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Excel-Import

Der Excel-Import bietet die Möglichkeit mehrere Mitglieder oder Kontakte gleichzeitig in der Anwendung hinzuzufügen oder auch zusätzliche Informationen in den Profilen zu ergänzen.

Dabei wird jede Zeile der Datei als ein eigenständiges Mitglied oder Kontakt interpretiert. Die einzelnen Spalten enthalten dabei die jeweiligen Informationen, die den Feldern im System zugeordnet werden.

Mitgliedsnummer
Kann vom Anwender vorgegeben werden. Nur Zahlen erlaubt. Ist diese nicht angegeben, wird das Feld von der Anwendung befüllt. Als Anhaltspunkt wird dazu die zuletzt vergebene Nummer genommen.

Die Mitgliedsnummer dient als eindeutige Identifikation eines Mitglieds und kann insbesondere bei ergänzenden Importen verwendet werden, um bestehende Profile gezielt zu aktualisieren.

IBAN
Die IBAN wird im System zur Verwaltung von Bankverbindungen verwendet und bildet die Grundlage für weitere Funktionen wie den Lastschrifteinzug.

In der Anwendung ist eine Funktion integriert, durch welche die BIC automatisch anhand der IBAN-Eingabe ermittelt wird. Wir empfehlen daher, die BIC nicht in die Import-Datei einzufügen, da es sonst zu Folgefehlern in der Anwendung kommen kann. Ausländische IBANs werden bislang nicht erkannt und können nicht importiert werden.

SEPA-Mandat

Für den Import eines SEPA-Mandats sollte bereits eine Bankverbindung im Profil vorhanden sein. Die Bankverbindung darf dabei nicht erneut in der Importdatei enthalten sein.

Ist im Profil keine Bankverbindung vorhanden, muss diese beim ergänzenden Import mit importiert werden. Beachten Sie Für den Import des SEPA-Mandats bitte die Vorgaben im Profil und in der Importvorlage.

Individuelle Felder
Generell kann man beliebig viele zusätzliche Felder importieren. Wichtig ist jedoch diese in der Importdatei richtig (analog zu den Feldern in der Anwendung) zu benennen. Enthält die Datei Felder, welche bisher nicht in der Anwendung hinterlegt sind, werden diese vom System nicht erkannt und nicht übernommen.

Nicht identifizierbare Felder werden beim Import wie folgt markiert:

Mit einem Klick auf das Plus öffnet sich ein Fenster:

Dort können Sie alle bereits angelegten Felder sehen, welche aber vom Anwender noch nicht befüllt wurden. Darüber hinaus können individuelle Felder bestimmt werden, die der Anwender gerne zu den Profilen hinzufügen möchte. Durch den Import werden die Felder von der Anwendung in den Einstellungen angelegt. Eine erneute Änderung kann jederzeit unter „Einstellungen“ vorgenommen werden. Die entsprechenden Daten sind dann auch in den Mitgliedsprofilen zu finden.
Bei einem erneuten ergänzenden Import mit den gleichen individuellen Feldern, werden keine neuen Felder angelegt. Die bestehenden Felder werden lediglich befüllt und, sollte es neue Werte geben, werden diese in den Einstellungen ergänzt.

Daten ergänzen
Diese Funktion erlaubt es neue Daten in bestehenden Profilen zu ergänzen.  Die Datei muss in diesem Fall einen eindeutigen Indikator enthalten, um der Anwendung vorzugeben, in welches Profil die Daten übernommen werden sollen.

Welche Datensätze ergänzt werden können, ist aus der Vorlage zu entnehmen. In einigen Feldern kann nur eine einfache Eingabe erfolgen. Sollte ein solches Feld bereits Daten beinhalten, wird das System die Informationen im bestehenden Profil, durch die importierten Daten ersetzen. 
Davon betroffen sind folgenden Felder:

• Anrede
• Titel
• Vorname
• Nachname
• Telefon
• Mobil
• E-Mail (außer bei verknüpften Mitgliedern)
• Straße und Hausnummer
• PLZ
• Ort
• Land
• Geburtstag
• Mitglied seit
• Mitglied bis
• Notizen
• Geschlecht
• Familienstand
• Individuelle Felder
  • Texteingabe
  • Einfache Auswahl
  • Datumsfeld
  • Nummernfeld