WISO MeinVerein Handbuch

Organisation

Einführung in den Bereich Sendungen

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Mit dem Bereich „Sendungen“ in WISO MeinVerein Web steht Dir eine zentrale Anlaufstelle für die gesamte schriftliche Vereinskommunikation zur Verfügung. Hier kannst Du E-Mails und Briefe erstellen, verwalten und den Überblick über Deine bisherige Korrespondenz behalten.

Ganz gleich, ob Du Deine Mitglieder über Neuigkeiten informieren, Einladungen zu Veranstaltungen verschicken, Kündigungsbestätigungen erstellen oder wichtige Informationen an Sponsoren und andere Kontakte weitergeben möchtest – mit den Sendungen organisierst Du Deine Vereinskommunikation einfach und übersichtlich.

Über diesen Bereich erreichst Du alle Personen, die mit Deinem Verein in Verbindung stehen und deren Kontaktdaten in WISO MeinVerein Web hinterlegt sind.

Damit Du jederzeit den Überblick behältst, ist der Bereich „Sendungen“ in fünf Unterbereiche gegliedert.

✉️ Sendungen – Neue Nachrichten erstellen

Im Bereich „Sendungen“ kannst Du neue E-Mails und Briefe für Deine Vereinskommunikation erstellen.

So hast Du die Möglichkeit, sowohl einzelne Personen als auch mehrere Empfänger gleichzeitig anzuschreiben.

Typische Anwendungsfälle sind beispielsweise:

• Einladungen zu Mitgliederversammlungen oder Vereinsveranstaltungen
• Informationen zu aktuellen Vereinsaktivitäten
• Rundschreiben an Mitglieder
• Kündigungsbestätigungen
• Mitteilungen an Sponsoren, Förderer oder andere Vereinskontakte
• Allgemeine Anschreiben und wichtige Bekanntmachungen

Durch die zentrale Erstellung Deiner Nachrichten sparst Du Zeit und kannst Deine Vereinskommunikation direkt über WISO MeinVerein Web abwickeln.

📝 Vorlagen – Wiederkehrende Nachrichten vorbereiten

Im Bereich „Vorlagen“ kannst Du beliebig viele individuelle Textvorlagen erstellen und für zukünftige Sendungen verwenden.

Das ist besonders praktisch, wenn Du regelmäßig ähnliche Nachrichten an Deine Mitglieder oder andere Kontakte verschickst.

Mögliche Vorlagen sind beispielsweise:

• Kündigungsbestätigungen
• Einladungen zu Mitgliederversammlungen
• Allgemeine Rundschreiben
• Willkommensschreiben für neue Mitglieder
• Informationen zu Vereinsveranstaltungen
• Wiederkehrende organisatorische Mitteilungen

Einmal angelegte Vorlagen stehen Dir für zukünftige Sendungen zur Verfügung. Dadurch musst Du häufig verwendete Texte nicht jedes Mal neu verfassen.

💡 Tipp:

Lege für regelmäßig benötigte Anschreiben eigene Vorlagen an. Das spart Zeit, sorgt für eine einheitliche Kommunikation und erleichtert die tägliche Vereinsverwaltung.

📤 Postausgang – Ausstehende Sendungen verwalten

Im „Postausgang“ findest Du Sendungen, deren Versand noch nicht erfolgreich abgeschlossen wurde oder bei denen weitere Schritte erforderlich sind.

Dabei wird zwischen E-Mails und Briefen unterschieden.

E-Mails:

Konnte eine E-Mail nicht erfolgreich versendet werden, findest Du diese im Postausgang wieder.

Von hier aus kannst Du den Versand bei Bedarf erneut anstoßen.

Briefe:

Erstellte Briefe stehen Dir im Postausgang zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.

Du kannst die entsprechenden PDF-Dateien erzeugen und herunterladen, um die Briefe anschließend auszudrucken und auf dem Postweg zu versenden.

💡 Tipp:

Kontrolliere Deinen Postausgang regelmäßig. So kannst Du sicherstellen, dass fehlgeschlagene E-Mail-Sendungen nicht übersehen und vorbereitete Briefe rechtzeitig weiterverarbeitet werden.

✅ Gesendet – Bereits versendete Nachrichten einsehen

Im Bereich „Gesendet“ findest Du alle E-Mails und Briefe, die bereits als versendet erfasst wurden.

Hier erhältst Du eine Übersicht über Deine bisherige Vereinskommunikation und kannst nachvollziehen, welche Nachrichten bereits erstellt und versendet wurden.

Das ist besonders hilfreich, wenn Du beispielsweise überprüfen möchtest, ob eine Einladung, ein Rundschreiben oder eine wichtige Mitteilung bereits verschickt wurde.

Durch die zentrale Übersicht behältst Du auch bei einer größeren Anzahl an Sendungen den Überblick.

ℹ️ Hinweis:

Die Übersicht „Gesendet“ dient der Nachverfolgung Deiner bisherigen Sendungen. Bei Briefen bedeutet der Status nicht automatisch, dass diese tatsächlich auf dem Postweg zugestellt wurden.

🗑️ Gelöscht – Entfernte Sendungen verwalten

Im Bereich „Gelöscht“ werden Sendungen gesammelt, die zuvor aus dem Postausgang oder dem Bereich „Gesendet“ gelöscht wurden.

Hier stehen Dir zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

• Wiederherstellen: Versehentlich gelöschte Sendungen können wiederhergestellt werden.
• Endgültig löschen: Nicht mehr benötigte Sendungen können dauerhaft aus dem System entfernt werden.

Damit hast Du die Möglichkeit, versehentlich entfernte Nachrichten wieder verfügbar zu machen oder nicht mehr benötigte Einträge endgültig zu löschen.

⚠️ Wichtig:

Prüfe vor dem endgültigen Löschen, ob Du die entsprechende Sendung tatsächlich nicht mehr benötigst. Endgültig gelöschte Einträge können nicht über den Bereich „Gelöscht“ wiederhergestellt werden.

💡 Tipp: Vereinskommunikation übersichtlich organisieren

Nutze die verschiedenen Bereiche der Sendungsverwaltung, um Deine Vereinskommunikation möglichst effizient zu gestalten.

Während Du unter „Sendungen“ neue Nachrichten erstellst, helfen Dir die „Vorlagen“ dabei, wiederkehrende Anschreiben schnell vorzubereiten.

Über den „Postausgang“ behältst Du offene Sendungen im Blick. Im Bereich „Gesendet“ kannst Du bereits verschickte Nachrichten nachvollziehen und unter „Gelöscht“ entfernte Sendungen bei Bedarf wiederherstellen.

So hast Du alle wichtigen Funktionen rund um Deine E-Mails und Briefe an einem zentralen Ort und kannst die Kommunikation mit Deinen Mitgliedern und Vereinskontakten unkompliziert organisieren.