Schatzmeister im Verein – eine verantwortungsvolle Aufgabe

• 29. September. 2023
• hfischer
• 2

---

Die Abrechnung der Mitgliedsbeiträge, die Rückerstattung von Auslagen oder die sorgfältige Dokumentation aller Buchungen – damit ein Verein handlungsfähig bleibt, braucht es eine zuverlässige Finanzverwaltung. Damit Einnahmen und Ausgaben nachvollziehbar bleiben und alle Zahlen stimmen, übernimmt der Schatzmeister im Verein eine zentrale Rolle. Diese Aufgabe erfordert nicht nur Genauigkeit, sondern auch ein gutes Verständnis für die finanziellen Abläufe im Vereinsalltag. In diesem Blogbeitrag erfahrt Ihr, welche Aufgaben ein Schatzmeister im Verein übernimmt, welche Pflichten damit verbunden sind und worauf Ihr bei der Besetzung achten solltet.

Wenn Ihr noch Fragen zum Thema Schatzmeister im Verein habt, hinterlasst uns gerne einen Kommentar unter unserem Blogbeitrag. Wir werden diese so schnell wie möglich beantworten. Viel Spaß beim Lesen! ❤️

---

Welche Aufgaben hat der Schatzmeister im Verein?

Ob er als Schatzmeister oder Kassenwart bezeichnet wird – seine Aufgabe ist zentral und unverzichtbar für Euren Verein. Er trägt die Verantwortung für die Finanzen und sorgt dafür, dass Einnahmen und Ausgaben nachvollziehbar dokumentiert sind. Zu seinen Aufgaben gehören zum Beispiel:

• die Verwaltung Eurer Vereinskasse,
• die Abwicklung des Zahlungsverkehrs,
• die Berichterstattung über die Finanzlage während der Mitgliederversammlung,
• die pünktliche Erledigung von Anträgen und Meldungen (zum Beispiel zum Finanzamt)
• die pünktliche Abwicklung aller Zahlungen an Versicherungen, Verbände, das Finanzamt und andere Stellen und
• die ordnungsgemäße Buchführung des Vereins.

Gerade in größeren Vereinen ist es kaum möglich, dass der Schatzmeister alle Aufgaben persönlich übernimmt. Deshalb kann er bestimmte Aufgaben an ehrenamtliche oder hauptamtliche Mitarbeiter weitergeben. Die Gesamtverantwortung bleibt jedoch zunächst bei ihm. Der Kassenwart muss nicht zwingend Mitglied des Vorstands sein, wird aber in der Regel von der Mitgliederversammlung gewählt – und erhält dort auch die Entlastung, nachdem er seine Berichte vorgelegt hat.

Verantwortung der Finanzverwaltung durch den Schatzmeister

Die Finanzverwaltung zählt zu den umfangreichsten und verantwortungsvollsten Aufgaben des Schatzmeisters in Eurem Verein. Er ist nicht nur dafür verantwortlich, dass Rechnungen pünktlich bezahlt werden, sondern sorgt auch dafür, dass der Zahlungsverkehr optimal organisiert ist. Dies bedeutet, dass der Schatzmeister stets darauf achtet, Zahlungen so kostengünstig wie möglich abzuwickeln. Wenn zum Beispiel das Vereinskonto ausreichend gedeckt ist, sollten Rechnungen so beglichen werden, dass Skonto abgezogen werden kann, um dem Verein Geld zu sparen. Auch die Kontrolle und Optimierung der Zahlungsmethoden gehört zu seinen Aufgaben, um unnötige Ausgaben zu vermeiden.

