WISO MeinVerein Handbuch

Organisation

Sendungen – Vorbereitungen und Auswirkungen auf Kontakt- und Mitgliedsprofile

---

Mit WISO MeinVerein Web kannst Du E-Mails und Briefe direkt aus der Vereinsverwaltung heraus erstellen und versenden. Damit die Kommunikation mit Deinen Mitgliedern, Kontakten und Ansprechpartnern reibungslos funktioniert, solltest Du zunächst die entsprechenden Einstellungen in den jeweiligen Profilen überprüfen.

Hier legst Du fest, über welchen Kommunikationsweg eine Person bevorzugt kontaktiert werden soll und ob gegebenenfalls eine Kontaktsperre besteht.

Diese Einstellungen helfen Dir dabei, den Versand von Nachrichten gezielt zu steuern und sicherzustellen, dass individuelle Kontaktwünsche berücksichtigt werden.

👤 Kommunikationswege im Profil festlegen

Den bevorzugten Kommunikationsweg kannst Du direkt im jeweiligen Mitglieds- oder Kontaktprofil hinterlegen.

Öffne dazu den Bereich „Mitglieder“ oder „Kontakte“ und wähle die gewünschte Person aus. Wechsle anschließend in den Bearbeitungsmodus des Profils.

Im Abschnitt „Kontaktdaten“ findest Du das Auswahlfeld „Bevorzugter Kommunikationsweg“.

Hier stehen Dir zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

• 📧 E-Mail: Die Person soll bevorzugt per E-Mail kontaktiert werden.
• ✉️ Post / Brief: Die Person soll bevorzugt auf dem Postweg kontaktiert werden.

Die Einstellung kann für Mitglieder, Kontakte und Ansprechpartner individuell vorgenommen werden.

So kannst Du beispielsweise festlegen, dass ein Mitglied seine Vereinsinformationen per E-Mail erhält, während ein anderes Mitglied weiterhin schriftlich per Brief informiert werden möchte.

⚠️ Voraussetzungen für den Versand

Damit Nachrichten erfolgreich versendet werden können, solltest Du Folgendes beachten:

📧 E-Mail-Versand

Für den Versand per E-Mail muss im jeweiligen Profil eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt sein.

Fehlt diese Angabe, ist ein Versand per E-Mail nicht möglich.

✉️ Briefversand

Briefe können grundsätzlich auch dann erstellt werden, wenn keine vollständige Postanschrift hinterlegt ist.

Das kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn Du einen Brief persönlich übergeben möchtest.

Für den postalischen Versand solltest Du darauf achten, dass die benötigten Adressdaten vollständig und korrekt erfasst sind.

💡 Tipp

Überprüfe regelmäßig die hinterlegten Kontaktdaten Deiner Mitglieder. Aktuelle E-Mail-Adressen und Anschriften erleichtern den Versand und reduzieren den Aufwand bei der Vereinskommunikation.

Weitere Informationen zur Verwaltung von Mitgliedern und Kontakten findest Du in unserem Handbucheintrag:

Einführung zur Kontakt- und Mitgliederverwaltung

🔒 Kontaktsperren verwalten

Nicht jede Person möchte weiterhin Nachrichten von Deinem Verein erhalten. Um solche Wünsche berücksichtigen zu können, bietet Dir WISO MeinVerein Web die Möglichkeit, eine Kontaktsperre zu hinterlegen.

Mit einer aktiven Kontaktsperre kannst Du verhindern, dass Nachrichten unbeabsichtigt an bestimmte Mitglieder, Kontakte oder Ansprechpartner versendet werden.

Das kann beispielsweise in folgenden Situationen sinnvoll sein:

• Ein ehemaliges Mitglied möchte keine weiteren Vereinsinformationen erhalten.
• Eine Person hat ausdrücklich darum gebeten, nicht mehr kontaktiert zu werden.
• Ein Mitglied ist verstorben und soll keine weiteren Nachrichten erhalten.
• Aus vereinsinternen Gründen soll die Kommunikation vorübergehend ausgesetzt werden.

Die Kontaktsperre lässt sich individuell im jeweiligen Profil aktivieren und bei Bedarf wieder aufheben.

⚙️ Kontaktsperre aktivieren

Um eine Kontaktsperre einzurichten, öffne zunächst das entsprechende Mitglieds- oder Kontaktprofil.

Gehe anschließend wie folgt vor:

1. Öffne das gewünschte Profil und wechsle in den Bearbeitungsmodus.
2. Navigiere zum Abschnitt „Kontaktdaten“.
3. Aktiviere den Schieberegler „Kontaktsperre“.
4. Hinterlege bei Bedarf das Datum, ab dem die Kontaktsperre gelten soll.
5. Ergänze optional einen Grund für die Kontaktsperre.
6. Speichere Deine Änderungen über die Schaltfläche „Speichern“.

Sobald Du die Kontaktsperre aktivierst, stehen Dir zusätzliche Eingabefelder zur Verfügung.

