Information und sind nicht für direkte Kommunikation gedacht. 

2. Rechnungs- und spendenbezogene E-Mails 

(z. B. Beitragsrechnungen, Zahlungserinnerungen, Spendenbescheinigungen) 

• Wenn eine Absenderadresse in den E-Mail-Einstellungen des Vereins hinterlegt ist, wird diese verwendet 

• Alternativ wird die E-Mail-Adresse des auslösenden Verwalters genutzt 

👉 Antworten gehen immer an eine erreichbare Person im Verein zurück. 

3. E-Mails über Sendungen 

(z. B. manuell erstellte Nachrichten oder Newsletter) 

• Wenn eine Absenderadresse im Verein hinterlegt ist, wird diese verwendet 

• Andernfalls wird die E-Mail-Adresse des Verwalters verwendet, der die Sendung erstellt hat 

👉 So wird sichergestellt, dass Empfänger direkt antworten können. 

4. Versand über eigenen E-Mail-Server 

Wenn ein eigener E-Mail-Server (SMTP) hinterlegt ist: 

• Der Versand erfolgt über diesen Server 

• Die konfigurierte Absenderadresse wird verwendet 

• Antworten gehen an die dort definierte Adresse 

👉 Das ist die empfohlene Einstellung für einen professionellen Außenauftritt. 

5. Sonderfall: Keine Angaben vorhanden 

Wenn weder eine Absenderadresse noch ein Verwalter eindeutig zugeordnet werden kann: 

• Es wird automatisch noreply@meinverein.de verwendet 

• Antworten sind in diesem Fall nicht möglich