Korrekte Zuordnung der Einnahmen und Ausgaben

Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Finanzverwaltung ist die korrekte Zuordnung aller Einnahmen und Ausgaben. Der Schatzmeister im Verein muss sicherstellen, dass jede Zahlung dem richtigen Steuerbereich zugeordnet wird, sei es dem ideellen Bereich, der Vermögensverwaltung, dem Zweckbetrieb oder dem wirtschaftlichen Geschäftsbereich. Eine fehlerhafte Zuordnung könnte nicht nur den Überblick über die Finanzen erschweren, sondern auch steuerliche Probleme nach sich ziehen. Darüber hinaus überwacht der Kassenwart im Verein sämtliche Bargeldgeschäfte und stellt sicher, dass der tägliche Kassenbestand mit den Aufzeichnungen übereinstimmt. Jede Einnahme und Ausgabe muss durch einen Beleg nachgewiesen werden, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

E-Rechnungen im Verein ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Vereine, die im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb tätig sind, verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Diese neue Regelung stellt Vereine vor die Herausforderung, ihre Rechnungsstellung und -bearbeitung auf digitale Prozesse umzustellen. Der Schatzmeister sollte sicherstellen, dass der Verein bereits jetzt die nötigen Schritte unternimmt, um die E-Rechnungspflicht zu erfüllen. Hierzu gehört die Anpassung der internen Abläufe und gegebenenfalls die Implementierung geeigneter Softwarelösungen. Wer sich frühzeitig mit diesem Thema beschäftigt, kann nicht nur den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden, sondern auch von einer effizienteren und fehlerfreien Bearbeitung der Rechnungen profitieren.

Die Buchführung des Vereins

Die ordnungsgemäße Buchführung ist eine der grundlegenden Aufgaben des Schatzmeisters. Auch wenn der Schatzmeister im Verein nicht immer alle Buchungen selbst vornimmt, trägt er die Verantwortung dafür, dass alle Aufzeichnungen korrekt, vollständig und fristgerecht erfolgen. Dies bedeutet, dass der Kassenwart sicherstellt, dass jede Zahlung und jeder Geldeingang ordnungsgemäß verbucht wird. Zusätzlich muss er darauf achten, dass die gesetzlichen Anforderungen an die Buchführung erfüllt werden. Dazu gehört es, die richtigen Konten zu verwenden, Belege und Nachweise korrekt zu archivieren und die Vorschriften zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu beachten. In unserem Blogbeitrag zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung erklären wir im Detail, welche gesetzlichen Anforderungen es hierbei zu berücksichtigen gibt.

Überprüfung der Ausgaben und steuerliche Vorgaben

Der Schatzmeister muss sicherstellen, dass alle Ausgaben des Vereins im Einklang mit der Satzung und dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit stehen. Das bedeutet, dass jede Ausgabe des Vereins überprüft wird, ob sie im Rahmen der Vereinsziele und der festgelegten Richtlinien zulässig ist. Darüber hinaus ist es unerlässlich, dass der Schatzmeister alle steuerlichen Vorgaben des Vereins beachtet. Dazu gehört, dass Steuererklärungen fristgerecht eingereicht werden, steuerliche Vorteile genutzt werden und sämtliche Forderungen der Finanzbehörden rechtzeitig beglichen werden. Indem der Schatzmeister diese Aufgaben gewissenhaft erfüllt, schützt er den Verein vor rechtlichen und finanziellen Problemen.

Verwaltung des Vereinsinventars und Kassenberichterstattung

Ein weiterer wichtiger Bereich der Finanzverwaltung ist das Inventar des Vereins. Der Schatzmeister im Verein führt eine vollständige und aktuelle Inventarliste, die regelmäßig auf ihre Richtigkeit überprüft wird. Diese Inventarliste ist nicht nur eine wichtige Grundlage für die Finanzplanung, sondern auch für die ordnungsgemäße Steuererklärung des Vereins. Zudem erstellt der Schatzmeister im Verein regelmäßig Kassenberichte, in denen er den Vorstand über die finanzielle Lage des Vereins informiert. Durch diese Berichterstattung behält der Vorstand stets den Überblick und kann fundierte Entscheidungen treffen. Der Schatzmeister im Verein sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen zeitnah und in verständlicher Form bereitgestellt werden.