ℹ️ Zusätzliche Angaben zur Kontaktsperre

Bei einer aktiven Kontaktsperre kannst Du folgende Informationen hinterlegen:

📅 Kontaktsperre aktiv seit

In diesem Feld wird festgelegt, ab welchem Datum die Kontaktsperre gilt.

📝 Grund für Kontaktsperre (optional)

Hier kannst Du dokumentieren, weshalb die Person nicht mehr kontaktiert werden soll.

Der hinterlegte Grund dient ausschließlich der internen Dokumentation und hilft anderen Vereinsverwaltern dabei, die Entscheidung nachzuvollziehen.

Du kannst beispielsweise vermerken, dass eine Person ausdrücklich keine weiteren Vereinsinformationen erhalten möchte.

💡 Tipp

Nutze das optionale Textfeld, um die Hintergründe einer Kontaktsperre nachvollziehbar zu dokumentieren. Achte dabei darauf, nur die tatsächlich notwendigen Informationen zu hinterlegen.

⚠️ Hinweis beim Aktivieren einer Kontaktsperre

Beim Aktivieren einer Kontaktsperre zeigt Dir WISO MeinVerein Web einen zusätzlichen Hinweis an.

Dieser informiert Dich darüber, welche Auswirkungen die Kontaktsperre auf die Kommunikation und die bestehenden Mitgliedsbeiträge hat.

Mit einer aktivierten Kontaktsperre werden sämtliche Nachrichten an den betroffenen Kontakt unterbunden. Dazu gehören:

• 📧 E-Mails
• ✉️ Briefe
• 🔔 Benachrichtigungen

Außerdem informiert Dich das System darüber, dass möglicherweise noch aktive Mitgliedsbeiträge für die betreffende Person bestehen.

Wichtig ist dabei:

Eine Kontaktsperre hat keinen Einfluss auf bestehende Beitragsbuchungen.

Das bedeutet, dass bereits hinterlegte Mitgliedsbeiträge nicht automatisch beendet oder angepasst werden.

Soll ein Mitglied keine weiteren Beiträge mehr zahlen, musst Du die entsprechenden Einstellungen unabhängig von der Kontaktsperre überprüfen und gegebenenfalls anpassen.

Bestätige den Hinweis über die Schaltfläche „Verstanden“, um fortzufahren.

📤 Auswirkungen einer Kontaktsperre auf Sendungen

Ist für eine Person eine aktive Kontaktsperre hinterlegt, berücksichtigt WISO MeinVerein Web diese Information beim Versand von Nachrichten.

Das bedeutet:

Sendungen an Personen mit aktiver Kontaktsperre werden nicht automatisch versendet.

Stattdessen werden die entsprechenden Nachrichten erstellt und im Postausgang hinterlegt.

Dadurch wird verhindert, dass E-Mails oder Briefe unbeabsichtigt an Personen versendet werden, für die eine Kontaktsperre besteht.

Gleichzeitig bleiben die vorbereiteten Sendungen erhalten und können durch einen Vereinsverwalter überprüft und weiterverarbeitet werden.

Du kannst somit individuell entscheiden, ob eine bestimmte Nachricht trotz bestehender Kontaktsperre versendet werden soll.

💡 Beispiel aus der Vereinspraxis

Dein Verein möchte eine allgemeine Information an alle Mitglieder versenden.

Unter den ausgewählten Empfängern befindet sich ein ehemaliges Mitglied, für das eine Kontaktsperre hinterlegt wurde.

WISO MeinVerein Web berücksichtigt diese Einstellung und verhindert den automatischen Versand an diese Person.

Die betreffende Nachricht wird stattdessen im Postausgang bereitgestellt.

So kannst Du die Sendung überprüfen und entscheiden, wie damit weiter verfahren werden soll.

⚠️ Wichtig

Eine Kontaktsperre dient als Schutz vor unbeabsichtigtem Nachrichtenversand. Sie bedeutet nicht, dass grundsätzlich keine Sendungen mehr für die betreffende Person erstellt werden können.

Der Verein behält die Möglichkeit, im Einzelfall über den weiteren Umgang mit einer Sendung zu entscheiden. Dabei sollten die dokumentierten Kontaktwünsche der betroffenen Person berücksichtigt werden.

👥 Kontaktsperre beim Austritt eines Mitglieds

Auch beim Beenden einer Mitgliedschaft spielt die Kontaktsperre eine wichtige Rolle.

Grundsätzlich gilt:

Eine Kontaktsperre wird beim Austritt eines Mitglieds nicht automatisch und ohne Bestätigung gesetzt.

Stattdessen informiert Dich WISO MeinVerein Web über die Möglichkeit, eine entsprechende Kontaktsperre einzurichten.

So kannst Du selbst entscheiden, ob die betreffende Person nach ihrem Vereinsaustritt weiterhin Nachrichten Deines Vereins erhalten darf.