Haushaltswesen im Verein

Im Rahmen des Haushaltswesens hat der Schatzmeister Eures Vereins weitere wichtige Aufgaben. Hierzu gehören

• die Aufstellung des Haushaltsplans,
• das Beschaffen von Trainingsmitteln, Büromaterial und andere Betriebsmittel oder Geräte,
• die Abrechnungen der Betriebskosten, eventuell vermieteter Vereinsräumlichkeiten oder-gelände
• die Abrechnung der Vereinsveranstaltungen
• die Kontrolle der Finanzsituation eures Vereins mit der Einschätzung für die Zukunft

Mitgliederverwaltung durch den Schatzmeister

Auch die Mitgliederverwaltung fällt in den Aufgabenbereich des Schatzmeisters. Er behält den Überblick über alle Neuaufnahmen und Austritte von Mitgliedern und sorgt dafür, dass alle An- und Abmeldungen korrekt durchgeführt werden. Der Schatzmeister stellt sicher, dass alle notwendigen Informationen zu den Mitgliedern erfasst und aktuell gehalten werden. Zudem unterstützt er den Vorstand bei der Planung von Maßnahmen zur Mitgliedergewinnung. In diesem Zusammenhang gibt es zahlreiche Möglichkeiten, wie Ihr neue Mitglieder für Euren Verein gewinnen könnt, die wir in einem anderen Blogbeitrag detailliert vorstellen.

Steuerliche Aufgaben und Vertragsangelegenheiten

Neben den alltäglichen Aufgaben im Bereich der Finanzverwaltung ist der Schatzmeister auch dafür verantwortlich, die erforderlichen Unterlagen für das Finanzamt vorzubereiten und die Steuererklärung des Vereins zu erstellen. Damit stellt er sicher, dass alle steuerlichen Verpflichtungen erfüllt werden und keine Fristen versäumt werden. Darüber hinaus prüft der Schatzmeister alle Betriebskostenabrechnungen sowie Abrechnungen von anderen Organisationen oder Behörden. Bei der Erstellung und dem Abschluss von Verträgen steht er dem Vorstand beratend zur Seite, um sicherzustellen, dass alle finanziellen Aspekte rechtlich korrekt und zu den besten Konditionen geregelt werden.

Spendenverwaltung im Verein

Der Schatzmeister übernimmt auch die Verwaltung der Spenden, die für den Verein eingehen. Er sorgt dafür, dass jede Spende ordnungsgemäß erfasst wird und dass der Spender eine Zuwendungsbescheinigung erhält. Diese Bescheinigung ist für die steuerliche Absetzbarkeit der Spende wichtig und muss korrekt ausgestellt werden. Der Schatzmeister stellt sicher, dass diese Prozesse reibungslos ablaufen und dass alle Spenden ordnungsgemäß dokumentiert werden, um sowohl den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden als auch den Spendern die nötige Bestätigung für ihre Unterstützung zu geben.

Welche Voraussetzungen sollte der Schatzmeister Eures Vereins mitbringen?

Bei der Suche nach einem Kassenwart für Euren Verein solltet Ihr darauf achten, dass die Kandidaten nicht nur über kaufmännische und buchhalterische Kenntnisse verfügen, sondern auch über weitere wichtige Fähigkeiten und Eigenschaften, die für die verantwortungsvolle Aufgabe des Schatzmeisters erforderlich sind.

Vertrauenswürdigkeit und Gewissenhaftigkeit

Ein Schatzmeister muss in erster Linie vertrauenswürdig sein, da er die finanziellen Mittel des Vereins verwaltet. Ebenso wichtig ist es, dass der Schatzmeister und der Vorstand sich gegenseitig vertrauen und aufeinander verlassen können. Fehlt dieses Vertrauen, beeinträchtigt das die Arbeit des Schatzmeisters. Der Vorstand sollte dem Schatzmeister so viel Vertrauen entgegenbringen, dass er nicht ständig kontrolliert wird. Darum sollte der Schatzmeister dem Vorstand gegenüber alles halbe Jahr einen Kassenbericht abgeben. Bei einem guten Vertrauensverhältnis ist es dann auch kein Problem, wenn Fragen zwischen den Berichten geklärt werden müssen.

Der Schatzmeister steht in engem Kontakt mit Behörden, weshalb er seine Aufgaben sehr gewissenhaft erledigen muss. Die Buchhaltung und die präzise Zuordnung der Ausgaben erfordern sorgfältige Arbeit. Der Schatzmeister muss sich seiner Verantwortung gegenüber den Mitgliedern immer bewusst sein und entsprechend handeln.

Analytisches Denken als wichtige Fähigkeit

Der Schatzmeister im Verein steht oft vor komplexen Aufgaben, die er nur erfolgreich bewältigen kann, wenn er das Gesamtbild versteht und die einzelnen Aspekte systematisch analysiert. Er sollte deshalb in der Lage sein, analytisch zu denken. Er muss erkennen, welche Aufgaben höchste Priorität haben, welche er delegieren kann und wie viel Zeit er realistisch für jede Aufgabe einplanen muss. Auch wenn das Vereinsrecht grundsätzlich übersichtlich und für Juristen verständlich ist, tauchen immer wieder Sonderfälle auf, bei denen der Schatzmeister im Verein zusätzliche Informationen einholen muss. Für solche Situationen sind analytisches Denken und ein gutes Erfassungsvermögen unerlässlich.

Nice to have: Kaufmännische und buchhalterische Kenntnisse

Es ist von Vorteil, wenn der Schatzmeister über kaufmännische und buchhalterische Kenntnisse verfügt. Deshalb solltet Ihr bei der Auswahl eines geeigneten Kandidaten auch den beruflichen Werdegang der potenziellen Personen berücksichtigen. Besonders (ehemalige) Buchhalter können sich schnell in das spezielle Steuerrecht des Vereins einarbeiten und sind somit gut für die Anforderungen des Schatzmeisteramts geeignet.

Der Wechsel des Schatzmeisters: Wichtige Schritte und Maßnahmen

Der Schatzmeister Eures Vereins hat jederzeit das Recht von seinem Amt zurückzutreten. Dies muss er – vorzugsweise schriftlich – gegenüber dem Vorstand erklären. Es reicht aus, wenn er den Rücktritt gegenüber einem Mitglied des geschäftsführenden Vorstands erklärt.

Die Mitgliederversammlung hat das Recht, den Schatzmeister abzuberufen. Gehört der Schatzmeister Eures Vereins dem Vorstand an, kann eine Abberufung erfolgen, wenn es zu gravierenden Fehlern in der Buchführung oder zu Fehlbeständen in der Vereinskasse kommt. Es genügt bereits, dass diese Unstimmigkeiten festgestellt wurden – ein konkreter Schaden für den Verein muss nicht vorliegen. In solchen Fällen ist das Vertrauensverhältnis nachhaltig gestört. Ob der Schatzmeister im Verein grob fahrlässig, pflichtwidrig oder schuldhaft gehandelt hat, ist für die Abberufung dann nicht mehr entscheidend.

Eine dritte Möglichkeit, wie die Tätigkeit als Schatzmeister endet, ist das Auslaufen der in der Satzung festgelegten Amtszeit. In diesem Fall kann das bisherige Vorstandsmitglied auf eine Wiederwahl verzichten. Alternativ kann die Mitgliederversammlung eine neue Person in das Amt wählen.

Die Übergabe des Schatzmeisters an seinen Nachfolger

Am Ende der Tätigkeit Eures Schatzmeisters steht die Übergabe an den Nachfolger. Der vorherige Schatzmeister im Verein hat dann alle in seinem Besitz befindlichen Unterlagen Eures Vereins an seinen Nachfolger herauszugeben. Hierzu gehören insbesondere:

• Alle buchhalterischen Unterlagen (Kontoauszüge, Belege, Schriftwechsel mit Finanzam, Steuerberater usw.
• Mitgliedsunterlagen (Mitgliederlisten, Aufnahmeanträge, Austrittserklärungen usw.)
• Bankkarten,
• Schlüssel von Schließfächern, Schlüssel für Einrichtungen des Vereins (Stadion, Clubheim, Probenräume usw.)
•  Büromaterial und -einrichtungen, die Eigentum Eures Vereins sind.

Hat das Mitglied beispielsweise Schlüssel auf eigene Kosten anfertigen lassen, sind diese sein Eigentum. Der Verein kann aber die Nutzung verbieten. Werden die Schlüssel dem Verein ausgehändigt, kann das Mitglied Kostenerstattung verlangen.