🔄 Kontaktsperre bei einer Kündigung hinterlegen

Wenn Du für ein Mitglied ein Austrittsdatum hinterlegst, erkennt das System die bevorstehende Beendigung der Mitgliedschaft.

Daraufhin erscheint ein Hinweisfenster mit der Frage:

„Kontaktsperre automatisch setzen?“

Du hast nun zwei Möglichkeiten:

✅ Ja, setzen

Mit dieser Auswahl bestätigst Du, dass für das Mitglied eine Kontaktsperre eingerichtet werden soll.

Die Kontaktsperre wird mit dem hinterlegten Austrittsdatum wirksam.

So stellst Du sicher, dass das ehemalige Mitglied ab diesem Zeitpunkt nicht mehr automatisch kontaktiert wird.

❌ Abbrechen

Mit dieser Auswahl wird keine Kontaktsperre eingerichtet.

Das Mitglied kann somit auch nach seinem Austritt weiterhin kontaktiert werden, sofern keine anderweitige Kontaktsperre hinterlegt ist.

Das kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn ehemalige Mitglieder weiterhin Informationen zu Vereinsveranstaltungen oder andere Mitteilungen erhalten sollen und die entsprechenden Voraussetzungen für die Kontaktaufnahme erfüllt sind.

⚠️ Wichtig bei einer beendeten Mitgliedschaft

Die Beendigung einer Mitgliedschaft und die Einrichtung einer Kontaktsperre sind zwei voneinander unabhängige Vorgänge.

Ein ehemaliges Mitglied erhält daher nicht automatisch eine Kontaktsperre.

Der Hinweis beim Hinterlegen des Austrittsdatums soll Dich lediglich dabei unterstützen, eine bewusste Entscheidung über die zukünftige Kommunikation zu treffen.

Die Kontaktsperre beeinflusst außerdem nicht die Beendigung der Mitgliedschaft oder bereits vorhandene Beitragsbuchungen.

🔓 Kontaktsperre wieder aufheben

Soll eine Person zu einem späteren Zeitpunkt wieder Nachrichten Deines Vereins erhalten, kannst Du eine bestehende Kontaktsperre jederzeit manuell aufheben.

Gehe dazu wie folgt vor:

1. Öffne das entsprechende Mitglieds- oder Kontaktprofil.
2. Wechsle in den Bearbeitungsmodus.
3. Navigiere zum Abschnitt „Kontaktdaten“.
4. Deaktiviere den Schieberegler „Kontaktsperre“.
5. Speichere Deine Änderungen.

Nach dem Aufheben der Kontaktsperre wird die Person beim zukünftigen Nachrichtenversand nicht mehr aufgrund dieser Sperre ausgeschlossen.

Achte darauf, dass die erforderlichen Kontaktdaten hinterlegt sind und der gewünschte Kommunikationsweg korrekt eingestellt ist.

💡 Empfehlungen für die Vereinskommunikation

Damit der Nachrichtenversand in Deinem Verein möglichst reibungslos funktioniert, empfehlen wir Dir, folgende Punkte zu beachten:

• 📧 Prüfe regelmäßig, ob für Deine Mitglieder gültige E-Mail-Adressen hinterlegt sind.
• ✉️ Hinterlege für jedes Mitglied nach Möglichkeit den bevorzugten Kommunikationsweg.
• 🔒 Nutze Kontaktsperren, wenn Personen nicht mehr kontaktiert werden sollen.
• 📝 Dokumentiere den Grund einer Kontaktsperre, sofern dies für die interne Nachvollziehbarkeit erforderlich ist.
• 👥 Überprüfe beim Austritt eines Mitglieds, ob eine Kontaktsperre eingerichtet werden soll.
• 📤 Kontrolliere den Postausgang, bevor Du zurückgehaltene Sendungen manuell weiterverarbeitest.

✅ Zusammenfassung

Mit den Einstellungen zum bevorzugten Kommunikationsweg und zur Kontaktsperre kannst Du die Vereinskommunikation gezielt steuern.

Der bevorzugte Kommunikationsweg legt fest, ob eine Person vorrangig per E-Mail oder per Brief erreicht werden soll.

Die Kontaktsperre schützt hingegen davor, dass Personen unbeabsichtigt Nachrichten erhalten, obwohl eine entsprechende Sperre hinterlegt wurde.

Beim Austritt eines Mitglieds unterstützt Dich WISO MeinVerein Web durch einen zusätzlichen Hinweis. Du entscheidest selbst, ob die Kontaktsperre zum Austrittsdatum eingerichtet werden soll.

Auch bei bestehenden Kontaktsperren behältst Du die Kontrolle über Deine Sendungen, da zurückgehaltene Nachrichten im Postausgang zur weiteren Bearbeitung bereitgestellt werden.

So kannst Du die Kommunikation Deines Vereins flexibel organisieren und gleichzeitig individuelle Kontaktwünsche berücksichtigen.