Entlastung des Schatzmeisters im Verein

Die Entlastung des Schatzmeisters im Verein ist ein wichtiger Schritt, um die ordnungsgemäße Verwaltung der Vereinsfinanzen zu bestätigen und das Vertrauen der Mitglieder zu stärken. Sie erfolgt in der Mitgliederversammlung, nachdem der Schatzmeister einen detaillierten Rechenschaftsbericht vorlegt. In diesem Bericht zeigt der Schatzmeister alle relevanten Transaktionen und die Verwendung der Mittel auf.

Die Mitgliederversammlung erteilt die Entlastung nur, wenn sie mit den vorgelegten Informationen einverstanden ist. Diese Entlastung gilt nur für die bekannten Punkte, weshalb der Schatzmeister im Verein alle wesentlichen Informationen transparent darlegen muss. Eine Entlastung entbindet den Schatzmeister nicht von der Verantwortung, sondern bestätigt, dass die Versammlung keine Beanstandungen gegen die Finanzen hat. Der Schatzmeister sollte darauf achten, alle erforderlichen Unterlagen vollständig und korrekt vorzulegen, um die Entlastung zu erhalten. Fehlen wichtige Informationen oder treten Fehler auf, kann die Entlastung verweigert werden, was das Vertrauen in den Schatzmeister gefährden könnte. Die regelmäßige Entlastung sichert einen reibungslosen Übergang und stärkt die Transparenz des Vereins.

Die Beziehung zwischen Schatzmeister und Vorstand

Obwohl der Gesetzgeber die Rolle des Schatzmeisters im Verein nicht zwingend vorschreibt, ist es ratsam, in der Satzung festzulegen, dass der Schatzmeister Teil des geschäftsführenden Vorstands ist. Dadurch werden Kommunikationsprozesse deutlich vereinfacht und Entscheidungen können schneller getroffen werden, was gerade bei der wichtigen und zentralen Aufgabe des Schatzmeisters von Vorteil ist.

Gehört der Schatzmeister beispielsweise zum erweiterten Vorstand, hat er keine Vertretungsbefugnis. Diese müsste dann in der Satzung gesondert geregelt werden. Wird hier keine Regelung getroffen, müsste der Schatzmeister im Verein bei allen Entscheidungen nach außen immer den geschäftsführenden Vorstand hinzuziehen. Wird beispielsweise für eine Veranstaltung ein Cateringservice engagiert, muss der Vertrag von einem Mitglied des geschäftsführenden Vorstands unterschrieben werden.

Die Verantwortung für Euren Verein liegt immer beim geschäftsführenden Vorstand. Deshalb hat er auch das Recht, sich jederzeit über die Arbeit des Schatzmeisters zu informieren. Umgekehrt ist der Schatzmeister im Verein auch verpflichtet, den geschäftsführenden Vorstand jederzeit und umfassend zu informieren.

Fazit

Der Schatzmeister spielt eine unverzichtbare Rolle in der Vereinsverwaltung. Er ist für die Finanzverwaltung, die ordnungsgemäße Buchführung und die Einhaltung steuerlicher Vorgaben verantwortlich. Zu seinen Aufgaben gehören die Verwaltung der Kasse, die Abwicklung von Zahlungen, die Erstellung von Finanzberichten und die Überwachung der Ausgaben. Auch die korrekte Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, wie die Einführung der E-Rechnungspflicht, fallen in seinen Aufgabenbereich.

Durch seine sorgfältige Arbeit schützt der Schatzmeister den Verein vor finanziellen und rechtlichen Problemen. Neben der Finanzverwaltung umfasst sein Aufgabenbereich auch die Mitgliederverwaltung und das Haushaltswesen. Auch steuerliche Aufgaben, Vertragsangelegenheiten und die Spendenverwaltung gehören zu seinen Pflichten.

Für die verantwortungsvolle Ausübung des Amtes sind Eigenschaften wie Vertrauenswürdigkeit, Gewissenhaftigkeit und analytisches Denken besonders wichtig. Der Kassenwart im Verein sollte zudem kaufmännische und buchhalterische Kenntnisse mitbringen, um seine Aufgaben gewissenhaft zu erfüllen. Auch der Wechsel oder Rücktritt des Schatzmeisters muss geregelt sein, wobei eine klare Übergabe der Aufgaben an den Nachfolger gewährleistet sein sollte.

Häufig gestellte Fragen zum Thema